浅谈办公室行政管理工作

文/中铁建工集团有限公司国际工程公司 白莉

办公室行政管理具有多层次、综合性以及具体任务多样化的特点，为了科学有效地开展工作，必须遵循服务第一原则、制度化原则、科学化原则和勤俭办事原则。办公室行政管理的根本目的，是为行政机关有效地工作提供各方面的服务。首先，搞好服务是办公室行政管理的主要任务，也是办公室行政管理工作的出发点和归宿点。要坚持服务第一的原则，为领导者的工作需要和公司的正常运作提供服务。其次，由于行政机关的行政事务繁杂，要使工作顺畅有序地进行，就必须建立健全各项规章制度，保证公司管理工作有章可循，人员各司其职，做到事事有人管，件件有落实，从而提高工作效率和质量。第三，办公室管理工作千头万绪，要采取科学化的方法，使工作定量化、条理化、系统化，同时引进先进设备，有效地提高办事效率。第四，要厉行节约，反对浪费，坚持勤俭办事。要加强财务管理，合理使用经费，在提高办事效率的同时，降低管理成本。办公室作为一个综合的、全面的办事机构，既担负着执行、调研等宏观管理职能，又担负着文件起草、督办协调、业务接待、通讯收发等微观服务任务，是一个公司承上启下、协调左右、联系内外的“枢纽”。新的形势对办公室强化政务、搞好事务、规范服务等方面提出了更高的要求。结合工作实际，笔者就做好新时期办公室行政管理工作发表一些观点。

一、充分认识办公室工作的重要地位

办公室是一个公司的“窗口”。一方面，从办公室的地位来看，办公室是综合性办事部门，是保持一个公司正常运转的“桥梁”和“纽带”，大量地、经常性的联系工作是通过办公室及其工作人员来进行的。行政管理岗位通常被设在办公室的“窗口”位置上，它担负着日常的办公室事务工作，人们也是从这个“窗口”来看待和评价公司工作的。另一方面，从提高办公室的整体效率来看，机关各业务部门只负责本业务系统的工作，而每一项工作各个环节合理、准确、及时地衔接，都要靠办公室综合协调、处理和解决。业务部门的单一性要靠办公室来完成，办公室人员不仅要掌握自己办公的职能，还要懂得各业务部门的业务准则，只有认识、找准行政管理工作特定的位置和职能，才能树立全方位为民服务的观念；只有积极努力、耐心细致地为领导服务、为机关服务、为基层服务，才能以良好的“窗口”形象树立起办公室的威信，提高办事效率，促进办公室各项工作有序、稳定、正常地开展。

二、正确把握办公室的行政管理职能

从行政管理的角度来看，办公室的工作主要是上级部门以及本公司下达的各项行政工作，对象主要是领导和各部门工作人员。办公室的行政管理职能主要有以下四个方面：

（一）助手作用。办公室对上级机关的部署结合本公司领导的意见贯彻执行，并组织实施和检查落实执行，对加强机关管理、维护工作秩序、保证工作质量起到组织、执行的作用。

（二）参谋作用。办公室人员要经常深入工作一线，了解基层情况并听取意见、总结经验、提出改革建议，及时向领导汇报并提出建设性参考意见，作好领导的参谋。

（三）协调作用。办公室在管理工作中需要负责协调工作，以维持正常的工作秩序，及时转达传送上级主管部门以及本公司领导的各项指示精神，主动协调好各部门的关系，起着承上启下、联系内外的“枢纽”作用。

（四）保障作用。办公室既要保证上级主管部门以及本公司分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成，保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题，又要同公司内各部门建立良好的工作关系，倾听他们的意见，充分调动员工的积极性，齐心协力完成各项任务。

三、办公室工作要处理的三个矛盾

（一）大局和小局的矛盾。办公室作为一个综合部门，其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上，这就要求办公室把“一切服从大局，一切服务大局”作为工作的出发点和落脚点，当部门工作与机关的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。同时尽力做好小局工作，因为小局工作是做好大局工作的基础和前提。

（二）主动和被动的矛盾。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但是要做好办公室工作，又必须发挥主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手、提前准备；对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。同时要积极适应领导的工作思路，主动做好超前服务。

（三）“过”与“不及”的矛盾。为领导出主意、当参谋，一定要把握“度”，即掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位。要想领导之所想，为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖。

四、做好办公室行政管理工作的关键

要想发挥好办公室的整体功能，关键是提高办公室人员的整体素质，培养良好的工作作风，在行政管理岗位上做到忠于职守、善于思考、勇于创新、乐于奉献。

（一）要增强服务意识，敢于面对矛盾和问题。在繁杂的事务中保持清醒的头脑，对工作认真负责、甘于吃苦、乐于奉献，讲究原则性、规范性。要保持严谨细致、一丝不苟的作风，严格用各种纪律和规章制度要求自己。无论是大事小事，都要时刻坚持认真细致的原则，做到不漏办、不误办、不错办。

（二）要努力提高能力，主动适应办公室工作的新要求。办公室工作面广、综合性强，行政管理人员不仅要正确高效地处理好日常事务，还要当好领导的参谋和助手。要始终保持良好的工作心态，在被动服务中寻找主动，探索做好行政管理工作的新路子。要注重对新知识、新问题的学习研究，在规范服务、搞好事务等方面主动地去思考和执行。

（三）要强化团队观念，注重与同事建立良好的合作关系。办公室工作虽然各有分工、各有职责，有些依靠个人力量是能够完成的，但更多要依靠群体的力量合作完成。因此，要保证办公室的整体合力，就必须建立起同事间良好的工作关系，最大限度地发挥潜力。办公室工作“事无巨细皆大事”，工作分工不分家，要取长补短，多与同事沟通，在完成自己本职工作的同时，做好与其他同事的协调衔接，集思广益，共同进步，不断提高工作质量和效率。

（四）要提升创新意识，学文件、想问题、出主意要有新思路和新理念。做事有前瞻性，制定工作计划要新颖、独特，要结合本单位的特点，有时代和时效特点而不是照搬照抄；工作要走一步想三步，做到通盘考虑，要按照“PDCA”循环做到“计划—执行—检查—处理”；同时学习方法也要不断创新，利用网络、计算机和各类办公室软件学习运用，不断提升工作能力，与时俱进。

总而言之，作为一个沟通上下、联系各方的综合管理机构，办公室要善于统筹兼顾，紧紧围绕工作中心，深入做好协调工作，使领导之间、部门之间、人员之间思想一致、行动统一，从而最大限度地调动公司和个人的积极性，在相互配合、减少内耗的情况下发挥整体的最优效能。

[1] 秦怀茂.从行政管理角度谈做好办公室工作的认识[J].新疆财经学院学报，1999(4).

[2] 段根良.努力适应新形势需要，不断提高办公室工作整体水平[J].西北工业大学学报(社会科学版)，2001(2).