“源流控制法”在建设项目档案管理中的应用

2015-11-26福建出入境检验检疫局林育珍

办公室业务 2015年18期

关键词：案卷源流细化

文/福建出入境检验检疫局林育珍

文/福建出入境检验检疫局林育珍

本文首先介绍了“源流控制法”的内涵，接着对我国目前建设项目中档案管理工作现状做了简要分析，最后阐述了源流控制法在归档工作中对档案接收和组卷归档的控制。

源流控制法；档案管理；建设项目

一、源流控制法的内涵

“源流控制法”是指对某项工程或管理过程从源头到终了的全过程中各环节、各条件、各要素，通过对制定、实施标准以及对实施效果的监督实现科学的管理。对档案运用“源流控制法”就是把归档工作逐步细化，业务工作和归档工作从规划部署到考核和总结的整个过程同步进行，同时将档案和资产的流转统一起来，但档案统计内容和物资进出的财务收支情况相吻合则说明符合质量控制要求，反之则可能存在不和规范的情况。工作内容主要包括对档案接受前的审查和归档过程中的审查两个方面。

二、建设项目档案管理现状

目前建设项目中的归档工作，整体上比以前更加规范，归档效果有所好转，但仍然存在一些问题。比如管理责任人认识不够深入，项目单位往往注重施工而轻视归档，普遍存在着“重建轻档”的思想；工程监管不到位，工程监理方不负责，对于档案上交拖沓或期中存在的造假行为归档部门也不追问；归档科学性差，存在着分类不科学、案卷题名不精确、文件结构不完整、目录中文件名简化、卷内文件顺序错乱等问题；归档信息化发展迟滞等，目前建设项目档案管理信息化建设还不全面，而且信息资源凌乱没有整合，在信息传递过程中难免出现纰漏。

三、“源流控制法”在建设项目档案管理中的应用

（一)档案接收的控制。“源流控制法”在实际运用中首先是对档案接收过程控制，就是在档案部门接收档案时首先要进行审查，审查的指标包括归档率、准确率、案卷合格率、档案制度执行率和完整率等，切实做到从档案源头处开始进行质量管理，实现归档工作科学取材，有效管理。其中归档率=实际归档项目数/应归档的项目数；完整率=完整文件总数/归档文件数；准确率=准确文件总数/归档文件总数；案卷合格率=抽查案卷合格数量/抽查案卷总数量；制度执行率=（抽查制度次数-发现违规次数）/抽查制度次数。

这些公式里面应归项目数量是不好掌握的，只能依据基础材料确定。如工程总包范围内的归档案卷，要求只有确认签字的审查表方可认定其完整率为100%。再如设备文件，应该包含合同以及相关附件，如签订前的论证、调研和记录，招标过程中的招、投标文件，合同质量验收标准等。合同执行过程中的验收记录和违约处理情况以及设备制造的质量文件、安装运维手册等也需按规定归档。对于拟归档文件要进行抽样调查，发现存在造假行为的文件视为无效文件，按比例确定出不准确文件数量。上述几项审核标准可换算成标准分值实现归档文件质量的定量考。

（二）组卷归档的控制。1.“源流控制法”的核心是对归档文件质量的监管，控制主线是项目归档文件质量标准细化，控制内容包括以下两方面：质量数量细化检查：组卷归档过程中要对项目进行细化，把综合项目细化为单项工程，单项工程再细化为单位工程。比如综合项目是综合检测办公大楼，第一步先将整个工程细化为办公楼建设、实验室建设和食堂建设等单项工程。第二步，再将各个单项工程细化为土建、二装、信息化、电梯、空调、消防等单个工程。做到对档案的系统管理，单个细化监管，形成项目的整套文件材料。归档文件质量检查：首先确定材料的完整性。如项目前期档案应该包括项目调研、可行性报告、实施大纲、任务书、成果报告、评审会议纪要、主管部门批复等全过程文件。可以通过笔迹、纸张新旧等细节着手，结合监理人员的施工记录、业主单位施工日志等检查文档的原始性；另外通过检查文档条款的合法性和责任人签章的完整性、完备性来确定文件的合法性。2.用“源流控制法”查找漏洞。通过查找项目执行过程的大事记、各项公告以及相关的行业标准、业务规范，检查工程必须形成的文件技术要求，对照现有材料进行检验。如招投标资料的归档，按照《招标法实施条例》相关规定，必须将中标人的文件存档，是候选人但未中标的两家公司文件保管期限定为定期，保证可追溯。用“源流控制法”的控制包括三方面：一是核查工程项目资金总账，通过核实项目参建单位和资金支出内容，以及与建设方签订的各项协议和合同，从而确定必备文件是否齐全。二是核查物流台账、固定资产台账等账目，如材料和设备采购应归档文件，发现项目档案目录中的漏洞。三是通过对图纸会审记录、变更通知单、监理日志、施工日志、竣工图等已归工程项目档案的审查，发现工程中可能存在的变更、失真或造假等。