高校科研档案信息资源共享平台构想——以广州市为例

文/广州工商学院　孙淳

高校科研档案信息资源共享平台构想
——以广州市为例

文/广州工商学院孙淳

通过分析广州地区高校科研档案信息资源共享平台的必要性、可行性及其建设原则，对共享平台建设提出成立专门性领导机构、整合科研档案信息资源、开展多功能全方位个性化信息服务等建议。

科研档案；档案信息资源共享；共享平台

科研管理和档案管理在整个高校教育管理中处于重要地位，科研档案本身具有基础性特点，是高校科研活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，也是一种重要的科研信息资源，具有一定的参考价值。科研档案信息化能使科研档案管理变得越来越科学化、规范化，依托高校科研档案信息资源共享这样的平台，能使管理信息系统的功能得以充分发挥，不断地提高工作效率和效能，更好地为高校教育科研工作者服务，促进高校科研工作的持续发展。

一、共享平台建设必要性分析

（一）推进广州教育科研档案信息化建设，构建和完善科研档案管理体系的客观需要。广州地区高校科研档案信息资源共享平台可以提供多项信息服务，如信息资源联合目录、数据同步接口、资源定期发送、信息适时更新等，使得高校科研档案信息资源配置与管理水平不断提升，科研档案信息资源数据库不断丰富完善。为了实现档案远程传输与利用，各高校还可以通过档案在线咨询服务平台，为档案利用者开放档案目录或开放档案全文。广州高校科研档案信息资源共享平台的建立，是在采用现代信息技术和网络技术的基础上，通过建立和完善科研档案信息资源整合应用机制，不断推进广州教育科研档案信息化建设，构建起现代科研档案管理体系。

（二）转变档案服务方式，加强高校信息公开、密切管理部门与师生关系的有效措施。通常，各高校科研管理部门会通过计算机网络技术，根据《高等学校信息公开办法》、《高等学校信息公开事项清单》的规定，建立高校信息公开专栏，将涉及科研管理部门基本信息、学风建设信息、科研项目经费信息、科技计划管理信息（含不涉密的馆藏科研档案文件目录）、科研诚信管理信息等在网上向社会公众公开。这样，师生就可以通过互联网或移动终端等设备访问广州地区建立高校科研档案信息资源共享平台查阅所需科研档案信息。广州高校科研档案信息资源共享平台的建立，整合教育电子政务系统中已有的文件资料档案信息资源，对涉及科研的电子文件信息进行统一管理和提供利用，能真正实现与教育电子政务系统无缝链接，为师生和社会公众提供统一有序、权威全面、高效快捷的信息服务，为管理部门和师生搭建起有效沟通的信息桥梁。

（三）档案信息化建设面临电子文档一体化管理与保护、开发等方面的严峻挑战。目前，广州高校信息化建设发展快，数字校园

主要基础设施基本建立；在公文双轨制运行的背景下，网上电子公文传递办理产生了大量的电子文档；档案工作也在载体管理方式上发生了转变；《高等学校信息公开办法》实施以来，各高校深化依法治校、推进校务信息公开，促使档案管理与开放工作关口前移；各高校在制定档案信息化标准上存在各自为政、不统一的现象。大量的低水平重复性建设，导致设备硬件的利用率低，也为电子文档资源迁移和共享、档案信息资源数据库的共享与综合利用、安全保护带来诸多不便。档案信息化建设面临电子文档一体化管理与保护、开发等方面的严峻挑战，利用信息化手段对电子文档进行有效地管理利用，因此，建立广州高校科研档案信息资源共享平台必须提上议事日程了。

二、共享平台建设可行性分析

（一）快速发展的计算机技术和网络技术，为广州高校科研档案信息资源共享提供了技术保障。随着各式各样数字信息资源的不断出现，人们越来越倾向于通过一个统一的服务入口去无缝地访问所有的信息资源，借助于网络化、数字化、云计算等高新技术的飞速发展，通过网络方式访问获取信息资源，要求建立共建共享服务平台。不断成熟的海量存贮技术为社会公众集中统一管理电子文件提供了可能；存储容量不断增大的硬盘和磁盘阵列为电子文件的生成、归档提供了基础；广泛使用的数据库技术、多媒体技术以及数据兼容性强的应用软件为电子文件在不同平台上的创建、读写与传递创造了条件；高增长的网络互联及带宽为电子文件的广泛利用提供了舞台。日新月异的计算机与网络技术，为建设广州高校科研档案信息资源共享平台提供了技术保障。

（二）图书信息资源共享平台的成功经验，为广州高校科研档案信息资源共享提供了借鉴示范。1994年在广东省高教厅和广东省高校图书馆情报工作指导委员会的组织下，由华南理工大学图书馆牵头成立了广州石牌地区6所高校图书馆协作组，探索建立区域性共建共享的文献保障模式，以保证石牌地区高校教学科研的文献信息需求，体现联合办馆的优越性。2008年11月，又有3所图书馆加入协作组，成立“天河地区九校图书馆联盟”。2010年元月，广东外语外贸大学图书馆加盟“天河高校图书馆联盟”，并改名为“广州地区高校图书馆联盟”。此后随着广州中医药大学图书馆、广东商学院（现广东财经大学）图书馆的加入，“广州地区高校图书馆联盟”成员馆总数达到了12所，覆盖了广州主要行政区，现已成为广州甚至华南地区教育教学资源的重要文献保障基地。广州地区高校图书馆联盟资源共享平台的成功经验，为广州高校科研档案信息资源共享平台的建设提供了借鉴。

（三）高校教师信息素养有了明显的提高，为广州高校科研档案信息资源共享平台提供了人力保证。近年来，广州地区高校一直积极地致力于教师教学科研能力和信息素养的提高，目前开展的“广州高校信息素质教育在线”项目就是一个很好的例子。这个项目主要是为了培养教师的信息素养和促进教师的专业化发展而建立的一个平台，它提高了广州地区教师利用教育科研信息资源的能力，使本区域教师应用信息技术手段切实提高教学科研水平和信息素养，为广州高校科研档案信息资源共享平台的顺利运行提供了人力保证。

三、共享平台建设基本原则

（一）坚持总体规划与分步实施原则。高校科研档案信息资源共享平台建设是一项需要多方合作，协同创新的系统工程。广州地区教育科研管理部门和档案管理部门要对科研档案信息化的现状进行分析，根据统一的总体规划，分阶段、分步骤实施，逐步完善广州地区高校科研档案信息资源共享平台。对广州地区高校科研档案进行全文扫描或复制刻录，基本实行计算机文件级检索，实现信息资源共享和电子档案网上实时归档，力争三到五年通过档案数字化基本建成档案基础数据库，从而更好地为教育行政部门各项工作服务。

（二）坚持业务驱动与发展导向原则。档案数据库建设、数据交换系统建设、网站建设，信息查询、发布、反馈系统建设等基础应用系统建设是高校科研档案信息资源共享平台建设的重要组成部分。对高校科研档案信息资源进行集中整合，促使软硬件资源共享，统筹教育信息网安全保密设施建设，实现高校科研档案信息资源基础信息数据库在各高校档案部门、科研管理部门之间共享，广州地区高校师生及社会公众都可以通过利用科研档案信息资源共享平台来实现共享。

（三）坚持经济实用与长期发展原则。在高校科研档案信息资源共享平台建设中，经济性与实用性是重要的考虑因素之一。在软硬件设备设施的选购上，采用国内外先进的教育技术装备，使用业界认可、性价比高、性能稳定的产品，这样才能在信息资源共享的过程中做到既能满足于目前的现实需求，又能有利于长期发展和扩展的需要。

四、建立广州地区高校科研档案信息资源共享平台的若干建议

（一）成立专门性机构，加强领导与管理规划。区域性高校科研档案信息资源共享平台建设是一项重要的工作，主管部门领导重视、共享成员全员参与是关键，共享各方要积极配合做好制度和人财物等方面的工作。同时，高校科研档案信息资源共享平台建设又是一项复杂的系统工程，一方面要从档案数字化建设到档案信息资源整合，另一方面要从建立门户网站到共享档案信息资源，这两方面都需要全局性的统筹规划和指导。为了扭转共享过程中管理整体性差、条块分割等不合理局面，全面系统地进行战略规划布局，制定、颁布和批准有关资源开发、校际协作、共享目标实现、各共享成员的权利与义务等方面的条例和规范，协调共享组织成员间利益均衡的关系，确保高校科研档案信息资源共享建设规范、健康、有序的方向发展，在实现资源共享的整个过程中必须建立一个专门性的领导机构来统管全局，充分体现规划统一、标准统一、资源共享的原则。

（二）整合现有科研档案信息资源，建立计算机管理科研档案目录。建立可信网络运行系统，确保高校科研档案信息资源共享平台与OA系统保持技术体系的一致性，实现系统间的互联互通，使各业务系统形成的电子文件能够直接收录到共享平台中。对实施双轨制管理以来产生的电子文件做到在线实时归档，及时丰富档案数据；对于以往的纸质档案进行全文扫描，并加载到系统数据库中。通过整合现有科研档案信息资源，实现科研档案全宗管理、目录管理和文件级电子文件的全面管理。

（三）开展多功能全方位的个性化信息服务。个性化信息服务，是指针对不同用户的兴趣和信息需求，采用不同的服务策略和方式，提供不同的信息内容的服务。就现阶段的环境条件而言，个性化信息服务至少应包括定制、搜索和推荐等3个方面的服务。在个性化定制服务中，用户可以根据自己的兴趣和需求定制信息资源、界面和服务等信息。个性化信息检索服务，是充分支持用户在采用检索策略、检索方法和检索结果处理上的个性化。个性化信息推荐服务，是通过网络信息的挖掘，利用聚类方法、分类方法和协作推荐的方法实现实时个性化推荐。开展多功能全方位的个性化信息服务将有助于高校科研档案信息资源共享平台的个性化服务水平。

总之，通过广州地区高校科研档案信息资源建设平台，跨越教育行政部门、科研管理部门、档案部门的界限，整合不同层次高校科研档案信息资源优势，最大限度面向科学研究一线的专业技术技术人员，提供实用的科研信息，帮助广州地区高校科研人员获得学科前沿科研信息，最大程度的实现广州地区科研档案信息资源共享，最大限度盘活存量资源，减少资源闲置浪费，提高高校科研档案信息资源的利用率和使用效益，对广州地区经济社会发展起到良好的助推作用。

（本文系广州市哲学社会科学“十二五”规划课题（编号：14G79）阶段性成果。）

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