人事档案管理在学校人力资源管理中的作用

2015-11-26山西建筑职业技术学院人事处任志花

办公室业务 2015年21期

文/山西建筑职业技术学院人事处任志花

人事档案管理在学校人力资源管理中的作用

文/山西建筑职业技术学院人事处任志花

本文以人事档案管理为研究对象，对其在学校人力资源管理中的作用进行了分析和研究，并提出了学校人事档案管理的发展策略：提高人事档案管理的信息化水平，促进学校人力资源管理水平的提升；人事档案管理的单一性转变为多元性，实现人力资源管理的全面发展。以通过本文对人事档案管理方面的研究，为学校人力资源管理工作的顺利进行带来一定的帮助作用。

人事档案管理；学校；人力资源管理

作为学校人员信息管理的载体，人事档案管理是对个人工作、学习以及政治表现方面的情况进行记录的管理工作，是人力资源管理的一部分，一般情况下是由学校的人力资源部门来负责。学校人事档案管理工作是否科学有效，往往对于其人力资源的开发和利用具有很重要的决定作用，如果人事档案管理工作没有很好地进行，或者没有很好地满足学校人力资源管理方面的需要，就会对其产生很大的负面影响。由此可见，人事档案管理在学校人力资源管理中具有很重要的作用，因此对有关方面的研究对于学校人力资源的开发和利用将具有十分重要的意义。

一、人事档案管理在学校人力资源管理中的作用

（一）人事档案管理是学校考察及了解干部的重要依据。人事档案是对一个人的基本情况，如历史以及现状的最真实反映，其管理的核心是“人”，同时也是一种人力资源信息的存储库。换句话说，人事档案较为完整地记录了一个人的背景资料，从高中开始对其学习情况、政治表现以及成长的过程都进行了详细记录，提供了最初的履历材料，有一定的真实性且不可随意更改。在学校当中，如果要对教职员工的过往进行了解，档案管理人员只需要查看该员工的个人档案就可以了解到其相关经历，而这些就为学校进一步管理“人”提供了最直接、最重要的资料。所以，学校一般都是通过人事档案来考察及了解干部的，而人事档案在对相关工作者的实际考察和认证中也发挥了很大的参考信息作用。如果决策者或者领导者对相关教职员工进行有关人事方面的处理时，首先是对其人事档案进行查看、判断和鉴定，通过人尽其才，将合适的人选安排到合适的岗位上，这些都要依靠人事档案中的学历、学位、职称、获奖、政审材料、党团信息等情况作为定编定岗的参考。可见，人事档案管理是学校考察及了解干部的重要依据。

（二）人事档案管理是学校制度制定的依据。制度要依据全面而真实的信息来制定，如果只是异想天开而没有准确的信息做基础，那么制度就是不切实际的。制度是为社会服务的，因此只有通过收集足够的档案信息，才能够很好的为其提供制度服务。对于学校的人事档案管理来说，其存在各种规章制度，而如果想要制定出科学合理的，且满足学校所需要的规章制度，就要根据学校干部人事档案中的相关信息作为参考，而学校的人事档案管理就提供了较为全面的信息。因此学校相关规章制度的制定一般都是依据人事档案所提供的各种信息来进行的，学校相关决策人只有了解了人事档案信息，才能够从实际出发，做出准确的判断，然后结合学校需要来进行各种规章制定的制定，从而有效保证学校各方面工作顺利进行。

二、学校人事档案管理的发展策略

（一）提高人事档案管理的信息化水平，促进学校人力资源管理水平的提升随着经济的发展。科技的进步，我国迎来了信息时代，各行各业都在进行信息化建设，而学校人力资源管理要想实现信息化，首先就要对其人事档案管理进行信息化建设。传统的人事档案管理工作具有重复性、繁杂性、效率低以及不易保存的缺点，且人为操作极易出现失误等情况。而将人事档案实现信息化就可以提高其工作效率，数据化的管理方式能够实现对人事档案的长久保存、迅速检索以及方便转移等，这就为学校的人力资源管理工作的信息化提供了基础。另外，人事档案管理的信息化还能够对学校未来人力资源需求提供分析和预测的资料，从而能将合适的人安排到适合的岗位。

（二）人事档案管理的单一性转变为多元性，实现人力资源管理的全面发展学校在对其教职员工进行评价的时候，其主要的评价参考依据就是人事档案。因为学校的人事档案主要是收集了干部履历表、简历表、学历、学位、职称情况、自传材料、科研及获奖情况、个人接受培训、表彰及奖惩情况等多方面的信息，如学校在岗位设置、招录人才以及竞聘上岗方面都是依据人事档案信息来进行参考的。而在当前这种信息化时代，传统的人事档案管理已经不能满足现在的学校对于人力资源管理方面的要求。学校在人事档案编制方面要依据不同的教职员工以及不同的岗位来进行。如学校要注重记录教学科研人员的教学水平及科研著作、有重大影响的论文等成果，要注重记录行政管理人员的管理水平，每年要对干部进行干部业务考核，评出合格及优秀等级。这种多元化的人事档案管理包括了对相关教职员工专长、工作能力以及思想政治水平的综合记录，满足了现代人力资源管理的要求，从而能够促进学校人力资源管理的全面发展。