县级财政电子档案管理与维护探讨

文/河北省兴隆县财政局 王建双

县级财政电子档案管理与维护探讨

文/河北省兴隆县财政局 王建双

本文在阐述电子档案含义及特征的基础上，分析了目前财政电子档案管理工作中存在的问题并提出了一些相应的解决措施。

财政电子档案；问题；措施；管理与维护

一、对电子档案的阐述

电子档案作为具备保存归档价值的电子文件，通过计算机磁盘等设施对资料进行保存，与一些通用的图像文件进行综合，以案卷为单位。财政电子档案是财政纸质档案的升级处理。由于电子文件处理技术和介质的特殊性，财政电子档案具备了一些其独有的特点。

（一）存储查阅方便。在电子档案管理过程中，档案员将预算、村账所管、资金以及惠农补贴四位会计手中持有的相关财政数据刻录成光盘的形式,交由财政所专门的档案室和市级财政档案室存档。因此，查阅人只需通过相关网页就能对以往的财政信息进行查阅。

（二）存储多，范围广。电子档案所采用的如光盘、D V D等设备的存储容量可以达到几个G以上，足以满足当年甚至是未来几年财政工作的需求。而一个设备中除了记录当年的会计、财政奖补、文书等文件，也可以记录后几年的惠农补贴等材料，其范围十分广泛，存储量十分充足。

（三）重要档案保存时间限制少。随着信息技术的不断更新发展，电子文件与档案的网络式携带愈发便捷实用。财政纸质档案丢失后，可以照例通过电子文件和档案进行查询。此外，财政电子档案还以其独有的集成性、可变性、高密度性非人工识读性等特点而逐渐得到越来越多单位的使用和青睐。

二、县级财政电子档案管理中存在的问题

当前，我国的县级财政电子档案管理工作尚处于起步阶段，主要存在以下几方面的不足和缺陷。

（一）财政电子档案的真实可靠性难保证。财政电子档案具有信息载体相分离的特点，信息容易被删除、复制、修改，通过网络媒介远距离传输较方便。电子档案可以被复制，也可以变质，且不会留下修改痕迹。因此，确保财政电子档案在建立、查阅过程中的真实可靠性有一定难度。

（二）财政电子档案的原始性难确定。财政电子档案的生成过程往往不同于传统的纸质档案，其生成通常是自实变虚，导致了原始的状态可能失真，特别是电子档案在其自身生成、传递、接收等过程中是原始的又可以被复制。为了确保电子档案的真实可靠性，在制作各类光盘、影像、磁盘时必须尽可能地保证档案材料的原始性特征。

（三）电子档案的高科技要求大。财政电子档案的管理与维护均需要各种高级的计算机技术知识，而当前多数电子档案的工作人员专业知识不充足，对计算机技术的掌握也远远落后于电子档案发展的要求。

（四）电子档案的保密安全性不健全。财政电子档案易被黑客攻击而使档案的文字、数据及影像等被非法更改，这一随意更改档案信息的行为将直接影响到电子档案的安全可靠性。另外，如磁带磁盘等一些硬件设施的支持体易因自身产生的静电而影响信息的使用，同样容易导致电子档案的不安全问题。

三、县级电子档案管理的维护措施

县级财政电子档案与传统的纸质档案管理之间的巨大差异，给档案管理部门的档案管理理念和方法造成了一定的冲击。如何科学正确地进行电子档案管理工作成了县级财政部门亟待解决的重要问题。

（一）完善体制，确保原始真实性。首先，县级财政单位应严格根据国家法规规定对归档的方法与要求、归档的范围等均作出明确具体的规定，以保证电子档案信息的准确真实录入；其次，在进行财政电子档案管理的过程中，需要实行文件与档案的统一领导管理与规划，推进二者的同步发展；另外，规范档案材料管理的指导过程与档案部门的工作行为与职责，保证文件的形成归档及查阅等过程均在档案管理部门的统一监管下有序进行；电子档案管理人员应制定出一套合理统一的电子档案管理与归档标准体系进行合理的评估；最后，档案管理部门在接收电子档案前应仔细鉴定电子档案信息内容的原始真实性。

（二）提高相关工作人员的计算机技能。档案管理部门需要对管理人员定期进行全面的计算机培训，使其掌握并能够及时更新其计算机专业技能，以便对电子档案进行更好的管理。同时，工作人员在管理过程中，应及时掌握其传输动态并对发展存在的问题进行弥补，避免日后更大的麻烦。

（三）完善电子档案的安全性。黑客与病毒侵袭问题时刻威胁着档案信息的安全性。最常见的对抗黑客与病毒问题的措施有：

1．采用身份验证与加密方法。对抗黑客与病毒的一般方法有对客户进行身份验证，使用由数字字母组成的密码保护措施。只有正确的人或密码才能够对计算机进行访问。其中加密技术是最常用的保密方法，可以有效地防止信息泄露问题。

2．采用防火墙技术。防火墙即区分内部网络与公众访问网络的方法，其实质是隔离控制。防火墙允许计算机用户同意的数据和人进入网络，屏蔽那些用户不同意的数据和人，能够最大限度地阻拦黑客的入侵，阻止一些非法访问和输出。

3.采用入侵检测技术。在防火墙失灵时，入侵检测技术就充分补充了防火墙的功能，发挥其巨大作用。它能够识别并处理网络资源的恶意使用，其实质是检测出计算机网络中违反安全规定的行为。此外，还应注意对电子档案硬件设施如磁盘、光盘等的保护，通过外部环境的控制加强对其的保护。

（四）对基层财政电子档案载体进行定期检测维护。财政电子档案的载体受外部放置环境的影响较大。因此，在合理维护保养载体的同时，还要定期对其进行检测以保证档案的真实可靠性。在检测中，可选择每隔几年对设备进行随机抽样检测，检测内容主要是外观是否清洁、是否发生变形、逻辑程序是否出错等。

四、结束语

县级财政电子档案工作已经引起了许多档案管理工作者的高度重视，相关工作人员应结合电子档案的特点及条件采取有效措施保障其安全可靠性，使其最大限度地发挥在财政工作中的巨大作用。

[1]牛家旺.医院电子档案在使用中存在的隐患及对策[J].中国中医药现代远程教育,2010.

[2]毛凌.论如何在纸质档案和电子档案并存态势下开展工作[J].兰台世界,2010(14).