建立数字化档案馆实现档案工作现代化

文/云南省大理州祥云县档案局 兰英

建立数字化档案馆实现档案工作现代化

文/云南省大理州祥云县档案局 兰英

利用电子计算机开展档案数字化工作建立数字化档案馆，实现档案管理现代化是当前的一项重要工作。一是档案管理思想现代化；二是档案工作技术现代化，开展数字化档案馆建设工作；三是档案管理人员要专业化、知识化。

建立；数字化档案馆；管理；现代化

近几年来，世界上各经济发达国家的档案工作，开始从传统手工操作管理转向以电子计算机为中心的数字化管理、利用，这是一场技术革命。它推动着档案工作向现代化迈进，这场技术革命的目的就是采用现代科学技术所提供的先进设备如计算机等及先进的档案管理方式方法，来解决档案工作面临的各种难题。但随着现代化建设的发展也存在着许多急待解决的问题。如档案馆（室）数量的不断增多，社会各方面和人民群众对档案利用的需要也越来越广泛。传统的工作方法与无法解决的问题越来越矛盾，具体主要表现在以下几个方面：

（一）档案馆（室）的档案数量越来越多，保管出现了问题。就祥云县档案馆而言，县档案馆内现存档案143个全宗共计58371卷122294件。全县各机关单位综合档案室大约还有十万多卷（件）档案待移交进县档案馆，日益增多的档案材料将会给保管及查阅利用带来一系列问题。

（二）档案工作人员的服务工作量大，查找档案困难。近几年来，祥云县档案馆接待利用者数量呈逐年上升趋势。面对烟海的档案材料，仅靠传统的手工目录检索，要及时查找出利用者所需的档案资料，感到十分困难。查阅档案耗费了利用者与档案工作人员的大量时间，即难及时准确的找到，又难查得全面，即无法满足利用者的要求，也给档案工作人员的工作时间带来损失。

（三）设备简陋，档案管理方法和手段落后，档案资源不能充分开发。首先，有部分档案馆（室）库房不符合标准，温湿度不能自动控制，对档案室的保护技术方面的问题未能解决，档案装具不合要求，致使档案产生纸张霉烂、字迹退变等情况；其次，随着逐年查阅量加大，特别是土地证、婚姻、民事诉讼等民生档案因经常查找原件已出现破损；再次，由于检索工具只是手工目录，显得单一，档案信息的加工、存贮、传递缓慢，使许多档案长时间埋没在库房中，没有得到最大限度地开发利用，作用未能发挥出来。

建立数字化档案馆，实现档案工作现代化具体内容包含以下三个方面：

（一）档案管理思想现代化。管理思想现代化，是管理现代化的灵魂，在管理现代化中处于主导地位，也是管理现代化的首要标志。实现管理现代化，就是要树立先进的管理思想，深刻地认识到它是管理思想上的一场深刻革命。管理思想现代化就要把我们的管理思想从传统、僵化的观念、落后的管理方式和手段下解脱出来。认真学习科学的管理理论，用来指导档案管理和利用工作，探索一些先进的管理利用手段，改变那些不适应的管理方式和方法，达到遵循档案和档案工作的客观规律进行科学管理的目的。

（二）档案工作技术现代化。档案工作技术现代化是指用先进的技术来实现档案管理和利用工作的现代化。他的具体内容包括使用电子计算机开展档案数字化，建立目录检索和全文查询系统，形成档案信息传递网络；复印、声像及其他技术应用在档案工作中等方面。其中档案工作数字化，是档案工作技术现代化的核心。一方面，在档案工作中要利用计算机建立档案馆（室）的档案检索、编目、统计、借阅、库房管理，对馆（室）所存档案材料进行收集、登记等。另一方面，开展档案数字化的工作，具体做法是利用计算机扫描技术，对馆（室）内库存档案材料做数字化处理，制作好数字化副本，依托现有的档案信息网络，建成各级综合档案馆查阅利用平台，以档案馆为基地，建设链接各机关、团体、企事业单位具有电子文件在线接收和自动归档功能的电子文件中心，使其成为全县电子政务数据流转的归宿地，即方便查阅利用，提高了工作的效率，又使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制。

（三）档案管理人员要专业化、知识化。人才问题是关系档案馆数字化建设的成败的关键，要建立一支具有现代化科技知识和业务知识的专业干部队伍，加快人才的培养和引进。目前，我馆缺乏即有档案专业知识又具有计算机知识的复合型人才（这也是大部分县级档案馆共同面临的问题），为加快档案数字化建设步伐一是借外力，积极引进具有计算机知识的专业人才，从事数字化加工、系统维护、数据库建设与运行等。二是挖潜力，即加大对现有档案专业人员的培训力度。