医院档案管理工作现状及其启示

2015-11-26山东大学第二医院档案室韩双

办公室业务 2015年21期

关键词：档案管理数字化信息化

文/山东大学第二医院档案室韩双

医院档案管理工作现状及其启示

文/山东大学第二医院档案室韩双

通过在医院档案管理部门的实际工作，对医院档案管理工作的现状进行分析，总结问题并提出相关建议。

医院档案；档案管理工作；工作现状

医院档案是指医院在行政后勤管理、医疗、科研、教学等工作中形成的、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据、是院务工作查考的重要凭证①。医院档案既是医院文化的历史再现和真实写照,也是医院发展创新的重要智力资源。因此，医院档案管理工作对医院的各项工作都具有十分重要的意义。

一、医院档案管理工作现状与问题

自建国6 0多年来，医院档案管理工作经历了从无到有、从小到大，且逐步向规范化、信息化迈进的过程。医院档案管理是一个系统性的复杂工作,其主要职能是为医院各部门的工作、医院的改革和日常运行提供全面的档案信息。在信息化时代背景下，医院档案管理工作面临着诸多的挑战，同时也呈现出许多的问题。

(一)档案意识淡薄，对档案管理工作不够重视。在医院的管理工作中，往往比较重视医务、科研、教学等核心部门的工作，而认为档案工作可缓可无，认识不到档案管理工作在医院管理中的必要性和重要性。由于对档案工作得不够重视，造成档案收集不全、材料挤压成堆的被动局面。“事非经过不知难”，迎接上级部门检查时，才发现材料的积累、及时归档是多么重要。

（二）档案管理制度不健全，缺少奖惩考核制度。大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度，然而涉及档案的管理制度仍不健全，缺少相应的奖惩考核制度。在医院目标管理考核方案中，往往对档案部门管理不善造成档案、文件、医疗文书等破损或遗失的进行处罚，却很少有对迟迟不移交档案的科室明确相关处罚的规定。由于没有具体的奖惩考核措施，各部门在档案移交方面都存在不同程度的拖延和怠慢，致使许多有价值的文件材料无法收集齐全，影响日后查考利用。

（三）专职人员配备不多，专业素质参差不齐。由于对档案管理工作的不重视，医院对档案部门的人数配置都是能少则少，导致人员配备与工作量严重失调，出现许多医院的档案堆积成山、无人整理的现象。从医院档案管理人员的整体业务素质来看，大多数档案专职人员是从行政、护理等部门转过来的，没有经过正规的档案管理培训，专职人员专业素质参差不齐。另外在岗人员逐渐呈现老龄化的趋势，随着数字信息化的发展，他们的业务水平、知识面、计算机操作水平都远远跟不上信息时代的发展。

（四）档案数字化进程缓慢，信息化程度不高。虽然数字化档案管理的目的是使档案更高效地被利用，但是对档案管理者而言，无疑增加了双倍的工作量。由于专职人员少、资金投入多等原因，大多数医院还没有配备数字档案管理系统。而已经采用数字档案管理系统的医院，在软件的设计开发阶段，由于行业知识的差别，档案管理人员不能有效参与其中，软件开发人员无法将软件功能设计得完全符合档案管理工作中的实际要求，因此在现有的档案管理系统软件中往往存在档案信息输入步骤繁琐、查询修改等操作不智能的问题，未能真正实现信息化管理的便捷。

二、医院档案管理工作启示与对策

（一）提高对档案管理工作的重视程度，增强档案意识。档案管理工作是一项“功在当代，利在千秋”的工作，是医院管理的重要方面。首先，医院领导应该提高对档案管理工作的重视，从关注档案管理人员的素质培养、增设档案部门的人数配置开始，增加对档案管理硬件和软件设施的投入，促进档案管理工作和医院业务工作同规划同发展。其次，档案管理部门应定期组织档案相关讲座、培训，提高全院工作人员的档案意识，要让临床医技科室的专业人员也认识到医院档案工作对医疗服务的价值，为医院档案管理创造良好的条件，促进医院档案管理工作健康发展。

（二）尽快建立健全相关管理制度，明确奖惩措施。各医院应制订出适合本单位的科学完整的档案管理制度，明确岗位职责和奖惩措施，以加强各科各类档案的集中管理，方便统一考核。同时，在医院的目标考核中，也应将档案管理工作纳入其中，使档案管理工作能与医疗业务工作同步发展。

（三）提高档案管理人员的综合素质，注重人才培养。在当今以知识和信息为主导的社会背景下，档案信息化成为档案事业发展的重要方向。档案管理人员的综合素质（包括创新能力）直接影响档案管理的质量。档案管理人员要保持先进的创造力，不能一味墨守成规，要具备接受新事物的能力。借助现代化的信息技术手段，提高档案工作效率和信息利用率。具体可以从两方面入手：一是加强对档案管理人才的引进和应用以彰显档案管理的重要性。二是通过专业培训、外出进修、继续教育等途径，提高档案管理者的业务水平。

（四）改进数字化技术，推进档案数字化进程。医院要增加对档案室的资金支持，引进档案管理的新技术新设备，鼓励对数字档案系统的应用。档案管理者也要深入一线调查研究医疗、教学、科研等部门对档案信息的需求，在数字化、信息化的技术应用基础上，不断总结和探索档案管理工作的新经验、新方法。配合软件开发者研发出更加科学有效的数字档案管理软件，以适应信息化办公的新需要，推动档案管理水平的进一步提高。