秘书管理协调能力的探讨

2015-11-26华中科技大学同济医学院附属同济医院感染性疾病研究所胡锦裳

办公室业务 2015年15期

文/华中科技大学同济医学院附属同济医院感染性疾病研究所　胡锦裳

秘书管理协调能力的探讨

文/华中科技大学同济医学院附属同济医院感染性疾病研究所胡锦裳

【摘要】在秘书的日常工作中，其管理协调能力是企业内部沟通的纽带，关系着企业内部人际关系的和谐，良好的管理协调能力可以有效的促进企业工作的顺利进行，进而可以有效的保证企业的生产利益。本文首先介绍了秘书管理协调能力的概念和意义，进而介绍了秘书管理协调能力的特点和遵循的原则，最后介绍了加强秘书管理协调能力的措施。希望秘书人员能够有效的增强管理协调能力，进而可以有效的促进企业的发展。

【关键词】秘书；管理协调能力；交流

一、前言

作为一名合格的秘书，必须具备参谋能力、管理能力和协调能力。其中管理协调能力是秘书工作的核心任务。在现实的企业经营中，秘书是辅助领导办公而存在的，秘书对上下级关系的处理和管理协调能力关乎着企业发展决策的实行，同时也关系着秘书工作是否成功的进展。因此，秘书的职能不是为特定的领导服务的，而是服务于整个企业。因此，加强秘书的管理协调能力是十分重要的。

二、秘书管理协调能力的概述

（一）秘书管理协调能力的概念。在秘书的日常工作中，管理协调能力是指为实现企业目标而进行的在各部分交流沟通活动。秘书往往为了实现企业的目标，需要协调人员之间的关系和资源分配，以便激发员工的积极性，使其能够更好的工作。在秘书的管理协调能力中，需要完成计划、组织、领导和控制四个方面的工作，秘书需要在管理协调之前制定一个有效的计划，然后对计划进行组织和领导，最后达到控制的目的，秘书管理协调能力的高低，关系着企业发展的顺利情况，是企业需要重视的问题。

（二）秘书管理协调能力的意义。秘书管理协调能力对企业的发展具有重要的作用，在企业领导需要进行企业内部改革的时候。秘书可以对其进行参谋，起到一定的辅助作用。在企业的发展中，秘书要处理企业内部的矛盾关系，同时要听取企业内部的意见，是企业发展内部沟通的桥梁。因此，秘书管理协调能力的顺利进行，是企业发展的可靠保证。

三、秘书管理协调能力的特点和遵循的原则

（一）秘书管理协调能力的特点。在秘书的管理协调工作中，秘书的工作具有服务性特点、机要性特点、间接性特点和主动性特点，这导致秘书工作具有独特的性质，需要秘书在进行工作时，要掌握各方面工作的进程，明确自己的职责范围，同时和企业内部上下级保持良好的沟通。

（二）秘书管理协调能力遵循的原则。在秘书的日常工作中，要遵循以下几点原则，才能保证秘书工作稳定的进行。首先秘书在工作时要遵守事实性的原则，因为秘书对领导的工作具有一定的参谋作用，如果秘书的工作失去了事实性，就会导致领导的工作出现问题，进而影响到整个企业的决策实行。所谓事实性原则，需要秘书慎言慎行，要在做出决策之前，仔细考虑和认真分析，以便保证企业发展的正常运行；在秘书的工作中，还要遵循合理沟通的原则，对于秘书的工作性质来讲，沟通是最主要的协调技巧，可以维持企业上下级的良好关系，秘书在进行沟通时，要选择合理的方式进行沟通，否则就会影响到企业内部的协调关系。最后，在秘书的工作中，要遵守不卑不亢的原则，因为秘书是企业内部沟通的桥梁，在企业内部进行沟通时，保证不卑不亢的原则可以让每个人都感觉到公平，这样才能维持好和谐的企业内部关系。以上原则需要秘书在实际工作中，要认真遵守，努力实行，只有这样，才能够有效的保障企业内部的沟通，进而可以有效的促进企业的发展进步。

四、加强秘书管理协调能力的对策

（一）加强专业能力学习与实践。秘书加强管理协调能力，需要不断加强专业能力的学习与实践，才可以有效的保证工作的正确性，从而可以有效的适应企业的发展进步，进而可以促进企业利润的增长。秘书在工作中，要把专业能力的学识与实践放在重点位置，要不断增强自身的知识水平和处理问题的能力。例如在企业内部进行工作时，要掌握好处理事情的方式，不要盲目的进行处理。秘书必须要注意自身的言行举止，保持合理的形象，负责会严重影响到自身的工作效率。如在企业内部的会议中，秘书需要进行沟通和辅助领导开展会议，但是在会议的中途，秘书离席去洗手间，没有和领导打招呼，同时，没有把相关文件交给同事进行代为处理，导致企业会议因为秘书的失误而中止一段时间，导致领导十分不满意其行为。如果在会议上，秘书与相关领导打招呼或者交由其他人员代为处理，就不会出现这样的闹剧。在秘书的工作中，要不断吸收经验并且加以实践，才能有效的增加自身的工作经验，进而可以有效的提升自身的管理协调能力。因此，秘书要不断对专业能力进行学习与实践。

（二）加强观察和分析的能力。在秘书日常工作中，需要善于观察，同时要对出现的问题加以分析，要时常对于自身出现的问题加以反思，只有这样才能保证自身工作的合理进行，进而可以保证企业的生产效益。秘书在工作的过程中，要对细小的情节加以观察，并且加以分析和思考，在其中可以获得有用的知识信息，另外秘书还要通过这部分信息对未来可能出现的问题加以预防，进而有助于秘书工作的发展进步。在秘书的细心观察下，如果发现问题，应该对其进行细致的思考，选出合理的方案来对问题进行解决，以便达到处理问题的最佳效果，为企业的发展减少影响，如果秘书发现问题时，不进行细致的思考，会导致企业内部的沟通不协调，进而可能会阻碍企业的发展。因此，在秘书的日常工作中，要不断提高观察能力，要对问题进行思考和分析，以便加强自身处理问题的能力和工作经验。

（三）找好角色定位。在秘书的管理协调工作中，秘书是沟通企业内部关系的桥梁。但是在日常的工作中，秘书要找正自身的角色定位，处理好和领导的关系，秘书在工作中要服从领导的安排，但是不能盲目的服从，对问题要有自身的见解，如果自身的观点和领导的安排具有一定的利益冲突时，要以合理的方式向领导反映，以便取得良好的解决方案。在向领导反映问题时，要理解领导的个性，不要盲目的揭露领导的过失，要三思而后行，选择合理的方案向领导汇报，才能保证问题的及时处理，同时不会影响到与领导的沟通。因此，在秘书的日常工作中，找正自身的角色定位，可以较好的促进工作的正常运行，是秘书人员必须掌握的技能之一。

（四）掌握办事分寸。在企业的日常工作中，秘书是沟通领导与员工的纽带，可以促进企业内部良好的人际关系建立，是企业发展的有效保障。在秘书的日常工作中，要掌握办事的分寸，办事要选择正确的方法，并且在和员工的沟通交流中，要保持语气的谦和性，并且要对每名员工予以尊重，这样才会致使秘书的工作能够顺利进行，同时在与领导的沟通方面，秘书的工作不能对领导低声下气，要充分的掌握正确的方法，要对自身具有信心，在与领导的沟通交流中，要表现出从容不迫的气质，只有这样才能处理好企业内部的沟通协调，有利于企业的发展进步，因此，秘书在日常的工作中，要掌握好办事的分寸。

（五）掌握办事方法。在秘书的日常工作中，秘书的工作量较为繁重，对秘书的要求较高，但是在日常工作中，不要急于求成，要掌握正确的方法，不要对员工以权力压人，秘书管理协调工作主要是和员工的交流和沟通，对于不同的见解，应该以公平的心态来对待，以公正的态度和员工进行交流，而不是对不同的意见进行打压，只有抓住合理的方法，选择适当的沟通时机，才能准确的处理好工作任务，从而可以保证工作任务的顺利进行，进而可以保证企业的持续稳定发展。