外贸企业出口信保运用管理分析——以G公司为例

范月嫦

（广东省外贸开发公司）

外贸企业出口信保运用管理分析
——以G公司为例

范月嫦

（广东省外贸开发公司）

外贸企业目前面临的风险日益加剧，出口信保作为避险工具发挥了重要的作用，但是由于企业内部信保流程不完善而导致信保业务出现漏投、知险出运的情况而产生损失，因此外贸企业必须加强出口信保管理并嵌入到实际业务流程中才能真正发挥其保驾护航的作用。

外贸企业出口信保运用管理

目前，世界经济仍处在国际金融危机之后的深度调整时期，各国经济增长乏力，市场需求持续低迷，国际金融市场及大宗商品价格波动加大，贸易保护主义、地缘政治等非经济因素的影响也在加大，企业面临的风险更复杂多样，从某省中信保公布的信息看，近年来出口业务报损率（如图1）逐年上升，尤其是2012年以来呈直线上升趋势，涉案金额占比较大的是欧洲及亚洲地区（如图2）。为降低风险，很多外贸企业都逐渐开展信保业务，希望通过信保为业务保驾护航，将损失降到最低，但是往往由于信保管理流程存在一些漏洞而事与愿违，出口赊销业务购买信保也不一定能得到赔偿。本文以G公司为例，对信保管理中存在的问题进行分析，提出改进方案。

图1 某省中信保出口业务报损率

图2 某省出口信保涉案金额占比

一、案例介绍

ST公司是阿根廷乃至南美第二大汽车零配件制造和销售商，其于2012年12月起向G外贸公司采购汽车发动机轴瓦。在开始业务往来之前，G公司业务部向业务管理部提交了对客户进行资信调查以及评估申请，由业务管理部和中信保审核了PI，明确了签约人、付款人和收货方的一致性，并向中信保申请了该客户O/A60天75万美元的出口信用保险额度。

按照与客户签订的PI以及商谈好的条件与交货期，G公司分别于2012年12月30日向客户出运第一批货物，金额18万美元；2013年1月24日，出运了第二批货物，金额22万美元；2013年2月26日，开始装运第三批向客户出运的货物以及办理出口清关手续，金额26万美元。三批货物收付条件皆为O/A60天，出运后由业务部提交资料给业务管理部进行信保申报。

2013年2月中旬，业务部开始提醒客户第一批货物的付款期限即将到期，并要求其尽快按照承诺进行付款。然而截至3月1日，第一批合同货款仍未到达G公司账户。业务部随即与客户交涉，客户回邮件称其公司资金暂时周转困难，稍后才能汇款。时至4月初，第一批应收货款已逾期近1个月，第二批应收货款付款期限也已到期，但客户依然没有按合同约定执行付款。G公司业务部继续跟客户交涉，警告其如果到期未付款，G公司将上报中国出口信用保险公司，中国信保将会将其列入黑名单，发给所有中国其他相关的供应商，使ST公司今后难以在中国采购。交涉之后，客户承诺在接下来的一个星期给G公司汇付5万美元，以后每个星期向G公司汇付5万美元，5月9日前汇清第一第二批货物的全部货款。但直至4月10日，G公司收到客户汇出的第一笔货款5万美元，同时发邮件说因之前的商品缺少一些配件，要求G外贸公司能再供货10万美元，以便其能配套销售尽快回款，并承诺其一定尽快付清到期货款。业务部一方面不想跟客户闹僵关系，一方面也想尽快追回之前的货款，于是便组织货源再次出运（报关单显示出口日期2013年4月23日，提单显示出运日期2013年4月26日）。此后G公司业务部一直定期发送邮件给客户，要求其继续遵守承诺，付清余款，除了在第四批货出运前客户再来款5万美元外，之后没有按约定每周来款。发邮件催收，然而客户的回复一直是在筹集资金，很快会付汇。

然而至2013年5月初，除客户四月汇付的10万美金后，G公司再也没有收到客户的任何汇款。G外贸公司财务部对逾期2个月以上的货款要求提供说明，业务部只好如实汇报。获知情况后，财务部马上知会业务管理部及公司领导，几个部门综合衡量之后，G公司毅然决定马上停止对客户继续发货，并加大力度向客户催收已出运四批货物的货款，且业务部立刻开始准备材料向中信保申报可能存在的损失，至此，中信保开始介入。在整理索赔资料中，业务管理部发现业务部提供的出运材料存在两个问题：一是漏报出运金额，业务部出运第三批货后由于跟单员失误没有提交资料给业务管理部去申报信保，出运到现在已有3个月，远超过了信保公司要求的申报期限，现在要补报已来不及；二是明知风险后仍出运，根据出运资料显示，第四批货物出运日期为2013年4月26日，而第一批货款的应收日期为2013年2月28日，超过应付款30天，属于已知险出运，信保公司是不给予赔偿的。

若上述问题导致该笔业务可报损范围仅限于第一、二批出运的货物，合计金额40万美元，剔除客户已回款10万美元，上报中信保的索赔金额仅有30万美元，中信保启动出险索赔程序。最终，中信保公司也于8月初执行对该司的赔付，共计24万美元，案件理赔所有程序已基本完成。从立案索赔到最终赔付，全程共耗时2个多月。然而第三、四批货款由于不在信保范围内索赔，而客户又以资金困难为由一直拖欠，且跨国诉讼的费用昂贵，G外贸公司也无计可施，最终该业务产生的坏账损失为42万美元。

二、案例分析

（一）G公司信保管理流程

G外贸公司购买信用保险的工作由业务管理部负责，其管理流程主要有限额申请、出运投保、出险索赔等，具体如下：

1.信保限额申请流程

图3 信保限额申请流程

2.信保投保流程

图4 信保投保流程

3.信保索赔流程

（二）信保管理流程存在的问题

1.这些流程都是在ERP系统外进行，全部靠人工去管理，效率低且容易出错或遗漏，管理控制力弱，不能有效防范赊销风险。

2.流程不完善，业务管理部在收到信保批复限额后没有通知财务部，财务部未能掌握客户的资信状况及赊销额度，仅按账面数据来跟进应收账款，无法了解客户授信情况并比较账面应收账款是否已超限额，从而不能及时发现风险、提示风险。

3.职能部门信息不对称。由于业务部的赊销业务在出运后的交单结算和投保分别提交财务部及业务管理部，而这两个职能部门又没有互相核对的过程，造成信息不对称，业务部的付款、收汇、退税、结算都是由财务部处理，在财务部账面反映的出运信息是最全面的，如果在业务部交单结算前须经过业务管理部的确认，则能及早发现业务部漏投的情况，在应收日期前还可以跟信保公司商量补投保，减少损失。

三、信保管理流程改进方案

G外贸公司由于管理流程不完善，出现漏投、知险出运、超额出运等情况，使出口信用保险没有起到真正的保障作用。针对以上存在的问题，为了能让信保有效发挥作用，外贸企业一方面要完善信保管理流程，另一方面要将信保管理流程与业务流程无缝链接，保证及时准确反映信保业务进程。

（一）完善信保管理流程

1.信保限额申请阶段

业务管理部收到信保公司批复后通知财务部及风险管理部，在客户授信额度审批时以此作为限额，同时在客户数据库中录入信保批复限额。

2.签订出口合同阶段

业务部提交出口合同审批时，如符合信保购买条件的客户则会提醒该客户是否已有信保额度，如有，则在内部信保申报中作为预占用，超信保额度的不能提交审批，未超额的则可以提交审批生效；如没有信保限额则合同不能提交，要求业务部先申请信保限额或变更结算方式；如该客户目前有逾期回款情况则禁止提交。

3.出运投保阶段

业务部报关出口后10天内在ERP系统根据报关单信息做出运单，如属于信保客户的则在《内部信保申报明细表》中作为出运占用，业务管理部根据此出运信息在信保通上录入相关信息，录入完成后在《内部信保出运明细表》中确认已申报信保，出运单生效，此时业务部才能将该出运单提交到财务部结算。

4.到期收款阶段

业务部认领收汇时必须确认到具体的出运单，当《内部信保申报明细表》中的出运单收款后，则在《内部信保申报明细表》中显示该出运单已收汇金额，业务管理部据此在信保通上录入并做收汇确认，同时释放该客户的占用额度。如《逾期应收账款情况跟踪明细表》上出现已投保的出运单逾期回款信息，则业务管理部、财务部联合找业务部了解原因并报告风险管理部，同时业务部须提交所有出运资料给业务管理部检查，以备必要时做出险索赔，同时在《内部信保申报明细》显示该出运单逾期收款，如落实是客户情况出现问题，则马上停止与该客户签订合同及出运货物，并启动应收账款追收程序。

5.出险索赔阶段

启动应收账款程序后，如果逾期超过30天仍未回款，则业务管理部在信保通上录入出险索赔申请，启动信保索赔程序，并在客户数据库中将此客户的资信级别调整为“D级”，该业务部的考核利润相应调减预计信保索赔后的损失额。收到信保索赔款后，《内部信保申报明细》显示该出运单已收款额及损失额，业务管理部整理所有资料后归档，风险管理部编写信保案例并在公司内部提示风险点及防范措施。

图6 信保管理在业务流程中的嵌入

（二）加强与业务流程的联系

除了完善信保管理自身流程外，还要将信保管理与业务流程管理紧密相连，将出口信保嵌入到业务流程中，具体如图6所示：

1.业务筹备阶段。业务员通过各种展会、网络等方式找到意向客户，对于一些订单金额大且不能出运前收齐货款的客户要进行资信调查，全面了解客户的实力，其中的一个途径便是通过信保公司来取得客户信息，根据信保公司反馈的情况再决定是否进行下一步的洽谈。

2.洽谈阶段。业务部根据资信调查报告中客户的风险系数来洽谈合同内容，对于需要赊销的客户则按公司客户管理要求提交信保额度申请，信保批复后，录入客户管理系统，并作为该客户的赊销限额，同时要详细了解信保要求，与客户磋商拟订销售合同条款时充分考虑可能出现的风险及相关保护措施。

3.合同签订。业务部与客户洽谈好合同内容后，在公司ERP系统上提交合同审批，对于赊销业务的合同，业务管理部须按信保要求逐一审核合同条款，确保合同上载明的合同金额及每批发运金额、付款期限、付款方式等与信保批复的信息相匹配，从业务最开始就保证之后业务过程的正确性。

4.生产阶段。业务部签订合同后马上找相关工厂下单排产，并跟进商品生产过程，保证货物质量，做好商品检测，并在ERP系统上及时更新合同最新进展。业务管理部的信保专员对于已备好货再检验的合同，要及时检查客户信息，如合同预收款是否及时到账、其他合同是否有逾期情况等，如有异常情况须马上在系统上发出警告甚至停止供货，做好出运前的风险防范，将损失降到最低。

5.出运阶段。业务员在确定货物出运前：一是要提前做好商检及其他合同要求单证，与货代公司订柜订船期，以免因误期而给予客户拖延付款甚至毁约的理由（因自身原因导致延期交货的信保是不给予索赔），之前G外贸公司就由于跟单员单证错误需要修改，耽误了客户提货时间，客户就以商品季节性销售期已过为由拒收货物，最终只能低价处理而产生了一定的损失。二是及时办理货物运输险，避免在运输途中出现的风险；三是及时录入出运单，信保专员据此及时在信保通录入相关信息做出运申报并反馈在ERP系统中，以便业务部提交结算。

6.结算阶段。业务员提交单据结算后，ERP系统便启动应收账款跟进程序，到期前提醒业务部催收。到期后如及时收款，信保专员及时在信保通上录入收款信息，释放额度，业务部则继续完成其他未结事项；到期后如未能收款则发出预警给业务部、财务部、业务管理部等相关人员，准备启动信保索赔程序，配合信保公司采取各种措施追收货款，同时业务部须马上停止对该客户继续出运，客户管理系统要对该客户重新进行评估，降低评级甚至列入黑名单。

近年来，信用保险作为外贸企业防范经营风险、保障收款安全的工具，在风险防控体系中发挥着重要作用。信用保险能较好地反映区域风险状况，业务人员可以及时调整业务经营策略，针对不同风险程度的国家地区、不同的客户，采用不同的管理措施，进行风险经营。通过以上出口信保管理及业务流程完善后，所有出运信息及客户信保额度都已通过ERP系统控制，外贸企业能有效降低经营风险，能真正发挥信保为业务保驾护航的作用，因此可以鼓励业务人员通过合理使用信保工具来扩大业务规模，提升企业发展速度。

责编:王怡

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