浅谈电子档案管理存在的问题及对策

2015-11-25丰宁满族自治县国营林场总场王金莲

办公室业务 2015年17期

关键词：电子档案问题对策

文/丰宁满族自治县国营林场总场　王金莲

浅谈电子档案管理存在的问题及对策

文/丰宁满族自治县国营林场总场王金莲

【摘要】电子档案管理成为现代档案管理的重要模式,但还存在着许多亟待解决的问题。为了适应现代档案管理发展的需求，笔者通过认真的研究、探讨，提几点浅显的建议及对策。

【关键词】电子档案；管理；问题；对策

一、电子档案管理存在的问题

电子档案管理是档案管理和现代信息技术发展相结合的产物,它将成为现代档案管理的重要模式,它可以给社会及人民群众利用和共享档案信息资源带来诸多的便利。电子档案管理以其现代信息技术手段，在其收集、存储、输出和处理等方面,与传统载体档案相比较具有不可替代的优越性。由于电子档案形成的内容与存在的形式具有相对独立性，极易使其内容发生变化，从而导致其失去了固定的形式，使档案行政管理部门对其进行检查时，对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性难以进行认定。所以说，电子档案管理工作中存在着许多亟待解决的问题,具体总结如下:

（一）电子档案管理意识淡薄。大部分党政机关、企事业单位等部门领导及档案管理人员对电子档案管理的意识淡薄，管理机制不健全，监督指导不到位，上级领导对电子档案管理工作重视程度不够,没有统筹规划和基本制度约束，财政投入不足,缺乏对电子档案工作管理和领导。

（二）电子档案的原始性问题。新生成的电子档案，其状态与传输、接收中的状态应该是完全一致的，既是原始的，但又可以复制，原始性不容易判断和确认。

（三）电子档案的真实性问题。在将纸质档案向电子档案的转化过程中，由于计算机硬件与软件传输系统存在不稳定性，加之工作人员技术水平有限，稍有不慎就会导致档案信息的丢失，致使电子档案内容失真、“出错”等问题极易发生。

（四）电子档案的安全性问题。计算机管理系统功能强大、技术先进，但存在很多缺陷。首先，电子档案管理系统内存储的数据输入易被篡改或破坏，网络系统中信息易被窃取或泄露，安全存储功能薄弱；其次，计算机病毒的危害性破坏极大，会直接影响电子档案的安全。

（五）档案管理人员素质问题。第一，各部门没有建立健全的电子档案管理人员的监督考核制度。由于电子档案存储的数据记录在光盘、磁盘等磁性介质上,通过技术手段实现篡改、复制、伪造档案信息的非法行为,具有很强的隐蔽性,发现作弊是很困难的。第二,缺少必要的计算机维护、网络安全维护人员。电子档案管理包括硬件和软件系统安全、网络维护等,要求工作人员不仅要掌握电子档案管理专业知识,还必须熟练掌握现代信息技术。

二、加强电子档案管理的对策建议

通过对电子档案管理工作中存在的问题分析、探索，提出以下几点对策和建议：

（一）加强对电子档案管理工作的认识。首先，党政机关、企事业单位领导及档案管理人员要从实际出发，不断增强电子档案管理工作意识，建立严格的电子档案管理制度和规范。加大宣传和监督力度，切实做好电子文件的数据接收、整理、归档、移交以及录入转化工作。其次,要积极争取上级领导的重视、关心和支持,加大财政投入,购置先进的软硬件设备，配备懂电子档案管理的专业技术人才，并将此项工作纳入机关、事业单位工作范畴加以考虑和安排,保证电子档案管理工作正常有序开展。

（二）加强对电子档案形成单位的管理。档案行政管理部门制定科学规范的电子档案接收数据模式,建立统一的电子档案管理流程，使用统一的档案系统管理软件，要明确各方职责和管理权限，制定电子档案的归档范围、归档时间、归档要求及方式。同时还要定期对所辖区机关、企事业单位档案管理人员进行业务指导、监督与检查，使各部门形成的电子档案及时收集、整理、归档，做到齐全完整、科学规范。

（三）加强电子档案的安全可靠性管理。采用现代信息安全管理措施，建立完善的、与存储技术相匹配的管理制度，通过明确电子文件管理流程，根据电子档案管理需求，将文档一体化管理模式构筑起来。定期对设备进行检查与维护，及时更新档案系统管理软件，确保电子档案的真实性、完整性、原始性。在调阅电子档案时，通过设置访问权限、密码、验证码等方式，防止外来因素对电子档案的恶意攻击、破坏和篡改，从而提高电子档案的安全可靠性，便于永久保管、利用。

（四）加强电子档案的数据备份与保管。首先，要做好电子档案的数据备份与恢复工作。针对网络传输系统不安全、易受计算机病毒、黑客攻击等特点，要建立数据备份与恢复系统，确保电子档案信息在计算机或网络出现故障时安全无误；此外，电子档案的存储介质易受磁场、温湿度、粉尘、细菌等因素影响，致使存贮的内容存在不稳定性，所以，存放（存储）电子档案必须有专用库房、防磁柜以及安全性较高的磁性介质、电脑设备等。

（五）加强对档案管理人员的素质培养。电子档案管理是一项专业性、技术性、政治性很强的工作，随着现代信息技术发展，对档案工作人员的要求越来越高，档案主管部门要加强对电子档案管理人员政治素质与专业技能的培养，通过举办培训班、现场指导、发放学习材料等形式，让他们系统掌握现代信息管理知识和档案专业知识，使他们树立较强的责任意识、风险意识，具备较高政治素养、职业道德水平。