浅谈会计电算化系统下内部控制存在的主要问题

2015-11-18丁建慧

时代金融 2015年5期

丁建慧

（河北燕兴机械有限公司，河北张家口 075041）

随着会计电算化信息系统在企业的普遍应用，企业会计管理和会计核算的环境发生了巨大的变化。会计电算化在提高会计核算的准确性和可靠性的同时，也给企业的内部控制带来了许多新问题。在实际工作中，我们即要坚持手工会计核算系统内部控制的基本要求，又要符合电算化会计系统的特殊性，这就需要企业根据自身情况建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度。从实际情况看，内部控制存在问题比较多，主要表现在以下几个方面：

一、系统内岗位分工原则的重要性下降

在传统的手工会计处理系统中，内部控制建立在不相容职务相互分离的基础上，内部控制对各个岗位的职责、工作要求和各岗位之间相互关系都做出了明确规定。实现会计电算化后，计算机使用功能的高度集中导致了岗位职能的集中，原先在手工操作下由不同岗位会计人员处理的有关经济业务，现在在会计电算化中可以“轻而易举”的合并，由一个岗位在终端机上一次完成。这样，企业不再需要大量的会计人员，会计人员岗位分工原则的重要程度也就下降了。

这时，某些会计人员可能会利用自己既从事数据输入、处理，又负责数据的输出、报送等方面的便利条件，在未经批准的情况下，通过计算机和电算化网络浏览全部数据文件，修改、复制、伪造、甚至销毁企业重要的财务数据，而且能做到不留下任何痕迹。这就给企业经营管理增加了出现错误与舞弊的风险。

因此，在电算化系统下，对其实施有效的内部控制，困难大，意义更大。

二、各系统间缺乏有效的共享

在我们使用的会计电算化软件中，有的是企业自行开发的，有的是企业购买的，不同的系统各自使用不同的操作平台和支持软件，各软件公司因为经济利益的原因相互之间没有达成业界的协议，自然就没有统一的数据接口，使用者很难在不同系统上实现数据共享。造成工作人员重复劳动，这不仅增加了工作量，而且增加了出错机率，使财务软件不能充分发挥管理功效和预测功能。在这种意义上讲，它只能称为电子账本，不能更好地为内控管理提供科学、准确的数字信息。

三、数据的脆弱性

会计电算化信息系统，是以数据库为基础开发会计软件，如果有一些具备数据库专业知识的人想绕开会计软件的各类控制措施直接进入这些数据库，篡改或拷贝数据库里文件，是完全有可能做到的。另外，会计数据大量集中保存在肉眼无法识别的电磁介质中，这些介质在受热、受潮或强电磁场下都有被损坏的可能，这就增加了数据的脆弱性。而计算机网络是开放的，即便是在会计局域网中会计信息系统的数据也很可能遭受非法访问甚至是黑客或病毒的侵袭。因此，企业为保证会计信息系统的财务数据不会丢失和毁损，在实施会计电算化的同时一定要加强财务数据安全方面的控制，避免会计软件的程序控制失效。

四、企业文化建设落后与人员素质偏低

企业文化是企业具有的一种无形的力量，它对企业员工的思维、行为方式具有约束和规范作用。但是，有不少企业对企业文化建设不够重视，或是没有形成自己的独特文化，即使制定出各种规章制度，因为没有良好的执行氛围，也不能将企业制度与文化、习惯、行为标准有机的结合起来。企业没有自己的企业文化作支撑，会出现员工舞弊无人阻止、人本理念无作用的怪象。而内部控制也只能是“为控制而控制”，没有任何意义。所以，良好的企业文化建设有利于内部控制的开展和实施。

在企业发展过程中，企业管理者的素质占据重要的位置。企业只有具有高尚的道德、健康的人格和完善的价值观念的管理者，才能影响和激励企业文化的建设。而企业员工素质的提高更是形成独立的企业文化氛围的基础。但现实情况是员工培训已经步入了“恶性循环”。如一些承包、租赁等形式经营的企业，经营者存在短期行为，不重视职工的教育培训；还有一些经营效益不佳的企业，教育基金没有足够来源，无力培训员工。所以，企业要想真正走向成功，在文化建设上跟上时代步伐，要建立“以人为本”的内部控制制度。