关于新形势下高校档案信息化建设的思考

邵 婧 齐鸿雁

（西北大学，西安 710069）

2008年9月教育部和国家档案局联合颁布实施的《高等学校档案管理办法》明确指出：将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展[1]。2014年5月中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求：建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系，进一步完善档案工作体制机制。[2]如何做好新形势下档案信息化建设工作，已经成为高校档案工作亟待解决的问题。

一、档案信息化建设的含义

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。[3]信息是指音讯、消息、通讯系统传输和处理的对象，泛指人类社会传播的一切内容。人们通过获得、识别自然界和社会的不同信息区别不同的事物，从而认识和改造世界。[4]信息技术是主要用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称。[5]

档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作的现代化水平，针对档案工作的新情况，站在全新的视角，重新审视档案工作的理论，创建网络环境中档案工作的基本框架，确立数字化条件下档案服务的基本方法，实现档案信息可控的社会化共享服务。[6]档案信息化建设的内涵是建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系等三个体系。档案信息化建设的外延包括档案基础设施建设，档案信息资源建设，档案工作队伍建设，档案管理利用系统建设，档案信息制度建设，档案法制及其档案安全保障体系建设等六个方面。在新形势下，档案信息化建设呈现出以下特点：

1.基础性

档案信息化建设的基础性是指档案基础设施建设和档案基础工作。档案基础设施建设包括档案信息网络系统硬件建设和档案数字化设备投入。档案基础工作通常是指档案资料的采集、接受、归档等工作，这类档案基础工作是档案信息化建设的前提，离开档案基础工作，档案信息化建设就成为了无源之水、无本之木。站在更高的层面观察，档案信息化建设蕴于档案基础工作之中，是档案基础工作中不可分割的部分。开展档案信息化建设是档案基础工作的一部分内容。

2.紧迫性

随着高校办学规模的扩大，管理体制的改革，档案数量呈几何式增长，涌现出大量的电子档案。丰富的档案馆藏使档案工作强度增大，查找速度减慢，利用效率降低，为了应对新时期档案工作的需求，加强高校档案信息化建设已经迫在眉睫。

3.长期性

档案信息化建设是一个长期的过程。在今后相当长的一段时间内，档案的管理利用方式是实体档案与信息档案共存共用的方式，是既有实体档案、又有信息档案的一种管理利用方式。经过一段时间的过渡与完善，最终实现档案工作信息化。

4.系统性

档案信息化建设是一项系统工程，要着眼于三个体系，涵盖六个方面。档案信息化建设要在保障档案工作的基础上，实现档案信息存储、接收、利用的一体化，要在保障档案信息安全的基础上有限制的共享利用档案资源，建立档案工作一体化的通信渠道和馆际云共享体系，实现档案管理现代化，将被动等待上门利用转变为主动服务利用者的过程。

5.复杂性

档案信息化建设是一项复杂工程。主要表现在建设内容复杂，涉及部门复杂，协调关系复杂。在目前经费少、设备差、领导不重视、人员不专业，工作要求高的情况下，档案信息化建设举步维艰。

二、高校档案信息化建设存在的问题

在新的历史条件下，高校档案工作既是一种基础性日常工作，又是一种辅助性服务工作。然而，社会普遍对高校档案工作存在一些认识上的误区，影响了高校档案信息化建设的进程，具体表现如下：

1.社会对档案工作缺乏认识，领导对档案工作欠缺重视，导致档案信息化建设的基础设施相对薄弱。

档案是历史的真实纪录，是宝贵的文化财富，是与人们工作、生活息息相关的不可再生的信息资源，它记载着人类文明的优秀成果，反映着历史的经验和教训。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的工作，是党和政府工作的重要组成部分，是为社会服务的重要基础性工作。[7]然而，档案工作毕竟是一种基础性工作，部分地方、个别部门、包括少数高校对档案工作还不够重视，档案事业经费投入不足，档案工作基础设施薄弱，档案信息化建设相对滞后。现有的基础设施无法满足日益激增的档案工作的需要，现有的档案设备不能支持网络环境下数字档案馆的运行。

2.在网络环境下，大数据时代对档案工作提出了新的要求，传统的档案工作不能满足日新月异的档案管理利用需要，档案信息化建设的标准规范相对滞后。

档案信息化建设的发展和应用需要相应的标准规范予以支持。制订档案信息化标准规范，是档案信息化建设的客观需要，有利于增强档案工作的质量，提高档案工作的效率。然而，目前的档案标准规范还不能满足实际工作的需要，严重滞后着档案信息化建设的进程。明确细化档案信息化管理标准规范、档案信息化技术标准规范、档案信息化业务标准规范、档案信息化法治标准规范以及档案信息化安全保障标准规范，使之符合实际工作的需要，是档案工作者的另一任务。

3.新时期档案工作对档案工作人员提出了新的要求，但是，现有的档案工作人员无法满足日益增长的档案工作的需要。

现有档案工作人员编制数量匮乏，专业基础技能薄弱，信息技术知识缺失，无法满足档案工作的实际需要。自从1999年高校扩大招生规模以来，在校学生数量不断增多，学校的教学管理、科学研究、基础建设等工作任务随之加大，加之学校教学改革的深化，管理体制的健全，随之形成的档案资料呈几何式增长，然而，档案工作人员的数量却没有显著增加，甚至无法满足日常档案工作的需要，许多档案编研工作无法开展。另一方面，高校档案工作人员多是“半路出家”，既欠缺档案工作的业务技能，又缺乏信息技术的相应知识，无法满足日益增长的档案工作需要。而且，院系、职能部门等单位具体整理档案的人员都是兼职档案人员，有些单位甚至没有固定的兼职档案人员，而这些工作人员本身都承担着除了档案工作以外的其他工作，既欠缺档案工作的业务技能，又缺乏信息技术的相应知识，亟待相应的专业培训和指导。

4.与传统档案的保管方式不同，档案信息化管理自身的特点导致档案利用缺乏安全保障。

电子档案的信息内容与载体的可分离性、纸质档案数字化对电子设备的依赖性、网络环境的开放性，难以完全保证档案信息的原始性、档案内容的真实性和档案传输的可靠性。数字化的档案信息在存储、保管、利用的过程中容易被篡改。档案信息在网络传输的过程中也很可能造成泄密。切实有效地保证档案信息安全是档案信息化建设的重要问题之一。

5.现有的档案网站、档案管理利用系统无法满足档案利用者的需要。

高校现有的档案网站设计简单、功能单一，有的甚至没有检索功能，没有馆藏档案信息数据库，无法满足档案利用者的需要。大部分高校缺乏档案管理系统或者仅有单机版的档案管理系统，无法满足建设数字档案馆的需要，有的高校即使建立了网络版的档案管理利用系统，也缺乏相应的应用功能和安全保障机制。

三、加快高校档案信息化建设的措施

高校档案信息化建设要求我们做好理论支撑与平台构建，抓好工作队伍建设，确立制度规范，跟踪利用者的反馈评价，及时改进服务方式。即抓好“五个一工程”，建设一支专、兼职结合、既懂得档案业务又掌握信息技术的专业队伍；编写一套适合学校校情特点和业务构成的档案分类管理细则；搭建一个高效便捷的档案管理利用系统平台；建立一套利用者反馈信息和追踪调查的网络机制，分析利用情况，服务教学科研，改进工作方式，提高服务效率；构建一套具有学校特色的档案归档标准体系、档案利用服务体系、档案安全保障体系和档案工作评估体系，完善档案工作的总结评优办法和奖惩激励机制。具体做好以下六个方面的工作：

1.提高认识，加大投入，做好档案信息化基础设施建设。

档案是历史的真实记录，是宝贵的文化财富。档案与你同行，伴你一生，它披着一层神秘的面纱，却与工作、生活息息相关。然而，社会各界对档案重要性的认识还远远不够。档案部门是高校中比较边缘的部门。加强档案认识，完善归档意识，提高领导对档案工作的重视程度，加大档案信息化建设的必要投入，是进行档案信息化建设的基础。

2.全面动员，落实责任，做好档案基础工作，加快馆藏档案信息化建设。

档案基础工作是档案信息化建设的基石，档案信息资源是档案信息化建设的核心。目前的主要任务是做好实体档案的信息化建设和电子档案的采集、接收工作，建立完善馆藏档案目录索引数据库，馆藏实体档案资源数据库，馆藏电子档案资源数据库。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础。首先，将原来的卡片目录、纸质目录以及以前的电子文件目录（word，excel等）进行整合，建立统一的馆藏目录索引数据库；其次，通过扫描录入、数码处理等信息技术，逐渐将纸质、音像、实物等档案资料信息化。再次，整合学校网站、OA系统、学生管理系统、教学管理系统、科研管理系统、人事档案管理系统等各个不同数据结构形式的电子文件，形成格式规范的信息档案，打好档案信息化建设的基础。

3.确立标准，完善制度，制订档案信息化标准规范，构建成熟的档案信息化理论体系。

现行的档案信息化制度体系还不够完善，我们要根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》和国家档案局第30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》的要求，编写一套适合学校校情特点的档案分类管理细则，档案服务利用规范，档案安全保障规定，确立档案制度标准和档案编研规范，完善档案工作总结评优办法和奖惩激励机制，构建成熟的档案信息化理论体系。

4.引进人才，强化培训，造就一支适应新时期档案工作要求、精通档案业务、掌握信息技术的档案工作队伍。

档案工作既是一项长期的基础工作，又是一项需要精通档案业务、掌握信息知识的技术工作。造就一支适应新时期档案工作要求的档案工作队伍，是进行档案信息化建设的必要条件。可以采取引进与培养并重的方式，一方面，引进既懂得档案业务知识，又精通网络信息技术的高质量人才。另一方面，积极培养现有的专、兼职档案工作人员，完善现有档案工作人员的知识结构，使之成为既精通档案业务技能又掌握信息技术知识的复合型人才。档案工作人员应该树立终身学习的理念，不断提高知识水平与业务能力，以适应新时期档案工作的需要。

5.安全保管，分级授权，加强档案信息安全保障体系建设。

在制定档案信息安全保障规范的基础上，加强档案信息安全保障体系建设，一方面要保障档案信息网络运行环境的安全，针对不同用户授权不同密级权限，通过计算机、网络、密码、信息安全技术，进行访问控制、通信加密、识别鉴别、预防病毒等工作，保护档案信息在校园专用网络以及公用通信网络中传输、交换和储存的机密性、完整性和真实性。[8]另一方面要保障档案信息的安全，尤其是上网档案信息的安全，按照中办《意见》的要求把档案信息异地异质定期备份到持久耐用的载体上，一般备份两份，有条件的可备份三份。不断规范操作程序，避免因为操作不当产生的数据损坏或丢失，对于密级要求较高的档案信息不能上网，防止泄密或者失密。

6.分步实施，逐渐完善，搭建一个高效便捷的档案管理利用系统平台，建立一套利用者反馈信息和追踪调查的网络机制，最终建设一个能够馆际云共享的数字档案馆。

基于建设网络环境下能够馆际云共享的数字档案馆是档案信息化建设的最终目的。考虑到档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，它不可能一蹴而就。首先，要搭建一个高效、便捷、安全的档案管理利用系统平台，即做好档案网站建设和档案管理利用系统建设；其次，在做好档案管理利用平台建设的基础上，建立一套利用者反馈信息和追踪调查的网络机制，以便跟踪调查档案利用情况，及时改进服务方式，更加有效的为利用者服务；最后，逐渐完善并最终建设一个能够馆际云共享的数字档案馆。

加强高校档案信息化建设是时代发展的历史呼唤，是社会进步的必然选择，是实现档案管理现代化的客观要求，是提高档案利用服务水平的有效举措，是保障档案安全、尤其是保障珍贵档案安全的技术措施。高校档案信息化建设不是一蹴而就的事情，而是一项长期复杂的系统工程。所以，加强高校档案信息化建设任重而道远。

[1]中华人民共和国教育部第27号令.高等学校档案管理办法[Z].

[2]中办发〔2014〕15号文件关于加强和改进新形势下档案工作的意见[Z]

[3]中华人民共和国档案法[Z].

[4]信 息[EB/OL].hppt://baike haosou.com/doc/933443-986650.html

[5]信息技术[EB/OL].hppt://baike haosou.com/doc/3309856-3486205.html

[6]张二莉. 档案信息化建设的重要性[J].河北联合大学学报：医学版,2011,13(6).

[7]祁晓玲.珍藏历史 服务现实 不断提高档案工作科学化水平[J]. 四川档案,2013(1):23-23.

[8]杨公之.档案信息化建设实务[M].北京：中国档案出版社,2003:290.