农业科研院校科技档案信息化管理体系在科研绩效评价中的作用

刘萌 盛占武 宋顺 王丽霞 校导

摘要 简述农业科研院校科技档案的内涵及作用，分析农业科研院校科技档案管理存在的问题，提出构建农业科研院校科技档案信息化管理体系的建议。

关键词 农业科研院校：科技档案信息化管理：科研绩效评价

中图分类号G271

农业科研院校既是中国科技创新体系的重要组成部分，又是发展现代农业科学技术的基础、培养新型农业人才的摇篮，承担着科研与教学任务的同时，也承担着转化科技成果与推动现代农业可持续发展的任务。农业科技档案是农业科研院校科技水平的体现，是对科研项目、科研成果、科研产出等重要资料的历史性记录和总结，能客观真实地反应科学技术研究活动实施过程和取得的进展，是科技人员劳动和智慧的结晶；同时农业科技档案对农业科研工作中取得的成功经验及失败教训的归纳，具有知识性、凭证性及效益性等特点，其科技凭证价值和信息资源价值可以为人们农业生产、生活、科学研究等提供可靠的依据和借鉴，且影响着科研绩效评价体系的运行。

农业院校的科研管理工作是一个系统的复杂的过程，是对人、财、物、制度、信息等资源的高度归纳、整合和运用，科研绩效评价工作是促进积极开展科学研究活动的保障，是科研管理工作的基础，科研档案管理工作的优劣直接关系到科研绩效评价工作是否能协调运行，对单位整体科研指标的建立起着决定性作用。随着信息技术的迅猛发展与广泛应用，传统的档案管理模式已不能满足现代科研管理工作发展的需求，在信息化高度发展的今天，以数字化手段高效收集、管理科技档案信息资源，是农业科研院校科技档案管理的发展趋势。笔者对农业科研院校科技档案信息化管理体系在科研绩效评价中的作用进行了简要分析。

1 农业科研院校科技档案的内涵及作用

档案具备多种特I生，如知识性、社会性、历史性、价值性、政治性、教育性等。在这些性质中，历史性是其天然的本质属性。近年来，随着中国对农业科研投入的力度逐年增加，整体农业科研实力持续稳定提高，农业科研院校对农业科研档案的管理也越来越重视。根据农业科研院校科技管理的特点可将科技档案分为科技项目档案、科技成果档案和学术交流档案等。

（1）农业科技项目档案主要是指在农业科学技术研究过程中对某一个发展方向、目标展开深入研究的过程，是农业科研院所档案的重要组成部分。

（2）农业科技成果档案主要是指在科学技术研究中产生的论文、专利、品种、标准、奖励等科研成果，是农业科研院所档案的主体。

（3）学术交流档案主要是指在科技人员参加任何形式的科技交流活动行程的各类科技文献及学术资料，包括本单位科研人员进修、访问、讲学、出国考察以及出席国际学术会议等。

农业科技档案的内容是农业科学研究中获得的第一手资料，也是最重要的资料，具有客观性、完整性和借鉴性，为后续农业科技研究提供重要基础性资料。

2 农业科研院校科技档案管理存在的问题

2.1 重视程度不够，人员配备不足

多数农业科研院校由于对科技档案管理的认识存在不足凹，“重科研课题申请，轻课题实施管理”的现象普遍存在，使科技人员忽略了档案管理工作的重要性和专业性：建档意识较为薄弱，对科技活动中形成的档案材料不重视，对档案材料的收集、分类、编目、归档工作不熟悉，对档案管理知识缺少系统的学习和了解，极易造成把关不严或归档不全。同时，数字和信息时代虽然为农业科技档案管理人员提供了发展的空间，但是也带来了较为严峻的挑战。大部分科研管理人员往往身兼数职，没有足够时间系统地开展科技档案管理工作，更谈不上开发利用档案以提高科研管理工作效率和水平，这都会导致档案质量大打折扣。

2.2 管理体制不健全，运行机制不完善

科技档案管理现有规章制度不能形成标准规范体系，覆盖面有限。在整理、保密及归档等方面缺乏系统的制度要求，相应监督评价制度、工作移交制度不严格，造成科技档案管理人员难以行使其监管权力或只求应付检查等，易造成归档不完整甚至档案缺失，且归档内容简单化、单一化，不利于开发利用。此外，档案管理人员和科技人员之间的沟通配合仍存在问题，严重影响收档、归档工作的顺利开展，易发生档案随科研骨干或课题主持人岗位流动而流失，给单位造成科技损失。

2.3 管理手段单一，信息化意识不强

农业科研院校作为国家农业科技的主要力量，承担着大量的科学技术研究项目，积累了大量的科研数据资料，涉及领域广泛，种类繁多，以传统的纸质档案管理模式为主的档案管理体系主要立足于立卷、保存等一般要求，其手工操作在资料收集、检索等方面效率不高，更谈不上资源共享、远程服务。随着科学技术的进步与发展，计算机及网络化技术的普遍应用已深入社会的各个行业和领域，但一些单位仍未能意识到科技档案信息化建设的必要性，一味安于手工管理档案信息的现状，不善于利用电子文件和通信网络改进档案管理体系。此外，有的单位虽已应用计算机技术进行管理，但仍不能正确理解信息化，只注重形式，忽略了发展软件开发、数据库建立、检索工具升级等相关配套技术，难以适应新形势下科技档案管理工作的需要。

2.4 档案设施落后，资金投入不足

目前，科研项目已逐步实现网络化管理，申报、评审、年度进展、结题总结等形成了大量电子文件，而科研项目投入与科技档案管理投入不成正比，科技档案的管理工作落后于科技工作的开展。现有档案管理设施不但不完全符合防火、防潮、防磁、防虫等基本要求，而且缺乏必要的现代化信息管理等软硬件设备，更谈不上在开发应用必要的配套服务平台和便捷检索工具，仅备份了纸质文件和少量电子信息，大量电子文件无法实现及时完整归档以被开发利用。

3 农业科研院校科技档案信息化管理体系的构建

3.1 提高重视程度，建设专业管理队伍

农业科研院校科技档案资源记录了农业科研工作的结晶，开展科技档案信息化管理体系建设有助于优化农业资源配置，提高农业科技创新能力，加快农业科技成果转化能力，具有深远而重要的意义。因此，应加强档案管理的重视程度，设置独立的档案管理科室，与领导分工对接。在科技人员中开展《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等档案专业法律法规和业务培训的学习应用推广活动，并使其规范化、制度化。同时，在当今信息技术高速发展的时代，构建现代化农业科研档案管理体系是必然的发展趋势。因此，应充分利用互联网信息平台，紧跟国家的步伐，定期更新国家和相关行业领域对档案信息化建设方面的要求和建议，以增强科技档案管理意识，促进农业科技档案管理人员启迪思维、开阔视野，提高各种业务和技能水平。另外，可引进一定比例的档案管理和信息技术等方向的专业人才，将“走出去，请进来”两方面结合，培养既熟悉科技档案管理又有过硬现代信息技术能力的复合型专业管理队伍。

3.2 创新管理制度，完善管理机制

农业科研院校要对农业科技档案进行有效管理，必须借鉴先进的管理理念，以进一步挖掘科技档案的学术性、实用性为目的系统规划信息化管理工作，创新档案管理形式，改进档案管理程序，摒弃不适应现代信息化建设的传统束缚，建立农业科技档案管理体系，完善科研管理综合评价机制和科研绩效评价体系。首先，要把农业科技档案管理工作纳入到单位科研管理范畴中，引进专业档案管理人员，定期对科研人员进行档案管理相关知识培训：同时加强与科研管理部门密切联系，及时了解最新的科研动态信息，跟进科研项目执行情况，掌握科研工作进展及其变更情况，建立农业科技档案全过程管理的工作流程和工作制度，使科研档案先于科研项目结题前完成，但形成于科研项目研究之中。其次，科研档案部门工作人员应善于利用多种渠道、多种方式按照成果性和记录性并举的原则科学合理地进行科技档案的收集、整理、归档工作。此外，要充分发挥科研人员在科研项目档案中的主体作用，合理运用奖励机制，让科研人员充分认识到科研档案的重要性和唯一性，促进其科研档案的建立、归纳和整理，引导科研档案建档工作进入多元化管理轨道，根据科研档案内容的特点、作用和分类，对科技档案价值进行鉴定，以科技信息含量的高低为标准，正确处理质与量的关系，不断充实、优化科研档案内容，既保证数量，又注重质量。最后，注重开发、利用档案资源，提供阅览、出借、复制、信息交流和咨询服务，协助科研人员开展工作，服务科研生产和各项管理工作。科研管理综合评价机制包括项目材料的审查和评价、档案管理工作的监督和检查、科研绩效评价体系及相应奖惩办法等。对档案管理工作定期进行监督和检查，发现问题及时改正，将科技档案管理工作计入年底科技工作考核范围，以奖惩制度充分调动起科研人员和管理人员对科技档案管理工作的积极性。

3.3 引进现代化管理手段，推动信息化建设

随着现代社会的高速发展，科技高速信息网络已成为人类信息交流的主要工具，传统的科技档案管理体系急需引进信息化的管理手段，否则终将被淘汰。科技资源的数字化和信息化是科技档案信息化建设中最重要的基础，即将原始的纸质档案资源转化为电子文件，形成电子档案，同时进行网络化链接，从而创建完善的科技档案管理平台，实现科技资料的有序分类及标签化、文档一体化管理，从而建立统一的各类资源科技档案数据库，集中存储科技资料，构建农业科研院校科技档案资源共享平台。在实践中逐步摸索，形成一套完整的现代化信息化科技档案系统整理模式，为农业科研院校的发展服务，彻底改变传统管理手段“原始保管，手工检索，上门利用”的落后局面。

3.4 加大配套设施建设投入，合理开发信息资源

农业科研院校的科研档案信息化建设是一项综合性、复杂性的系统工程，应将其纳入到单位基础管理工作体系中，与单位的其他管理工作一起统筹安排、同步规划，同时加大在资金配套、软硬件设施、技术培训等方面的投入支持。提倡多质多地保存策略，把带有归档标识的科技电子档案复制到耐久性好的磁、碟、硬盘等介质载体上，一式多套，分别用于本地或异地封存保管、借阅查询等。同时，对存储介质实行定期检测，定期更新。以视频监控系统和数字安全系统作为必备的安全保障措施，确保科技档案的信息安全。此外，将原始手工操作完成纸质档案的收集、整理、编目、归档、保管和人工完成的检索、利用、统计等环节，通过利用计算机系统和电子设备的录入和保存，完成档案的电子归档和管理，可在系统中增加综合查询系统，开发多种检索工具，开展远程服务，既有利于提高农业科研领域的信息资源共享，使农业科学技术得到有效利用，同时促进农业科学技术研究理论知识与其他学科间的交流与共享、构建与传承，促进农业科研院校的发展。

综上所述，科技档案是单位科研绩效评价体系建立的基础，是农业科研院校发展的关键，所以科研管理部门和科技档案工作者必须解放思想，更新观念，积极主动工作，让沉寂的科技档案为单位科研实力的增强和社会经济的发展发挥应有的作用。