高等院校增强档案收集工作的策略分析

李继军

高等院校增强档案收集工作的策略分析

李继军

随着人类进入知识时代，人才的作用日益凸显，各个高等院校都在加大对人才的挖掘与培养力度，提升师生整体的素质与水平，不断提升高校学生的整体能力，增强高校自身的科研能力与教学水平。在这一背景下，本文旨在结合当今档案收集工作的实际，对高校的档案收集工作进行探讨与分析，为高校的档案收集工作改进提供一定的借鉴经验，为日后有效地增强高校档案收集工作提供一定的理论支持。

档案作为高校各类管理活动的真实记录，同时也是对自身发展的阶段性回顾，是高等院校群体文化和发展模式的科学规划，是完善自身、科学发展的一种重要的途径。高校需要适应时代的要求，根据现实的要求，不断调整档案收集工作的重点，寻找档案收集工作的新途径，逐渐形成科学高效的高等院校档案收集新模式，从而推动高等院校档案管理工作的顺利进行。

1 档案收集在高校开展的必要性

1.1 对高校档案的科学收集是我国法律提出的客观要求。相关法律要求，学校要依法对档案进行科学高效的整理，并且规定高等院校应重视档案收集重要性的宣传，从思想层面提高学校师生对档案收集重要性的认识，并根据高等院校工作的实际情况，定期制定档案收集计划，对档案收集工作进行一定的梳理与总结，对档案收集工作中表现出来的难点，在新的工作计划中进行重点突破，深化档案收集工作，使得高等院校的档案收集工作科学高效地进行，为档案的合理使用奠定坚实的基础。

1.2 档案收集作为一种信息收集与分析，在实践中有着十分重要的作用。高等院校作为我国教育体系中的重要一环，其在国家发展过程中扮演着重要角色，因此更需要对档案进行合理的利用，将档案收集与高校学术氛围的养成，教学质量的提升以及校园文化的构建有机地结合起来。在档案收集环节，对于高校的发展进行阶段性的回顾，对自身发展的优势与短板进行科学的认知，制定出科学的发展战略，以此为起点，不断强化自身的发展优势，保证高校发展的良好势头，提升高校自身的生存空间，提升高校自身的教学质量与科研能力，从而为国家培养出更多优秀人才。可以说，档案收集是我国高等院校进行自身科学总结，明确优势与短板的重要方式，也是高校明确自身发展方向，获得生机与活力的重要手段。

1.3 高校文化的构建与高校档案收集之间存在千丝万缕的联系，高校文化作为一种文化生态，对于学生的日常学习与高校自身的发展有着十分重大的作用，档案收集工作能够让我们对学生的文化素质、生活习惯有一个较为全面的了解，为学生的选拨与培养提供一个科学的标准，从源头上构建起独特的校园文化环境，而这种独特的校园文化形成之后，又会对学校与学生产生深远持久的影响，发挥着重要的作用。

2 新背景下进行档案收集的原则

2.1 遵循制度化的原则。高等院校在档案收集的实际工作中，要将档案收集制度化，实现档案收集责任制，采用科学的档案收集手段，建立起一个高效的档案收集体系，并将档案收集作为档案管理工作考核的重要内容。

2.2 遵循高效化的原则。档案收集作为时效性较强的工作，需要我们在较短时间内，以较快的速度来完成，来满足高校档案管理体系的客观要求。这就需要我们借助信息技术对档案进行高效的整理，利用计算机技术，对学生档案进行持续的更新与完善，大大增强我国高等院校档案收集工作的时效性，并在此基础上，对档案进行科学的分类，便于高等院校对档案的使用，为档案的科学使用奠定坚实的基础。

2.3 遵循法理性的原则。近些年来，国家将档案管理工作放在一个十分重要的位置上，加强了对档案收集工作的立法。在这一背景下，要求高等院校在档案收集的实际工作中，严格遵守国家相应的法律法规，以法律来规范自身的档案收集工作。这为我国高等院校的档案收集工作提供了一定的标准，保证档案收集工作的顺利进行，同时也为普通公民维护自身的合法权益提供法律依据，保证我国档案收集整理工作的持续进行。

3 高等院校增强档案收集的途径与方法

3.1 科学调整归档的范畴，拓宽档案收集的范围。归档范畴作为档案收集的重要手段，能够对档案收集的范围进行科学的判定。由于我国教育体系正处于改革阶段，高等院校的教育职能也在不断发生改变，为了适应这种变化，档案收集人员要以更为辩证的方法来进行归档调整，从而保证档案收集的合理性与科学性。这种做法使得档案收集能够满足高校自身发展的需要，能够适应我国教育改革的步伐。

3.2 将更为先进更为高效的档案收集方法与手段引入到档案收集的实践活动中，要充分利用信息技术与计算机技术等技术手段。在现有的技术条件下，对档案进行分类收集与整理，并编写更为全面更为实用的档案检索方式，便于我们对档案进行整理完善，防止出现档案收集遗漏或者重复的现象，同时也方便档案的利用。

3.3 定期进行档案整理，确保档案收集的简洁明了。档案收集虽然要遵循齐全完整的原则，避免信息的遗漏，但是这并不意味着对每一条信息的详细记录。档案收集与记录的信息应该适中，既能够反映学校自身发展的情况，又不能过于繁琐，影响到正常的查阅，这就需要我们在档案收集的过程中，定期对档案进行科学的整理，在不影响档案管理的情况下，对于一些无用信息进行删除，降低档案收集工作的强度，保证档案收集工作的顺利进行。

[1]袁琳.试论高校档案数字化建设[J].黄冈师范学院学报,2014(3)

[2]罗竹莲.略论文件收集渠道方法及其它[J].北京档案,2014(2）

[3]饶永.简论高校档案数字化建设[J].电子科技大学学报社科版,2015(6)

（作者单位：湖北科技学院437100）