浅论我国《公司法》中董事会秘书制度之完善

刘美蓉

[摘要]董事会秘密制度的设置不仅提高了公司董事会决策的效率，同时也提高了公司信息披露的质量，已成为现代公司治理不可或缺的一部分。

[关键词]董事会秘书；价值；完善

[中图分类号]D920.4 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2015）14-0076-02

董事会秘书制度（英美法系国家称为公司秘书制度）从其诞生发展至今已近200多年，从英美法系走进大陆法系，它不断在发展和完善。该制度的设立不仅提高了公司董事会决策的效率，同时也提高了公司信息披露的质量，从而保证了公司良性运作并为监管部门及公司利益相关者提供可靠依据，董事会秘书制度已成为现代公司治理不可或缺的一部分。

一、我国董事会秘书制度现状

在实务操作过程中，我国董事会秘书与公司普通文职秘书常常被混为一谈，法律所规定的高管地位形同虚设。2004年山东省上市公司协会曾对董事会秘书工作进行过实际调查，结果显示51.3%的董事会秘书认为如果自己不是董事会成员或者副总经理，那么将不具有高级管理人员的地位和待遇。十年后，据2014中国上市公司董事会秘书生存状态调查报告显示，49%的董事会秘书认为自己的地位和待遇、权力与责任不一致。据调查报告显示，除兼任董事的董事会秘书能够真正履行法律所规定的董事会秘书职权以外，其他董事会秘书处理的大部分属于事务性工作。因此，目前我国面临的主要问题是如何完善董事会秘书制度，使其在实际操作过程中更好地发挥其制度作用，以期推动整个公司制度的发展与完善。

二、董事会秘书制度分析

（一）董事会秘书制度的历史与发展

1844年《合作股份公司法》开启了现代公司制度的新发展，但最初董事会秘书就是公司普通职员。在1882年巴奈特.霍斯公司诉南伦敦电子公司一案中，法官埃歇勋爵称：“董事会秘书只是公司的仆人，他的工作就是做被告知做的事情，没人能推定董事会秘书能代表什么，好比从来不认为在交易中一个文员能够代表公司订立合同一样，没人能推定董事会秘书做出的声明能够不经进一步的询问而必然被接受。”

1976年英国公司法对公司信息披露方面进行了修改，扩大信息披露范围，并对信息披露提出了更高的要求。另外，随着公司股权越来越分散，权力分配逐步从“股东会中心主义”转向“董事会中心主义”。为了减少代理成本，维护股东会对董事会的监督，董事会秘书被授予越来越多的职权，其地位与普通秘书开始区别开来。1791年巴拿马发展公司诉菲德里斯装饰饰品公司一案中，法官丹宁勋爵指出，时代已经改变，董事会秘书已经不再只是一个文员，他经常以公司的名义出现并在公司的日常商业运作中为公司的利益订立合同。1985年英国《公司法》将董事会秘书作为公司法定机关而规定，从此，董事会秘书登上了公司治理的舞台。

随着世界经济一体化进程的不断深入发展，大陆法系国家的公司为了扩大规模和吸引投资，在英美法系国家上市交易。为了遵守上市国家的法律制度，便对其董事会秘书制度进行了移植，并逐步完善了董事会秘书的任职资格、职权与责任等相关法律规定，使董事会秘书在整个公司运作中发挥了关键机构的作用。

（二）董事会秘书制度的价值

董事会秘书制度从其诞生发展至今已近200多年，从英美法系走进大陆法系，展现了其极为旺盛的生命力，这与其制度本身所具有的制度价值密不可分。

其一，董事会秘书制度提高了董事会决策的效率。

在现代公司组织机构中，除了由股东会作出决策之外，公司其他经营管理性决策权由董事会行使。董事会一般由3至13人组成，其议事方式是以会议的形式作出决议。董事会秘书有如董事会的辅助机构，协助董事会处理日常经营管理过程中一系列程序性事务，并为董事会提供信息支持，为董事会履行职权进行协调安排。如会议的筹备、文件的保管、股东资料的管理等。将这种程序性事务从董事会实体性事务中剥离出来，细化了公司内部的分工，提高了董事会决策的效率，从而促进整个公司的运作效率。

其二，董事会秘书制度提高信息披露的质量。

公司治理过程中会产生信息不对称，信息不对称主要涉及股东与董事会之间信息不对称，中小投资者与公司之间信息不对称，以及监管部门与公司之间信息不对称等方面的问题。董事会秘书的主要职责之一是负责办理信息披露事务，而公司治理过程中的信息不对称问题主要依靠高质量的信息披露来解决。高质量的信息披露为股东作出决定提供合理依据，为投资者作出合理的投资决定提供可靠依据，为监管部门对公司采取合理监管措施提供合理依据。

其三，公司秘书制度完善了公司治理结构。

“程序是一种角色分派体系，程序参与者在角色就位之后，各司其职，互相间既相互配合又牵制，这是公司法人治理的精髓所在。”如前所述，董事会秘书负责的是公司内部程序性事务，对董事会滥用实体权力起到了制约作用。有效的分权和制衡机制是构成良好公司治理结构的关键，董事会秘书的设置起到了对公司内部权力平衡的作用。

三、我国董事会秘书制度完善之建议

由于我国董事会秘书制度还处于初级发展阶段，如何使董事会秘书发挥其应有的制度价值，还有待于我们从事相关专业领域人群的不断努力，但如果能够提供一个明确的制度标准能加快促进该制度价值的实现。本人就如何完善董事会秘书制度提出以下建议：

（一）明确董事会秘书的法律地位

我国现行《公司法》（2013修正）第216条第1款规定：“高级管理人员，是指公司的经理、副经理、财务负责人，上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员。”即董事会秘书与经理、副经理、财务负责人等处于并列地位，享受高管待遇，承担高管责任，属于公司治理中重要组成部分。然而，董事会秘书的地位不应当仅仅是一条法律宣言，而应当提供具体的制度支持该法条，通过对其职责与权限的划分、任职资格的限制、任免程序的设置以及法律责任的设置等加以细化，使董事会秘书地位名副其实。endprint