论科技档案的收集

唐忆平

（中国石油化工股份有限公司上海高桥分公司，中国 石油200129）

众所周知，档案是人类知识和智慧的结晶，是社会活动和生产实践的真实记录，是科学技术的重要载体，是科学技术成果的一种表现形式。是一种重要的信息资源，是企业发展的一个重要条件，是企业在生产、经营、科研、基建、管理等各项活动中，按客观规律和一定程序直接形成的不同形式的原始、真实的记录。

档案的系统性、完整性、准确性是企业强化管理、挖潜增效、维护权益的重要信息来源。档案的收集工作是档案管理的基础工作，只有做好档案的收集工作，才能保证档案的数量和质量，才能有高质量的档案库藏。因此，档案的收集在企业生产、经营、科研、基建、经营活动中的重要性和经济价值是无可替代的。要做好档案的收集工作，须从以下几方面着手。

1 提高认识，增强档案意识

采用多种形式，加强《档案法》的学习、宣传力度，转变各级领导和广大管理人员的思想观念，严格以法办事，增强档案意识。档案是珍贵的科学资源，是国家宝贵的历史文化财富，是企业进行生产、维修、改建和科技工作的重要依据和必要条件。科技活动具有继续性的特点，任何一项科技活动都需要吸取和借鉴已有的科技成果，档案就是继承和借鉴别人或他人科技成果所不可缺少的文献材料，是进行技术改造、设计工作和其它科技工作的重要条件。

在科技、生产活动中，管理好、利用好档案可以降低或节约劳动消耗，提高经济效益。如化工四部DCP生产装置改扩建项目，从6000吨/年到8000吨/年，再从8000吨/年扩建到12000吨/年，查阅了原来装置档案的有关资料，依据原有装置的工艺和设备，进行技术改造，改造完成后年产量达到12000吨，创造了可观的经济效益。加强档案重要性的宣传，使领导和广大管理人员认识到档案对企业发展的重要性，积极配合档案的收集归档工作。

2 完善档案管理制度，充分发挥职能作用

市场经济是一种法制经济，现代企业制度是一种依法规范的制度。企业管理部门要以法律手段和经济手段为主，对档案工作实施宏观调控，同时，还要实行目标管理和推行业务建设的标准与规范，提高执法监督的水平和力度。严格按照《档案法》以及各项配套的法规、规章来规范处理档案事务的行为，加强企业内部档案制度建设，把“依法治档”纳入“依法治厂”的轨道上来，把企业档案工作纳入企业发展规划和生产经营目标管理活动中来，加强档案业务基础建设，使企业档案工作逐步走向现代化、科学化、制度化、标准化、规范化的轨道，不断提高档案管理水平，建立一套完整的行之有效的规章制度。我们根据《档案法》和中国石油化工公司对档案的要求，制订了上海高桥石油化工公司的档案管理制度，从而促进了本企业档案收集工作的开展。

3 加强档案部门的自身建设，提高档案人员的业务素质

企业经营管理正逐步向国际接轨，生产经营管理要求提高，同样，企业档案管理水平也要相应提高，人员素质是关键，因此，必须建立一支忠于职守、素质较高的企业档案管理干部队伍。要深化企业档案管理干部的自身建设，努力提高档案工作者的政治素质和专业、文化、科学技术素质。首先必须提高档案人员的思想素质，档案工作者必须坚持党的基本路线，对国家负责，忠实于企业，服从企业最高利益，热爱本职工作，有无私奉献精神。具备认真细致、保守秘密、吃苦耐劳、开拓创新、服务周到的职业道德。档案人员要发挥主观能动性，改变坐、等的工作方式，积极主动的到生产施工等部门进行档案业务指导和协助做好档案资料的收集归档工作。还必须提高档案人员的管理水平和业务素质，不断的进行档案专业知识和现代化技术的培训，使档案管理人员能系统地掌握档案专业知识和现代化管理知识，更好的做好档案管理工作。重视档案管理人员的培训工作，档案管理人员必须参加上海市档案局举办的档案干部上岗培训班，并取得上海市档案管理岗位资格证书。不断提高档案管理人员的管理水平。通过培训提高自身素质，更好地为企业的档案事业作出贡献。

4 注重收集工作，加强业务指导

档案库藏是档案业务建设的基础，是档案信息的源泉，而丰富的档案库藏则依靠收集工作。档案的收集工作是档案部门的基础工作，是我们开展档案工作过程的起点，没有档案的收集工作，档案的来源就没有保障，也就没有健全的档案工作。这将使我们的档案工作成为无源之水、无本之木，将直接危及我们档案部门的地位及档案工作最终目的的实现。

档案只有做到真实、全面、系统，才有较高的使用价值，我们在工作中十分重视抓项目工程档案过程管理，使工程竣工档案资料与生产装置实际情况一致，做到资料真实可靠、全面系统。工程档案是科技档案的重要组成部分，是工程项目建设全过程的真实记录，是全面鉴定工程质量的重要依据。它不仅在工程项目的建设、设备安装调试以及试生产中起着重要的作用，而且在工程项目建设后的使用、生产、维修、改扩建和设备的维护、使用、检修、改造等方面都起着不可替代的作用。收集好这些工程档案，对企业经济建设具有极其重要的意义。

档案质量的高低和档案部门的业务指导工作密不可分，只有加强档案业务指导工作，采取各种措施和手段，才能确保归档档案的数量和质量。工程竣工文件的收集应与工程项目的立项、设计、施工等同步进行。档案管理人员要不断提高业务素质，改变守株待兔的思想，做到腿勤、口勤、手勤，具备适应市场经济条件下做好档案工作的能力，经常深入施工现场，掌握文件资料的形成内容和积累规律，有阶段性的进行业务指导。要求在每项工程建设项目签订工程合同时，将工程档案的归档要求列入工程合同条款，明确竣工交工资料的归档内容、归档份数和归档时间。对施工单位竣工文件的编制提供业务指导，帮助施工单位编制竣工文件归档范围表，确定各施工单位应归档的文件资料范围，以此为依据收集竣工文件资料，进行整理立卷。

在化工四部12000吨/年DCP生产装置改扩建（一期）项目中，我们档案部门做了大量的工作。在签订工程建设项目合同时，施工管理部门就将竣工交工资料的归档内容、归档份数和归档时间列入工程合同条款中，基本确保了工程档案的归档数量。档案部门根据工程建设项目文件材料归档范围，结合各施工单位负责的工程项目专业，编制竣工文件归档范围表，通过设备科转发给各施工单位，并对施工单位竣工文件的编制提供业务指导，提供工程建设交工文件的表式。以此为依据收集、审查竣工交工文件资料，发现问题，及时要求修正。确保工程竣工档案的质量，使归档竣工档案资料系统、完整、准确。

总之，在改革开放的新形势下，档案工作者应转变思想观念，改变工作作风，不断提高自身素质，完善档案管理制度，注重档案收集工作，加强档案收集过程中的业务指导，以高昂的斗志，踏实的工作，为做好企业档案工作而努力奋斗。

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