民办高等职业院校教务秘书的有效工作研究

黄强

摘 要：教学质量是教学秩序良好的核心保证，是培养教务人才的重要保证。教务秘书是学院教学管理工作的一线工作者、实施者、服务者，渗透教务计划管理、运行管理、质量管理的各个方面和环节，其工作性质的重要性不言而喻，而民办高职院校由于其自身发展特点，教务秘书的工作更具有独特性。

关键词：民办高职院校;教务秘书;工作效率

中图分类号：G451.8   文献标志码：A   文章编号：10017836（2015）10005302

一、民办高等职业院校的发展现状

随着我国市场经济的蓬勃发展，教育体制不断深入改革，民办高职院校以其独特灵活多样的办学模式与管理机制，成为我国高等教育事业的一个重要的组成部分。目前，已经基本形成以政府办学为主，民办高职院校广泛参与的教育多元化格局，涌现了一大批具有社会影响力的民办高校。但是，在民办高校发展的过程中，也暴露出了一些影响高等教育事业发展的问题。与公办高校相比，民办高职院校资金投入少，管理机制不健全，尤其是民办高职院校的师资队伍，其数量和质量完全无法与公办学校相比，管理难度较大，人员变动频繁，直接影响了教学管理活动的正常进行。

二、民办高职院校教务秘书队伍的现状及存在的问题   1现状

随着教育多元化格局的到来，高校为了迎合时代发展需求也不断深入改革，教务管理日趋科学化、规范化和一体化。教务秘书作为教务工作的具体实行者、执行者，是院系领导的左右手，在新时代下必须具体问题具体分析，转变思想，适应教学改革发展的需要，提高教务管理水平[1]。然而，民办高职院校对教务秘书工作的重视程度参差不齐，把教务工作看成是简单的日常工作，所以民办高职院校的教务秘书人员更换频繁，队伍素质不高。教务秘书人员的职业生涯、薪酬待遇、人员配备、业务水平等方面待遇一般，正因为如此，教务秘书看不到未来的发展空间，无良好的职业生涯规划，久而久之，消极怠工，机械性地完成日常工作即可，更不大可能为了学院的发展，努力进修，掌握最新的教务管理手段，推动教学管理的变革。

2存在的问题

（1）对教务秘书工作认识和重视程度不够

教务秘书的服务对象是领导、教师、学生，由于家庭背景、学习目的、社会阅历等诸多方面的不同，这就给教务秘书的服务增大了难度。

高等院校愿意投入大量的财力、物力来提高教学质量，重视教师队伍整体的稳定建设，却容易忽视教务秘书队伍的建设，认为教务秘书的工作只是简单地负责事务性工作，工作的成果无法创造实际的效益，所以在评奖、学习、培训等方面的机会较少，工作成果的认同感低。

（2）教务秘书工作繁杂

教务秘书的工作范围广泛，教务管理中的各个环节都有涉及。如协助制定教学计划，收集教学资料;提出合适的教学管理方案，处理教学过程中的突发状况;反馈并协助人事处招聘合适的教师人才等一系列工作。

教务秘书还需要完成各部门领导交办的其他工作任务，做好相关记录、会议考勤、存档各类文件、书写新闻和总结，等等。

教务秘书除了承担日常的教务工作外，还需面对一些突发性的教务状况，要服务于学生、教师、领导等，并反复与其沟通，这都造成了教务秘书的工作量繁杂，负担过重。

（3）民办高职院校的师资队伍增加了教务秘书管理的难度

民办高职院校的教师人数配备无法同公立院校相比。民办高职院校的教师一般身兼多课多职，教师队伍通常由专职教师和外聘教师两部分构成，而外聘教师属于临时授课的教师，随时可能离职，其不稳定性造成了外聘教师不可能将大量的精力投入于本校的大量的教学任务，教务秘书还需协助审核收集外聘教师基本资料，授课经验，并根据不同外聘教师的专业、职称安排课程。且在排课过程中，需多方沟通，征求意见，合理地安排外聘教师与专职教师对院系班级的授课时间、地点，避免冲突，保证教学秩序正常运作。并需不定期召开座谈会，及时掌握教师的授课质量，反馈上级[2]。

三、如何提高民办院校教务秘书工作效率

1建立学习机制，提高综合素质

教务秘书要与时俱进，学习现代化教育管理知识，掌握现代化教务管理技术。在工作中不断总结，不怕苦、不怕累，以大局为重，多向工作成绩优异的同事学习，在工作中遇到问题，不逃避和推卸责任，积极寻找解决问题的方法。

2重新审视，转变思想

冰冻三尺，非一日之寒。要提高民办高职院校的教务秘书队伍整体素质，学校自上而下应当转变观念，尊重教务秘书，

合理分配教务秘书的工作，肯定教务秘书的工作成果，提高教务秘书的整体素质，改善教务秘书在教学管理中存在的问题，不但充分认识到教务秘书对提高学校教学管理和教学质量的重要性，而且要认识到教务秘书队伍建设是与学院的发展息息相关的，只有更好地提高教务秘书的工作效率、工作质量，才能更好地提高教学水平，从而使学院的发展上升到更高的水平。

目前，教务秘书队伍中所存在的问题其根源还在于对教务秘书工作的性质及作用认识不足，对教务秘书队伍建设重视不够。学院应充分重视和评价教务秘书的工作业绩，提高教务秘书的工作地位。学院应根据学生人数、教师人数，按一定比例配置教务秘书，对教务秘书的学历、专业适当控制，提高教务秘书队伍的管理档次，稳定教务秘书队伍。

3增进交流，加强沟通

阶段性地组织各院系教务秘书开展教学管理经验交流活动，对教学管理中出现的典型案例进行研讨、学习，使教务秘书在遇到相关事件时，有更好、更方便的处理方法，从而提高教务秘书自身的管理水平。各院系的教务秘书应多交流、沟通，以增进院系之间的友谊，更有利于相互协作，开展活动。

4提供进修机会

院系组织系统性地学习相关的管理知识，加强理论与实践能力，提高自身的业务素质，使教务秘书队伍整体显著提高。定期或者不定期地对教务秘书进行培训，取长补短，提高业务水平。向兄弟院校学习，总结自身工作经验，更有效地提高理论水平和管理水平。引进高质量的教学管理软件，方便制定教学计划和教学任务，方便课程安排，以及一切日常的教学活动，提供安全的学生成绩管理环境。

5提升工作的能力

工作能力的提升需日积月累地形成。教务秘书作为教务管理活动最前线的工作者，其工作任务繁杂，同一时间里，可能会出现多个工作任务，这就要求教务秘书必须根据轻重缓急，合理地分配任务，与各部门配合，才能做到事半功倍。

6强烈的责任心

在工作中，教务秘书一定要清醒、明确地认识到自己的责任与义务，履行自己的职责，发挥自己的能力，克服困难完成任务，全身心地投入到工作当中。珍惜学院给予的信任，强化自己的工作责任心，培养正确的人生观和价值观，为努力完成各项工作任务而努力奋斗。

7“人性化”管理

教务秘书要公平诚信，灵活多变，既要严守各项规章制度，解决问题公平公正，又要妥善处理好师生之间的关系，对师生中产生的矛盾，采取较为圆通的方法解决问题，实行“人性化”管理。

总之，随着高校教学管理改革的不断深入，作为教务管理一线工作者，应深入教务管理实际，进行调查研究，增强感性认识，真正了解教务管理工作在建立正常教学秩序、保证教学正常运行和提高教学质量上所起的具体作用。在工作上，爱岗敬业、服务奉献、精益求精;业务上，懂管理、讲科学;在技能上，达到现代化、信息化。高校也应充分认识到建立一支高素质二级院系教务管理队伍的重要性，充分利用激励机制，下大气力培养一批优秀的二级院系教务管理人才，以实现学校教学管理工作的良性运转。

参考文献：

[1]徐东.教务秘书在高校教务管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报：高等教育版，2005，（3）：59.

[2]曾艳.加强高职院校教务管理队伍建设[J].无锡职业技术学院学报，2011，10（3）.

Research on the Work Efficiency of Secretary of Teaching

Affairs in Private Higher Vocational Colleges

HUANG Qiang

（Huaguang College of Education， Quanzhou 362100， China）

Abstract：Academic quality is the core guarantee for good teaching order and training personnel of teaching affairs. The secretary of teaching affairs is the frontline worker， implementer， and service providers of college teaching management， infiltrating all links and aspects of the plan management of teaching affairs， operation management， and quality management， whose importance is selfevident. Due to the characteristics of school development， the work of private higher vocational college secretary of teaching affairs is more

unique.

Key words：private higher vocational colleges; secretary of teaching affairs; work efficiency