政府档案检查及验收工作应注意的事项

文/广东省深圳市盐田区档案局 罗韶香

政府档案检查及验收工作应注意的事项

文/广东省深圳市盐田区档案局 罗韶香

【摘要】档案检查及验收工作的好坏，直接影响着政府档案管理工作的质量，影响着档案管理的各项基础业务建设的开展。本文叙述了政府档案管理的重要作用，并提出了做好政府档案检查及验收工作应当注意的事项，旨在以此来优化政府档案储存信息，进而促进政府档案管理质量的提高，顺应社会发展的需求。

【关键词】政府档案；检查及验收工作；措施

政府档案作为记录社会发展信息的重要载体，在保证政府履行自身职责以及工作决策的切实性上发挥了重要的作用。但由于社会建设进程的加快以及改革开放决策的深入人心，政府档案的检查及验收工作采取的措施逐渐无法顺应时代发展的要求，面临着严峻的管理挑战。基于此，笔者结合自身经验，就政府档案管理的重要作用以及做好政府档案检查及验收工作应注意的事项提出以下的分析与探讨。

一、政府档案管理的重要作用分析

（一）政府档案管理能够促进政府权威的树立。对政府档案进行有效科学的管理能够促进政府权威的树立。现阶段，政府档案正朝着信息化的方向发展与管理，信息的记录可以反映出政府的所作所为以及政府对社会事务的决策与管理，它是政府为人民服务原则的体现，并且能够方便人民群众对政府事务的监督，发挥主人翁的作用。同时政府档案是实现政府民主与科学决策的关键，促进政府自身更好地发挥其职能。

（二）政府档案能保证人民群众知情权的运用。我国是社会主义国家，国家的一切都是为了人民，人民作为国家的主人，在社会的发展与建设中拥有着诸多义务与权力。而对政府档案的管理能够使得人民群众的知情权更好地实行。通过政府档案管理，人们不仅可以方便快捷地了解政府的信息资料，保证政府职能的实现，还可以促进人民群众参与行政管理，使政府做到科学民主决策。

（三）政府档案的管理能制约权力，预防腐败。目前，政府档案的信息化管理能够使得人民群众更为准确地了解政府部门的活动。将政府部门的决策以及工作情况都纳入档案中，在方便人民阅读考察的基础上，可以吸引人民群众更好地建言献策，及时改正政府部门的决策失误，让政府的权力在阳光下进行，为我国法治社会的建设提供保障。

二、做好政府档案检查及验收工作应注意的事项

（一）政府应建立好接收档案的检查验收制度。政府档案在检查及验收时，需要按照政府档案管理部门所制定的规章制度来进行。有效的规章制度是对政府档案管理人员在工作时言行举止的一种约束和规范，也能更好地保障政府档案检查及验收工作的顺利进行，把握好政府档案的质量关。在政府档案的检查及验收工作过程中，如果没有科学有效的规章制度进行参考，极有可能会使政府档案的检查验收标准因人、因事、因情况而定，没有合法的依据。

（二）政府应制定好档案质量检查验收的标准。在检查验收工作中，有一个合理科学的标准，可以使得政府档案管理的工作人员明确自己检查验收的目标，重视标准，从而更好地做好档案检查及验收工作。若没有检查验收的标准，将会使得政府档案管理的工作人员在检查验收档案时，无所适从，不知道从何下手，如何定位。而政府档案检查验收标准的制定，应将国家规定的各类档案的规范要求及政府的实际情况相结合，制定出切合实际、便于操作的验收标准。

（三）政府档案部门应对案卷质量偏差进行反馈。政府档案管理的工作人员在检查验收档案时，当检查出档案存在质量偏差时，应及时将质量偏差反馈给立卷部门，让立卷部门进行及时修改。为了提高工作质量及效率，档案管理工作人员应对存在质量偏差的档案进行登记，标明出现偏差的详细细节，从而方便立卷部门进行纠正。同时，要将质量偏差反馈给档案收集、立卷人员，让其进一步加强工作能力，尽量减少在立卷过程中的失误，提高工作效率，最终实现优化档案质量的目的。

（四）政府应增强档案管理工作人员的责任意识。身为一名档案管理的工作人员，需要树立起强烈的社会责任感及历史责任感，因为，政府档案的检查及验收工作是一项需要花时间、费精力的工作，要求工作人员注意力集中，能够做到一丝不苟。若没有工作的责任心，将会把档案的检查与验收视为负担，无法认真仔细地工作。为了增强档案管理工作人员的工作责任心，政府部门应加强对档案管理工作人员的思想政治教育，促进工作人员树立正确的世界观、人生观、价值观，从而保证档案的检查验收工作顺利、有序且持久地开展。

三、结束语

综上所述，做好政府档案的检查及验收工作是加强档案管理的一个重要环节。而在对政府档案的检查验收时，需要建立好接收档案的检查验收制度，制定好档案质量检查验收的标准，对案卷质量偏差进行及时反馈，并增强档案管理工作人员的责任意识。只有这样，才能实现档案管理的高效率进行，才能更好地利用档案信息资源，发挥档案的重要作用。

参考文献：

[1]金娟.浅谈政府档案信息资源管理[J].兰台世界.2008(08).

[2]张剑强.如何做好政府档案信息资源管理工作[J].黑龙江档案，2014(06).