规范教育采购工作的探索与实践

摘 要 运用ISO9001理念中“按写的做、按做的写”“顾客满意”“持续改进”等理念，基于现代办公手段，将“繁杂的文件”变成“规范的流程”，并通过控制学的管理方法，在保障工作持续稳定基础上，设计系列工作流程，保证了教育采购工作既能符合采购规范，防范风险；又能灵活运用，为师生提供满意的服务，达到促进采购规范性与服务水平提升的目标。

关键词 ISO9001；教育采购；服务采购；物品采购

中图分类号：G467.2 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2015）19-0001-03

1 研究ISO9001管理理念，对教育采购的规范与促进

ISO9001管理理念 ISO9001是ISO9000族标准所包括的一组质量管理体系的核心标准之一。它是由国际标准化组织质量管理和质量保证技术委员会制定的国际标准。其用于证实组织具有提供满足顾客要求和适用法规要求的产品的能力，目的在于增进顾客满意。

ISO9001有八项质量管理原则：以顾客为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法、互利的供方关系。在不认证的情况下，可以借鉴ISO9001管理理念，来提高组织的管理水平，保证组织工作能持续稳定[1]。

学校教育采购过程中的常见问题 教育采购按有形和无形区分，通常分为物品采购和服务采购，笔者从实际工作体会中得出，采购不仅仅是一项技术活，需要采购人员业务精湛，更是一个闭环体系，需要靠规范来保障流程正确。这方面在实际工作中有太多的经验和教训，可以说程序规范比结果合理更是值得强调，举例如下。

在物品采购过程中，常见问题可以概括为“一盲、两拳、三拍”。“一盲”是指学校（采购人）对所要采购的物品的具体要求心中无数；“两拳”是指在遇到实际问题时，打“太极拳、空明拳”，推诿责任，无人负责；“三拍”是指实施采购决策时“拍脑袋”，对人承诺时“拍胸脯”，遇到问题时“拍屁股走人”。而这些问题归结起来的原因，就是个人随意性大，没有按标准的程序和规则办事，这些可以借助ISO9001管理理念中的管理的“系统方法”来克服。

又如，在服务采购中也存在相关问题。以修缮工程为例，其中问题就比较典型。

一是计划不充分，合同条款不明确。修缮通常在假期进行，施工时间紧、维修任务重，进度要求急，于是出现了很多“三边工程”，即边干、边看、边改，任意增加施工内容，施工方法简单，乃至偷工减料的现象时有发生。

二是商家低价抢标，过后恶意追加。由于基建修缮工程合同业主方（学校方）经验不足，尽管是采用招标方法和有项目标底的工程，许多的施工单位往往是采用甩项和少算的方法，以低价中标，结算追加定额子项目，导致业主与施工方很难协调。

这些具体问题的出现，同样说明采购过程控制不够严格和规范。

运用ISO9001管理理念解决采购中的问题，提升服务水平 教育作为社会公共服务具有一定的产业属性，ISO9000标准39类产品中的第37类就是教育，认证类别为M80[2]。从工作实践和管理实践来看，学校采购最大困扰是在做好采购标的质量控制，持续提升师生的满意程度的同时，规范工作流程，防范采购过程中常见的问题，通过制度的层面来规避风险，这也是教育装备部门的重要工作之一，有必要进行新的探索。

在ISO9001质量体系中，要求应结合工作实际情况，吸纳以往优秀管理经验，形成质量手册、程序文件、作业指导书，建立起层次化的“制度”体系，理顺各部门及各级人员的工作职责，使产品形成的全过程，一切活动都有章可循，有法可依。也就是说要做到“按写的做，按做的写”。

借助ISO9001管理体系，笔者在采购制度工作流程设计中强调了全员参与，注重管理流程有效，做到凡事有准则，有程序，有监督，有负责人，保证学校各项工作能紧紧围绕着教育质量目标有条不紊开展，使学校采购管理过程进一步规范，这是通用管理和学校特色的结合点。

ISO的管理原则，“按写的做，按做的写”其核心在于始终按照计划—实施—检查—处理（Plan—Do—Check—Action，简称P—D—C—A）的管理循环不停地运转，能做到持续提升顾客的满意程度。

2 运用ISO9001理念，规范采购流程的实施

核心思路和核心方法

1）核心思路：顾客满意。以厦门市教育事务受中心相关业务为例，采购面对的顾客包括三个层面，即政府和教育局层面、基层学校和办学机构层面、总务部门和应用部门层面，每个层面的满意都有不同标准。政府和教育局层面的要求是“办人民满意的教育、促进教育公平和均衡发展”；基层学校和办学机构层面的要求是“抓符合社会期望值的教育、坚持立德树人和全面发展”；总务部门和运用部门层面的要求是“为师生提供满意的服务，服务育人，促进教学”。只有摸准各个层面的需求，再按ISO9001要求，针对性制定工作流程，才能提升服务质量。

2）核心方法：P—D—C—A循环。工作流程要纳入ISO所提倡的“P—D—C—A”工作循环，做到“有策划、有实施、有检查、有反馈”，按照流程，就可做到事情的可控。一项工作在事中，或是事后，有检查和反馈，才能发现问题，并及时处理，同时对于工作中表现较好的，给予表扬和激励，也能促进工作水平提高，并做到事情有序可控[3]。

ISO9001体系工作设计：建立程序文件 一项工作要能执行下去，必须做到简单、明了、易上手。采购工作到底该如何做？市政府、教育局、纪检部门都有规定，这些“繁杂的文件”最大的特点是“正确而全面”，但是具体到某一类采购工作如何做？如何保证规范？这些文件并不能给出直接的答案，因此，依据文件、梳理文件、建立简易的程序文件成为运用ISO9001的前提。

制定程序文件必须符合上级相关要求，并能服务基层。厦门教育事务受理中心关于ISO9001工作流程设计，所依据文件包括《纪工委关于物品采购项目指导意见》《厦门教育局关于小额工程管理的规定》等。依据这些文件确定的流程，能保证流程的正确性。如实施物品采购尤其是单一来源的物品采购，必须法人签字，履行好自身的职责；更要求相关的同志要按章办事、实实在在的调研需求，做好论证；切切实实地制定标书，公开公正；认认真真做好验收，一丝不苟。

具体执行，以信息化手段固化程序 到底如何才算规范？笔者认为，有了程序文件，代表了工作的规范有了“基石”，转化成工作流程并固化下来，才能“垒砌”成一面规范制度的墙壁，这需要制度设计者灵活运用ISO9001的核心思路“顾客满意”和核心理念“P—D—C—A”循环。

例如，学校小额物品采购，需求通常比较急，“顾客满意”的焦点在于“快捷服务”。为此设计“常规采购的费用支出”简易流程适用于三万元以下的采购，明确标明各个环节：

第一步：经办人填写表单→第二步：经办人科室负责签字→第三步：财务审核→第四步：分管领导意见→第五步：主管领导意见→第六步：出纳办理→第七步：经办人员拿发票报销

这一程序既符合《厦门市教育系统小额物品采购指导意见》的相关要求，又做到了强化监督审查，而且目标明确，步骤简明，效率较高，切实可行。

但是，如果涉及大宗物品采购，“顾客满意”的焦点已经从“快捷服务”转化为“安全优质”，如基于义务教育均衡发展，为支持“全面改薄”工作项目，厦门教育事务受理中心每年都有大批的装备采购任务[4]。仅仅“简易”流程就不足以承担“风险防范”的重担，为此，在ISO9001的基础上，运用控制学原理的“不相容规则”，从七步的工作流程增加到十三步，把“需求部门”和“采购部门”，把“审批环节”和“验收环节”，把“资产入账”和“资金支付”通过电脑程序、依据流程“区隔开来，步步为营”，增加了工作规范，也保障了制度的落实，达到安全和规范的目标，采购单物品质量也由于程序的区隔，有了比较客观的第三方评价，各方的工作认真程度提升了，设计图如图1所示。

为了保障“顾客满意”的落实，我们在流程中还设置了办理时效限制，一旦工作时效超过，就会自动提醒经办人员，紧急的工作申请人还可以手机短信提醒经办人员，三年来运行效果令人满意。又如，在学校“工程维修”程序（图2）中，针对学校采购服务的特点，为防止“三边工程”等问题，我们又进一步的严格了程序的设计，提出了分管领导审批、校长审批、现场勘察及标制好预算等十四个步骤，这些步骤数目上看起来很较多，但是做到清晰明了，一张纸、一个表格就能看清楚。

教育工程服务采购作为政府采购行为的重要组成部分，对程序规范以及廉洁自律的要求极高。如果严格按照这十四个步骤来做，既能做到符合各方要求，又能保证廉洁奉公，是不会出现事前“拍脑袋”、事后“拍屁股”局面的。小额工程设计从使用部门申请、立项开始到财务付款、完整涵盖了该工作的涉及过程和部门，只要按流程操作，就能比较好地落实所有相关环节，同时，校务公开还能体现出监督的过程和监督的责任。这其中特别提到了“班子成员必须逐个表态”，全部同意才实施招标，而且明确了表态有记录，这就避免了日后个别领导出现推诿责任现象的出现。

3 实践意义与思考

运用ISO9001，有效避免事前“拍脑袋”、事后“拍屁股” 因为每件事按“写好的规则办”，从而避免决定的随意性，不按规则办就行不通。而事情做完之后，“按做的写”保证了采购过程有完整的记录，为事后明确责任、改进工作提供了规范性文件，通俗的讲就是：谁做的事，白纸黑字有记录，谁该负责、谁该受奖励，一目了然。这些，使每个责任主体都不能“拍屁股”一走了之，并不能推诿责任。

运用ISO9001规范采购过程的关键环节 我们认为，关键环节有三个。

一是采购的目标定位是获得良好结果的前提。目标决定行动方向，不能急于求成，仅听信商家，没有做充分的论证调研匆匆忙忙上项目，投入后，对于实际工作中出现的问题，无法处理，因此要做到准确定位。

二是获得优质的结果依赖于程序的严格管理。通过信息化手段，固化了工作流程，保障了工作环节的步步为营，用“无情的电脑管住有情的人脑”是一个有效的途径。

三是高质量的结果还须严格的绩效评估与财政审计，通过ISO9001的系列程序文件和工作流程，使得每一个步骤，每一个项目如何实施都一目了然，通过事中的绩效评估和事后财政审计成为“水到渠成”的事情。

领导作用、全员参与是程序得以落实的关键 有了正确规范的程序，如何执行是关键。现实工作中，经常会出现规则很明确，也很正确，但做的时候却是另外一套，这样就造成了“两张皮”的现象，因此ISO9001中的“领导作用”与“全员参与”成为重点。

规范要落实，首先看领导落实了没有，教育采购的规范，首先是领导带头遵守，其次是要逐步做到“全员参与”。通过组织针对性培训[5]，使得ISO9001在质量管理渗透到每一个采购过程中，从财务部门预算审核到装备部门采购审批，环环相扣，将遵循工作流程提高到遵章守纪的高度，主动服务，保证管理目标落到实处。

最后，要做的是及时修订工作流程等程序文件。所有政策规定以及上级文件并非一成不变，而是不断有新要求、新规定出现。当这些出现后，要修改哪些程序文件和工作流程？如何修改？都需要进行判断，一单修改后，马上要着手准备培训。这样才能既符合ISO持续改进的要求[6]，符合“P—D—C—A”核心方法。

参考文献

[1]方圆认证中心.八项质量管理原则[M]//国家注册质量管理体系审核员培训教程.2003.

[2]胡珊珊，等.ISO 9000质量管理体系在高校实验室管理中的应用[D].郑州：河南化工职业学院，20112.

[3]庄敏琦.“三能·双师型”教师队伍建设的探索[J].化工职业技术教育，2011（2）.

[4]庄敏琦.教育均衡发展理念下的区域协作和信息化推进研究[J].中国现代教育装备，2014（18）.

[5]福建省教育厅.厦门举办教育装备暨政府采购工作培训[EB/OL].[2015-04-15].http：//www.fjedu.gov.cn/html/jyyw/jyxxh/2015/04/15/22471d66-253e-41a5-b5f6-fdd687f7970e.htm.

[6]庄敏琦.关于职业学校专业建设的新思考[J].教育与职业，2007（12）.