高校图书馆图书架位定量控制之实践研究

徐鸿飞 汪跃春 胡 敏 （金陵科技学院图书馆 江苏 南京 210038）

我国高校图书馆馆舍面积已经从数千平方米发展到数万平方米，馆藏数量从数十万册（件）发展到数百万册（件），在这种情况下如果图书馆书库仍用以前的经验式管理是难以驾驭的，必然导致人力与物力的浪费，这也是目前许多图书馆书库管理工作量大、人员管理跟不上、书库乱的重要原因。尤其是在书库搬迁与大范围倒架时，以前书库小、图书少，图书馆工作人员可以凭经验，而目前动辄一个书库数十万册图书，想凭经验控制好是不可能的。根据2005年金陵科技学院（以下简称我校）江宁校区临时图书馆搬迁和2007年我校江宁新馆搬迁的两次经验教训，在2012年我校幕府校区图书馆组织新馆搬迁时，面对当时经过多次搬迁，打包的图书顺序已经无法理清的情况，幕府校区新馆不得不考虑对书库架位进行更为精确的定量控制。实践证明，通过利用入藏图书书目顺序表对书架进行定量控制，不仅在搬迁时省事省力，且经过两年后书库内书架仍然疏密有度，无需任何调整，有效降低了工作人员的劳动负荷。笔者认为有必要对这一经验进行总结，以供同行参考指正。

1 具体步骤

1.1 管理系统内建库与图书调拨

根据我校幕府校区新馆内部结构与原来馆藏结构布局，幕府校区新馆将原幕府校区图书馆的社科书库、自科书库、文艺书库合并，再将2003年原金陵职业大学与南京农业专科学校合并前的图书及并校后的经济类（F类）图书调拨到新馆基藏书库（二线书库），2003年并校后的其他图书（除经济类图书）调拨到新馆流通书库（一线书库）。另根据总体安排，我校从江宁校区图书馆调拨约两万册图书到幕府校区新馆流通书库，将原晓庄校区临时图书馆内的图书调拨到幕府校区新馆流通书库，将原幕府校区教师资料室的图书调拨到幕府校区新馆的工具书书库。这样，幕府校区新馆流通书库的图书有三个不同的来源。

1.2 书目数据提取与处理

在图书馆书刊管理系统（我校图书馆使用的书刊管理系统是汇文管理系统）内完成图书调拨之后，笔者利用书刊管理系统中统计模块的馆藏清点功能，分别将三个不同馆藏地的书目以种清点，再以Excel格式导出。为了便于表格的操作，笔者尽可能缩小文件大小，将导出的表格中不需要的项删除，仅保留索书号、书名与册数三项，处理完成后保存备用。

图书馆馆藏机读目录或多或少存在一些问题，如机读目录中905字段标识的索书号不全或无905字段，这时导出的表格中就会出现索书号不全或缺少索书号的情况。为了达到数据的完整性，笔者以索书号排序，即可集中表格中缺少索书号的记录，再以书名为关键词通过图书馆检索系统分别检索，补齐相应的索书号。

1.3 书目数据的排序

书目数据的排序是决定本次架位定量控制的关键，书目数据在Excel表格中是无法直接以索书号准确排序的。因此，笔者采用了如下的方法处理：以索书号“TU723.3-44/N13:5”为例，第一步将索书号中的分类号（TU723.3-44）与种次号（N13:5）分开，第二步将分类号的主分类号（TU723.3）与复分号（44）之间的分隔符“-”转化为空格，第三步将种次号中的卷册号（5）分开，第四步将种次号与卷册号中带有“=”的版本或版次号删除，第五步将种次号前缀“N”删除，第六步将处理好的种次号与卷册号从文本格式转化为数字格式。具体的操作方法如下。

第一步，假设表格中A列为索书号，A1为第一个索书号，B、C列分别为书名与册数，笔者在D1中键入宏命令''=LEFT(A1,SEARCH("/",A1)-1)''，读取分隔符“/”前的分类号，在E1中键入宏命令“=IF(ISERR(RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(''▲'',SUBSTITUTE(A1,''/'',''▲",LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,''/'','' '')))))),'''',RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(''▲'',SUBSTITUTE(A1,''/'',''▲'',LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,''/'','' ''))))))”，读取分隔符“/”后的种次号，用拖动功能完成全部操作，再选中这时表格中的D、E两列复制，选择数值粘贴到右边空白列内，再删除原来的两列，这样第一步操作完成了。这时表格中粘贴到右边空白列的两列仍为D、E列，分别为分类号与种次号。

第二步，笔者先选中分类号这一列（D列），利用查找与替换功能，在查找框内输入分隔符“-”，在替换框内输入空格，点击“全部替换”即完成操作。

第三步，由于不是所有的种次号中都含有卷册号，上文中的第一条宏命令使用时找不到分隔符“:”就读不出种次号，因此笔者不能先用上文中的第一条宏命令，只能先用上文中的第二条宏命令。笔者在表格F1中键入第二条宏命令，键入时将宏命令中的“A1”改为“E1”、“/”改为“:”，并使用拖动功能完成操作，通过复制、选择数值粘贴，再将原来列删除；选中表格以F列降序排序，使得含有卷册号的记录连续排列于表格的上部；在G1中键入上文的第一条宏命令，同样将宏命令中的“A1”改为“E1”、“/”改为“:”，通过拖动功能完成含有卷册号记录的全部操作；同样，通过复制、选择数值粘贴，再将原来列删除；将E列中不含卷册号的种次号通过复制粘贴到该列的后部即完成操作。

分类号是以文本方式排序，而种次号是以数字方式排序，当种次号中含有版本或版次号时，无法转换成数字形式，需将其删除。具体方法为：首先，选中种次号列（G列），使用查找功能，输入“=2”，点击“替换”，在替换框内不输入任何内容，点击“全部替换”；再在查找框内输入“=3”、“=4”等，重复操作；完成后，再将查找框内输入“N”，点击“全部替换”。这样就完成了第四步与第五步操作，这时不含有其他符号的种次号就自然转化为数字格式。笔者选中全表格，以G列降序排列，少量含其他符号的表格（如有的种次号后含有小括号等）仍为文本格式，排列在表格前部，也有少量的含有“-”等符号的表格会转化为日期等其他格式，排列在表格的最后。笔者通过手工加以修正，使其全部转化为数字格式。但这时卷册号仍为文本格式，使用鼠标选中该列，通过复制和选择性粘贴中的运算“加”来实现转换，这样就完成了第六步操作。

这里需要说明的是笔者删除了版本或版次号是不会影响排序的，即使将其保留在Excel中也无法实现涉及4个条件的排序。因为在分类号中标志了版本或版次号不等于图书馆就有各种不同的版本或版次，在同一书库内也不一定有，即使同一书库中有，它们也已经排号在一起，在架位分割时也不一定有影响，如确实有个别需要调整的通过手工就可调整。

完成上述操作后就可以实现排序了，笔者以主关键词“分类号”、次关键词“种次号”、第三关键词“卷册号”升序排列，即完成了排序工作。

1.4 统计与图书架位的定量控制

笔者以我校幕府校区新馆的流通书库为例说明统计与图书架位定量控制的具体方法。

第一步，统计图书与书架数量。笔者根据上文中已经完成排序的表格统计各类图书的册数（m），统计结果如表1所示。笔者再统计新馆流通书库的书架数，书库使用的是六层双面书架，每排13节，共34排，中间有4根柱子占4节书架，因此共438节，如将每节书架的一面称为一列书架，即有876列书架。考虑到实际排架中在一列内移动图书较为方便，如果细分到每列的每一层将增加图书架位控制的工作量，得不偿失。因此，笔者对图书架位定量控制到每一列书架。

第二步，确定每列书架的合理满架数（a）。所谓合理满架数是指流通书库在方便工作人员经常性上书、整架及读者借阅基础上确定的满架排放图书数量。例如，郝朝军认为，开架书库的书架摆放的图书每格应不超过4/5，这是为了取放书留有空间，便于整架，防止人为破损，从而提高藏书使用寿命[1]。同时考虑到流通书库的特点，为了更加方便读者和尽可能地降低工作人员的工作量，笔者确定顶层书架不用，底层书架备用。在此基础上再考虑不同类别图书的厚薄来确定每列书架的合理满架数。笔者根据我校幕府校区新馆的实际馆藏进行了抽样统计，结果表明工业类（T类，尤其是TP类与TU类）、艺术类（J类）图书与其他类别图书有明显的差异。对于有效宽约85cm的六层书架，在不计最上与最下两层后，每列书架的合理满架数为工业类图书约160册，其他类图书约180册。艺术类图书统计结果显示虽然比其他类别的图书更薄一些，但艺术类中比较薄的图书主要为字帖与画册，这类图书有相当一部分开本较大，需要横放在书架上，因此其合理满架数也约为180册。

第三步，根据合理满架数计算现有各类图书所需要的书架数（b）及总和（∑bi），计算结果如表1所示。

第四步，确定各类图书的发展系数（x）。一般来说，图书馆的图书采购都有一定的连续性，如果没有任何因素的变化，即今后入藏的图书与现有馆藏所需的架位比例是一致的，则发展系数x=1。但如果读者群体等因素发生变化，则图书采购策略也会发生相应的变化，发展系数就应适当调整。同时笔者也要考虑到书库的长远发展，根据图书不同的老化速度进行适当调整。对于老化较快的图书可适当降低发展系数，因为老化较快的图书，其剔旧也比较快。综合上述两个因素，结合我校幕府校区新馆读者的具体情况，笔者作如表1中所示的调整。因为我校幕府校区新馆目前已经没有经济类专业的读者，以及经济类图书的老化周期较短（2008年汪跃春对该校区图书馆图书老化进行过统计分析[2]），所以笔者将F类图书的发展系数定为0.5；考虑到S类图书的老化周期较长，且该校区有两个农业类学院，读者较多，将S类图书的发展系数定为1.3；而工业类图书主要为TP类与TU类，TP类老化较快，而TU类老化较慢，因此T类图书总体上不作调整，只是在T类内部对这两类图书作相对调整。

第五步，计算各类图书的书架列数(r)。具体计算方法为:

（l表示书库中总的书架列数，x是发展系数，b是现有各类图书所需要的书架数）

计算结果如表1所示。

第六步，计算各类图书的每列书架平均图书排放量（s）。计算方法为：

（m是各类图书的册数）

计算结果如表1所示。此时笔者就完成了图书架位理论上的定量控制，并为每列书架确定起止索书号提供依据。

第七步，确定每列书架的起止索书号。具体操作依据表1中的计算结果，通过手工的方式在上文中已经排序好的表格内进行。笔者分割书架时结合分割过程中的具体情况，依据各类图书的每列书架的平均排书量（s），同一分类号图书跨架量较少时（小于10册图书），将其归在上列书架内，尽可能避免同一分类号图书跨架排放，以便于今后图书的上架与整架，同时在计算下一列书架时在平均排书量（s）的基础上减去这一数量再计算，保证分割结果与表1中计算结果一致。笔者一边计算分割，一边将每列书架计算获得的截止索书号按顺序复制到另一表格内，分割完成后就获得了各列书架图书排列的截止号，再以上列图书的截止号作为一列书架的起始号，第一列书架的起始号为表格中的第一种图书的索书号，这样就得到了各列书架图书排列的起止索书号，分割结果如表2所示。

表1 各类图书统计与书架分割结果

表2 各列书架调整前后索书号分割结果

第八步，索书号分割调整。调整的目的是为了在书库达到合理满架前减少倒架，并针对少量同一分类号下图书数量较大的类别进行调整。具体操作是根据表2中调整前的起止号来判断，笔者对同一分类号图书占有两列以上的书架进行调整，使其除了实际排架的最后一列外，前面每列书架均以最大的合理满架数（a）来确定，如表2中B821-49图书都作了调整。调整后如出现整列空架的情况，下一列的起始号取该列中排列的第一个索书号。排架时笔者对起始号与截止号的理解为：第一列书架与前一列为空架的书架排列图书时包含起始号与截止号图书，其余列排列的是起始号后（不含起始号）到截止号（含截止号）的图书。

第九步，笔者将调整后的各列书架的起止号制成标识，分帖到对应书架的每一列，同时在每排书架横头也帖上该排书架各列的起止号。至此书架的定量控制全部完成。

2 图书搬迁

仍以我校幕府校区新馆流通书库为例，由于其图书来源于三处，所以工作人员首先搬运来源于原晓庄校区临时图书馆的图书，这一处图书量最多，约5万余册，除文学类没有顺序外，其他类整包图书都是连号的；其次搬运原幕府校区图书馆2003年并校后的图书，这类图书因进行了磁条改造，基本上没有顺序，约有4万册；最后搬运江宁校区调拨的约2万册图书，基本上也没有顺序。负责上架的人员为幕府校区10名工作人员与20名勤工助学的学生（利用课余时间），分为10个小组，每个小组负责一定类号范围内的图书上架。这样当搬运工将图书搬运到书库后，各小组领取自己负责的图书，在书车上按顺序排列，再按顺序将图书上架到所在的书架上。除了第一处图书基本在一列或相邻的两列书架上，后两处图书与平时图书上架一样。整个书库上架排列整齐用了约一周的时间就完成了，可以说十分的顺利。

3 效果评述

笔者在查阅相关图书搬迁与书架控制方法后认为，图书架位控制大致可分为三种类型。第一种是以张思辉2005年介绍的以实际搬迁图书的长度控制书架为代表，将各类图书的长度通过固定长度的捆来计算书架的实际需求，再将多余的书架根据图书增长情况分配到各个类别[3]。这是一种传统的图书馆搬迁方法，需要通过搬迁前的周密准备、搬迁过程的周密安排、上架时的细致检查来保证工作的顺利完成，其在传统图书馆搬迁中不失为一种有效的方式。但这种搬迁方式显然没有发挥出现代图书馆各种书刊管理系统的优势，如架位预留上没有细化，而是将各大类图书预留架位集中放在这类书的后面，即使架位预留是合理的，随着图书的增加，各类图书也要不断地向后倒架，再如外借图书被忽视等。第二种是邓友诚2010年介绍的以入藏图书的长度控制书架为代表[4]。其与第一种方法的区别在于通过书刊管理系统的统计功能统计出了入藏图书总量，并能通过对实际图书的长度测量计算平均值的方法推算出入藏图书的总长度，利用统计功能测算图书的增长，并在架位控制时细化到了二级类目。显然第二种方式比第一种方式在架位控制方面更为精确，但与第一种方式相比操作更为复杂，工作量庞大。且在实际图书上架时仍然无法控制外借图书，而高校图书馆的图书借阅往往都有集中性，如在外语等级考试前图书馆有关外语等级考试的图书就会出现集中外借，考试结束后会出现集中归还。如不能准确预测，集中归还时很容易出现爆架现象。第三种类型是严永康2008年介绍的利用书目馆藏分类分布统计程序完成对馆藏地书架分割的方法[5]。这种方式是完全通过图书馆书刊管理系统提供的书目馆藏分类分布统计功能来实现图书架位的控制，通过对类目的层层细化，最终到具体类目下2～3列书架。这种方式从理论上似乎可行，但在实际中仍有一定数量的类目即使细分到最后一级类目，其数量也远远超过2～3列书架。例如，我校幕府校区新馆流通书库中I247.5类目下有6 800余册图书，占用书架52列，表2中B821-49类目下有1 300余册图书，占用10列书架。上述三种图书架位的控制方式尽管在形式上有所区别，但其本质并没有变化，都是将书架以列或层为单位计算各类图书的书架数量，只是图书类目细化层次有所区别。其共同的问题是图书上架时必须先有顺序，对外借图书无法真正控制，对预留的书架无法精准分配。而我校的本次实践是参照入藏图书的书目顺序表对书架进行控制，以索书号为基本单位确定每列书架的起止索书号，这有效解决了上述问题。

在公开发表的文献中，第一个介绍使用入藏图书书目顺序表对书架进行控制的是2012年徐敏的《馆藏纸质图书架位合理测算实践——以中山火炬职业技术学院图书馆为例》一文[6]。使用入藏图书书目顺序表对书架进行控制的关键是取得一份以索书号为顺序准确排列的书目表，这是目前各书刊管理系统无法直接生成的，徐敏的文章中是采用人工手段分开分类号与种次号实现的，这对于大型图书馆来说并不实用，但在现代信息技术面前这显然不是问题。本文是通过编辑了两句宏命令来实现的，这样就使得这种方式有了实用价值。在按架位分割书目时，笔者也采用了与该文论述的不同方式。该文是通过编程的方式进行机械分割，本文是采用人工分割的方式，这是因为在总体控制的原则下，人工分割可以让同一分类号图书有少量跨列时不跨列，让同一分类号的图书较多时，以合理满架数分割，将空架集中到该分类号图书的尾部，如本次实践中我校幕府校区图书馆的流通书库中I247.5类目图书上架完毕后空出了13列书架，这样新书入库后可直接排在后面的空架上，不需要经常性地倒架。

本文在计算一线书库的合理满架数时，采用了六层书架的顶层不用、底层备用的方式。80%以上的借阅量都是集中在一线书库，该书库也是读者借阅与图书馆工作人员上架、整架集中的书库。笔者在工作实践中发现，顶层书架在使用中对于许多身高不高的读者十分不便，同时在借阅时更易于造成乱架，图书馆工作人员又大都是女同志，力气小，身材也不高，每次顶层上书整架时都要使用梯子或凳子来完成。因此，使用顶层书架后，在相同情况下书库的工作量明显增加。经过两年的工作实践，我校幕府校区图书馆流通书库由于采用了顶层不用的方式，再加上架位预留到了每个类号，同种图书数量较多的又作了调整，使得预留的架位集中在该种图书架位的后面虚位以待，不需要经常性地倒架，有效降低了工作人员的工作量，保证了流阅一体的书库在人力与管理上并没有采取特别措施的情况下始终能让书架排列准确、整齐。

4 结 语

本次实践的关键是具有以索书号排序的入藏图书书目表，本文对排序的过程进行了详述，使得图书馆工作人员只要对Excel具备一定的操作能力就能完成书目的排序；如果通过馆藏清点出的书目大于6万条时，则不能直接以Excel格式导出，应当先以数据库格式导出，再以大类分解成两个或两个以上的表格处理。并且，统计图书长度与每册图书的平均厚度与直接抽样统计每层书架平均排放图书数量在理论上是一致的。因此，本次实践的方法完全可以用来指导图书馆的倒架工作。

[1]郝朝军. 架位预留技术是图书馆藏书搬迁的核心技术[J]. 图书馆建设, 2007(6):125-126.

[2]汪跃春. 馆藏图书老化规律的实证及应用[J]. 情报杂志, 2009(3):50-53.

[3]张思辉. 如何规划与组织大型图书馆的藏书搬迁[J]. 图书馆建设, 2005(4):104-106.

[4]邓友诚. 书库调整之解决方案:以重庆师范大学图书馆为例[J].大学图书馆学报, 2010(4):45-50.

[5]严永康. 馆藏文献架位测算中的统计应用策略[J]. 图书馆建设,2008(9):111-112.

[6]徐 敏. 馆藏纸质图书架位合理测算实践:以中山火炬职业技术学院图书馆为例[J]. 大学图书情报学刊, 2012(2):56-58,79.