图书馆年度报告现状管窥

黄嘉慧

（湖南理工学院图书馆 湖南 岳阳 414000）

图书馆年度报告现状管窥

黄嘉慧

（湖南理工学院图书馆 湖南 岳阳 414000）

年度报告的编制与发布是现代图书馆发展的必然要求。从报告的发布时间、类型、载体、篇幅、内容、影响等方面分析18份图书馆年度报告可以发现，我国图书馆年度报告存在以下问题：发布时间不规范；没有数字化、公开化；在主页的栏目不够规范、醒目；编写体例、内容不系统、连续。我国图书馆应高度重视年度报告的编制与发布，形成特色的年度报告格式与内容，探索与推广年度报告制度，注重读者隐私的保护。

图书馆 年度报告

近年来，年度报告进入公众视线的频率越来越高。从上市公司必不可少的强制性法律行为发展成越来越多行业的自觉行为，年度报告的作用不容小觑。笔者对近10年来我国发布的各类图书馆年度报告进行比较和分析，以作引玉之石，期待业界同仁对年度报告给予更多的关注和重视。

1　编制和发布图书馆年度报告的时代背景及必然性分析

1.1国内各行业年度报告制度逐步规范

年度报告是指按年度编制的用以总括反映公共事业机构或企业年度工作状况、财务状况、全年经营成果的公告性文书。从1993年4月国务院发布的《股票发行与交易管理暂行条例》开始，年度报告成为了上市公司每个会计年度必不可少的法律文书。2008年5月1日开始实施的《中华人民共和国政府信息公开条例》第三十一条和第三十二条规定了我国的政府信息公开报告制度，其又被称为政府信息公开工作年度报告制度［1］，该条例的实施使政府信息公开工作报告制度在我国大陆得到基本实施，政府信息的发布也步入规范化和法制化的轨道。2010年9月1日起实施的《高等学校信息公开办法》第二十四条规定，高等学校应当编制学校上一学年信息公开工作年度报告，并于每年10月底前报送上级主管部门［2］。2014年10月1日起实施的《企业信息公示暂行条例》规定，取消行政部门对企业的年度检验，改为企业主动向行政部门报送其年度报告，并向社会公示［3］。年度报告制度的规范化和法制化，是社会进步的标志，体现着诚信、公平、效率、责任与担当。

1.2国外图书馆年度报告制度已经发展成熟

与国内起步甚晚的图书馆年度报告相比，国外尤其是英美两国公共图书馆的年度报告已有100多年的历史。在美国，各级图书馆理事会的职责中明确规定需要递交年度报告，如国家图书馆和信息科学委员会（2008年归属博物馆和图书馆服务机构）的职责中有一条即是“向总统与国会提出年度报告”；各州图书馆监管委员会的职责中也有一条是“与馆长合作，制定和通过图书馆的使命宣言、长远规划、战略报告和年度报告”［4］。在美国联邦层面上，博物馆和图书馆服务机构都会要求各州进行年度调查、年度报告和五年计划的评估报告，博物馆和图书馆服务机构以及州图书馆定期出台的报告，可以认为是美国图书馆政策的主要评估形式，从侧面反映图书馆政策的实施效果［5］。

1.3新世纪图书馆事业蓬勃发展为图书馆年度报告的发展提供了基础

现代图书馆理念的逐步形成，使年度报告的发布成为现代图书馆制度的重要内容。开放、共享、权利已成为现代图书馆理念的关键词，普遍开放、平等服务、人文服务是用户权利的基本理念，而支持、捍卫并促进获取智识自由则是图书馆人的责权［6］。图书馆年度报告是体现尊重用户权利、彰显图书馆人责权的重要工具。

随着公共图书馆法人治理结构和理事会建设的推行，《图书馆年度报告制度》的发布已经提上议事日程。到2013年底，以组建理事会为标志，已建立起法人治理结构基本框架的公共图书馆有无锡市图书馆、深圳图书馆、广州图书馆、深圳市宝安区图书馆、成都市成华区图书馆等。其中，深圳图书馆、深圳市宝安区图书馆、成都市成华区图书馆理事会审议并通过的《理事会章程》及配套制度中，包括了《图书馆年度报告制度》［7］。这3家图书馆的年度报告制度是具有行政约束力的年度报告制度。

图书馆丰富的工作实践及网络信息技术的发展，为年度报告的编撰与发布提供了从内容到技术的强有力支持。近年来，图书馆的各项文化活动风生水起，行业间的交流活动广泛，尤其是在李克强总理的政府工作报告中提到的全民阅读推广活动，范围广泛，形式多元，内容丰富，可以为年度报告提供充实的内容；而且，网络技术在图书馆的应用与发展，也使年度报告的发布和推广越来越便捷，进而产生广泛的社会影响。

1.4年度报告的编制与发布是现代图书馆发展的必然要求

第一，社会力量参与提供公共服务是当今社会强烈关注和热烈讨论的一个话题。图书馆的发展同样如此，不但需要上级机构的支持和领导，更需要调动社会力量的参与和激情，而提高图书馆的信息透明度，是密切其与社会联系、吸引外界关注与参与的重要举措。年度报告作为图书馆主动向全社会及其内外部利益相关者展示其工作成效、发展轨迹、存在问题、努力方向等综合性数据的一个重要载体，是图书馆树立外部形象、加强同外部联系、寻求支持、扩大影响力的重要手段。

第二，年度报告制度也是图书馆推进信息公开、健全管理制度的要求。保障公民的信息知情权是世界上法治国家的普遍做法，这些国家均以立法的形式规定了政府部门必须依法进行行政公开。我国的图书馆绝大部分都是公立图书馆，享受着政府的财政拨款，花的是纳税人的钱，虽然尚未有正式的法律明文规定图书馆需要提交年度报告，但作为以信息服务为己任的机构，将其自身信息公开以保证利用者的知情权，并向相关的机构总结其办馆效益，是建设一个先进、民主、以读者为本的图书馆应有的作为，也是法治背景下建立现代图书馆管理制度的必经之路。

第三，大数据作为当今盛行的新型信息技术之一，对图书馆的服务与管理必将带来一波强大的冲击。做好数据统计、数据挖掘、数据分析，是图书馆未来信息服务的走向。年度报告承载了图书馆各项数据统计的功能，大数据时代，这项功能将会更有效地得到利用。在新的技术、新的变革到来之时，以怎样的理念与方式来迎接这样的变化，是图书馆人需要思考的。

2　公开发布的图书馆年度报告的基本情况及不足

目前，公众尚未有官方途径批量获取图书馆年度报告，并且有些图书馆虽编制了年度报告，但未通过互联网公开发布，因此，本文对样本的获取、分析难免有局限性和片面性。

2.1样本例举

通过百度搜索、有针对性访问图书馆主页、同行间交流的方式，笔者选取获得的高校图书馆、公共图书馆、行业协会等发布的年度报告共18份，具体如表1所示。

2.2样本报告分析

2.2.1连续性、类型、载体等分析

表1所列的18份样本中，14份为在图书馆主页可阅读全文的电子版；中国图书馆学会编辑出版的《中国图书馆事业发展报告》在其主页以书刊简介的形式出现，不能阅读全文；另3份纸本报告，一份由笔者所在的湖南理工学院图书馆编制，而上海交通大学与湖南大学图书馆年度报告为笔者与同行交流所得。上海交通大学图书馆的年度报告起始年份通过电话咨询确认，湖南大学图书馆年度报告（2013年）为创刊号。由表1可以看出，已公开发布的图书馆年度报告都具有连续性，但时效性略显不强。报告类型以综合性报告、资源利用报告居多，资源利用报告多为大学图书馆编制。数字化后的图书馆年度报告在主页都有固定的栏目设置，大多放在“本馆概况”（或“关于本馆”）这一栏目下。

表1　18份年度报告相关信息（按报告起始年份排序）

2.2.2篇幅及基本内容分析

关于年度报告，图书馆尚未出台行业性规范，其编写体例、格式与内容并没有一致性。专门性报告揭示的是某一方面的数据，如阅读报告、财务报告、资源利用报告等。综合性报告的内容则包括了全馆的各项工作。因篇幅有限，笔者选取了具有一定代表性的5份报告进行摘录（见表2）。

表2　5份图书馆年度报告的内容摘要

2.2.3内容特色分析

综合性报告的内容非常全面，涵盖图书馆一年来的所有工作，既有文字的描述，也有数据的统计，并辅之以图片，具有很强的可读性和可信度。以北京大学图书馆的年度统计为例，大部分数据都有近5年的数据比较，使读者能全面、系统地掌握图书馆服务的发展轨迹。兰州大学图书馆年度报告除常规的内容外，目录页之前的馆训及使命、结尾的新馆员感言、馆员的艺术作品撷英，使该馆的年度报告更具人文气息，另该年度报告中的“年度突出工作”很好地解决了实际工作中不具连续性但又有重要意义的年度性工作的记录问题。“媒体报道”栏目是国家图书馆从发布年度报告以来一直独有的特色板块。“用数据说话”则是华东师范大学图书馆文献利用报告的显著特色，有读者每日到馆情况的统计，24小时外借活动的分析，各学院、各类型读者的到馆利用情况，外借文献的分析，也有近几年数据的对照比较，数据详实，分析深刻。有的图书馆年度报告中录入了读者评价、年度满意度调查报告、学校科研信息，这些也是具有特色的图书馆年度报告内容。

2.3产生的影响

随着全民阅读的推广，阅读报告的发布成为媒体报道的焦点，尤其是公共图书馆的阅读报告，成为了衡量一个城市的阅读指标。例如，上海市图书馆于2013年首次发布《上海市公共图书馆2012阅读报告》后，即有《人民日报》、上海市政府网、中新网、《中国文化报》等多家媒体报导或转载了该阅读报告的相关内容及数据，报导的标题分别有《国内首份图书馆阅读白皮书发布，上海190万读者持有“一卡通”》《“借书达人”年借三千本，上海人仍爱纸质阅读》等。媒体对阅读报告的关注，更能吸引公众眼球，推动图书馆的阅读推广。

图书馆年度报告所带来的行业影响显著。《高校图书馆发展报告》作为教育部高校图工委的一份行业发展报告，系统、详细地记录了高校图书馆的发展状况，使成员馆能清晰地看到自己所在的大环境，了解同行间的信息，见证自己的成长，也能找到与同行间的差距，这样的报告，无疑能在行业间起到引领作用。图书馆年度报告在同行间也渐渐引起关注，如多次有同行馆索求笔者所在馆的年度报告。科学网“图谋博客”发布的博文《为公开发布馆藏文献利用报告的图书馆叫好！》对图书馆年度报告给予了高度关注［27］。图书馆年度报告给予读者或上级机构的影响，也随着图书馆的坚持而渐渐扩大。但图书馆年度报告要想在整个行业形成自觉的意识，还需要更多有识之士的呼吁与重视。

2.4存在的不足

已编制、发布的图书馆年度报告存在的问题有以下几个方面：

第一，发布时间不规范。图书馆年度报告应该具有时效性，而笔者在各馆主页查询时，大部分图书馆到次年7月还未发布上一年度的报告。

第二，没有数字化、公开化。信息公开和共享应该是现代图书馆的基本理念，但在撰写本文时笔者通过查阅资料或咨询同行获知，有不少图书馆编制了年度报告，但以不宜公开为由拒绝赠与；有些图书馆年度报告可以通过百度搜索零星获取，却在其主页不能查到，如上海交通大学图书馆、广州图书馆、金陵图书馆等；通过中国知网查阅资料，从《编制图书馆年报的作法和体会》一文可以获知，沈阳市图书馆1992年已开始编写年度报告［28］，《编制〈年报〉，促进图书馆档案信息资源的开发与利用》一文中介绍了泰州市图书馆1999年开始编制年度报告［29］，沈阳市少儿图书馆也有编制业务年度报告［30］。如果这些图书馆在网络技术已经具备的环境下能及时将年度报告在本馆主页公开发布，不仅能使本馆的影响扩大，也能给业界带来更多可借鉴的经验。

第三，主页栏目不够规范、醒目。本文所列举的15份从各馆主页获取的年度报告，大多放在固定的二级栏目，这是比较合理的设置；北京大学、清华大学的图书馆年度报告放在三级栏目，给访问带来一定的不便；上海图书馆的阅读报告发布在动态消息中，没有固定的栏目，读者难以寻找。

第四，报告的编写体例和内容不系统、连续。因为没有统一的规范，图书馆年度报告的样式基本是一馆一样，各具特色。但从个体馆来看，有的馆或者是编写体例，或者是内容栏目等经常会发生变化，如笔者所在馆的年度报告从2007年开始，最初是读者调查分析报告，从2009年开始改版成综合性的年度报告，每年的内容、栏目都会有调整，这些变化也许是根据实际馆情而改变的，但大大削弱了图书馆年度报告的史料价值及数据统计的完整性。

3　思考与对策

年度报告的编制与发布是建设一个现代、民主、开放的图书馆不可或缺的部分。我国尚无图书馆法，而要完善图书馆立法的前提是确立图书馆在社会民众中的地位，赢得公众的尊重和认可，这除了需要图书馆提供优质的服务外，更应扩大宣传力度，加强同社会各界的交流。因此，年度报告作为图书馆信息公开的窗口，必须走上制度化、科学化、规范化的道路，使年度报告的编制与发布从零散走向系统，从被动走向自觉，从经验走向科学。

3.1高度重视图书馆年度报告的编制与发布

连续、完整的年度报告是记录图书馆发展最真实、详实的载体，是利益相关人获取信息的重要来源。图书馆应重视年度报告的编制与发布，并加强年度报告编制与发布的真实性、专业性、科学性、时效性，扩大年度报告发布的公开度。年度报告的数据、内容必须真实，统计方法要科学，并具有连续性；发布周期要及时、固化，使之更具时效性；发布的途径要公开化，图书馆应利用多渠道发布，并在其网站开设专门的年度报告网页，使年度报告获取更便捷、及时，同时也能扩大年度报告的影响范围；年度报告的编制也应具体到由哪些部门负责，尤其是综合性报告，涉及的数据等内容非常多，需要多个部门的合作与协调，图书馆可以成立专门的工作小组，也可以由某个部门牵头执笔，多部门合作完成。本文的18份样本报告中，北京大学图书馆与上海财经大学图书馆年度报告中标注了具体编辑部门，湖南理工学院图书馆年度报告中记录了工作组名单，高校图工委年度报告中提供了作者姓名，除此之外都未注明年度报告的编写单位或负责人。

3.2形成特色的图书馆年度报告格式与内容

图书馆年度报告反映了该馆阶段性的发展状况，创新的报告格式与内容能更好地彰显图书馆文化的内涵与特色。年度报告的格式应符合各馆的具体情况，各馆应创新编写思路，使其编写形成个性化的、相对稳定的风格。综合性年度报告的内容应全面、系统，重点突出，体现办馆特色，通过简洁的文字描述、可靠的数据图表演示、生动的图片展示相结合，使报告主题明确、概念清晰、内容详实，并通过平面设计的视觉语言增强可读性。数据统计是图书馆年度报告的核心内容，在已有年度报告的数据统计中，大多数图书馆都会随着业务工作的变化而有所增减。对统计数据的增减，年度报告应有相应的说明及解释，并附上某些数据的计算公式，以便对数据进行比较分析。捐赠也应是图书馆年度报告中重点突出的内容，已有的年度报告只将接收资源捐赠的情况放入文献资源建设一栏中，笔者以为，年度报告中应有单独的捐赠栏目将图书馆一年来接收的各种捐赠一并展示，以表达对捐赠者的感激并倡导更多的捐赠行为。

3.3探索与推广图书馆年度报告制度

与英美等国图书馆成熟的年度报告制度相比，我国图书馆年度报告的编制与发布尚处于萌芽、自发阶段。虽然“图书馆年度报告制度”出现在已建立起法人治理结构框架的图书馆中，但离普及还相距甚远。图书馆年度报告的制度化建设需要相关部门的重视，建立行业规范，对年度报告的内容、格式、需统计的数据、统计方法作出规定，并推广普及，使年度报告的编制与发布走向成熟与自觉，通过年度报告促进图书馆的管理与建设，提高办馆质量，使图书馆在更开放、民主的平台上发展。

3.4注重读者隐私的保护

图书馆年度报告需要大量的统计数据，而对数据的收集、分析、统计也意味着读者信息及隐私泄露的机率加大，在编制年度报告时，我们应有保护读者隐私的意识与防范措施，以避免读者个人信息的泄露。

4　结 语

年度报告的发布，既是图书馆服务的创新，也是管理的创新，是建设一个先进、民主、以读者为本的图书馆应有的作为。图书馆年度报告一直就存在，1915年12月创刊的《浙江公立图书馆年报》这一刊物就为我们展示了那个时代的年度报告［31］；然而新中国成立以来，无论是实践或是理论，年度报告的出现频率相对较低，既无成熟的制度规范，又无系统的理论研究。但是，在法治社会的大背景下和图书馆方兴未艾大发展的环境下，图书馆年度报告大有呼之即出的态势。因而，图书馆工作者对于年度报告的理论探索无疑具有深远的推动意义。

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Study of Status on the Annual Report of the Library

The preparation and publication of the annual report is an inevitable requirement for the development of modern libraries. From the report's release time， type， carrier， the report's length， content， impact and other aspects of the 18 annual report of the library can be found there are the following problems in the annual report of the library: the publication time is not standardized； no digital and public； the home page is not standardized and eye-catching； report writing style and content is neither systematic nor continuous. The library should pay great attention to the preparation and release of the annual report， the formation of characteristics of the annual report format and content， explore and promote the annual report system， pay attention to the protection of readers' privacy.

Library； Annual report

G251

A

黄嘉慧 女，1970年生，硕士，现工作于湖南理工学院图书馆信息部，副研究馆员，研究方向为图书馆文化。

2015-08-04 ］