关于高职院校系部教务员工作改进的思考

2015-10-21姚旺

商品与质量·学术观察 2015年3期

姚旺

摘要：系部教務员是高职院校教学管理队伍中的重要组成部分。本文浅析系部教务员的角色定位及素质能力，并就如何更好的做好系部教务员本职工作进行探讨。

关键词：高职院校系部教务员职能素质

教学工作是学校的中心工作，有效的教学管理是一个学校的教学活动能够正常运转、并最终完成教学工作任务的根本保证。而系部教务员作为学校基层教学管理的参与者，是学校教学管理队伍中的组成部分，对保证教学秩序的正常进行和提高教学质量起着重要的作用。本文就如何提高高职院校系部教务员工作，提出几点思考。

一、教务员在教学管理中的角色定位

（一）系部教务员是组织者和管理者

系部主任是各项工作的负责人，但其工作一般是决策性、统筹性、全局性的，而面向广大师生的、具体的日常实际工作却需要由教务员直接管理和完成。教务员的基本职责就是从事日常的教学管理，协助领导完成相关的工作，维持正常的教学秩序，保证教学活动按计划、顺利进行。其工作范围涉及教学工作的各个方面，如教学档案的归类、各类教学通知的下达、各类考试的安排与成绩汇总、排调课、核算教师工作量、统计教师的论文以及获奖成果等等，并且一旦发现问题须及时处理。同时，教务员必须及时了解和掌握教学工作及教学计划的实施情况，收集教学反馈信息，并及时反馈给相关领导和相关部门，为其做出正确决策提供可靠依据。

（二）教务员是服务者

服务性是教务员最根本的工作属性。一是要服务于领导，给领导当好参谋、助手，协助组织和管理好具体教学事务，为系部领导的决策提供必要的准确的数据依据和建议。二是服务于教师，为教师教学提供便利和帮助，例如教材选用与征订、课程安排与调整、考试安排与实施等，同时，教务员需要将教师的工作建议和遇到的困难等及时汇总、反馈给领导，以寻求解决办法。三是服务于学生，为学生提供及时的教学动态和学习信息。如每学期的课程安排、学生成绩的汇总等。

（三）教务员是协调者

协调者包括本部门内部的协调和部门之间的外部协调。教务员是连接院系、教师、师生之间教学活动的纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。教务员要充分发挥上传下达的作用，准确地领会领导的工作要求，及时地传达给教师和学生，同时也要及时地向院、系领导和教学部门反馈教学计划的实施情况和师生们的建议，使领导和教务部门对教学实施过程中出现的情况和问题能够做出相应的调整、对客观变化做出迅速反应。

二、教务员应具备的基本素质和能力

要做好高职院校教学工作，教务员必须全面提升自己的思想素质和业务能力。

（一）良好的职业道德素质

教务员同样是一份职业，需要培养良好的职业道德素质。恪守相关的职业操守，认真履行岗位职责，服从领导，谦虚谨慎，办事公道，热情服务。

（二）熟悉本部门的详细情况

教务员工作是一项专业性很强的工作，要求其掌握高等教育教学与管理的基础知识，还要熟悉归属系部的各专业学科的知识体系，了解教学方式和教学规律等。只有全面掌握了系部的根本情况，才能协助系主任及时解决系部教学中出现的各类问题。

（三）掌握必要的现代化办公技能

现代技术已经广泛运用到教学管理工作中，而教学管理的现代化、信息化、网络化要求教务员必须具备较强的计算机和网络技术运用能力。能够熟练掌握Word、Excel等日常办公软件和复印机、传真机等现代化办公设备的使用。这样，在进行工作量核算、通过率统计等工作时，不仅可以大大减少手工核算的误差，更能极大地提高工作效率，节省人力和时间。此外，因为需要经常起草报告、总结等，对教务员的文字表达能力也有较高的要求。

（四）良好的协调沟通能力

在日常的教学管理工作中，教务员随时都要与其他职能部门联系、合作或者要与本部门领导和师生沟通，因此要具备办公室人员特有的协调沟通能力，要注意工作的方式方法，协调工作中不同的矛盾与冲突，积极为教学工作的顺利开展提供帮助。

（五）文档管理能力和创新能力

教学档案是教学管理工作的真实记录和重要的信息资源。在日常工作中要加强教学档案管理，创新管理思路，科学地收集、整理教学资料和教学档案，为学院工作及时提供所需资料和数据。教务员要有创新能力和实践创新能力，才能不断拓宽视野、不断优化教学管理工作，要善于发现和吸收新知识、新技能，才能跟上高职院校快速发展的步伐。还要根据教务管理工作的周期性、时效性特点，善于总结工作规律，创新工作方式，如教学文件等可以通过网络发布和收集，从而提高工作的效率、促进教学管理的发展。

三、做好教务员工作应注意的几个问题

（一）摆正自己的位置

教务员工作是上情下达、下情上报的枢纽，有协调、综合加工的作用。处在这样一个重要位置，更得明白自己的角色定位，既要有工作主动性，又不能越权处理工作，要在两者之间找到合适的平衡点。应该做到服从而不盲从，到位而不越位，参与而不干预，出谋而不决策。这样，才可能为部门领导的决策提供客观参考

（二）注意工作上的原则性和灵活性相结合

在日常工作中经常会有随机性、突发性事件发生，教务员在不违反原则的基础上，应灵活处理教学过程中出现的问题，及时与系部领导、教务部门工作人员沟通，避免教学事故的发生。如对于教师因故不能按正常教学计划授课而请假或调课的申请，应严格按照要求完成报批手续。

（三）不断提高自己的综合素质

高校教务员工作不同于一般的行政管理工作，是一项科学性、知识性和实践性很强的工作。教学管理的知识，教学管理的各项规章制度，本部门的教学特点都要熟捻于心。此外还要具备扎实的现代教育学和现代管理学知识，以及一定的系统科学和计算机知识。

（四）要培养良好的心理素质

由于教务员的职位特性，所负责的都是繁杂琐碎的工作，工作量大、牵涉面广，加班加点是常有的事情，同时，工作中也会面临各种困难和师生们的一些误解，因此，很容易产生负面情绪，这就需要教务员要有良好的心理承受能力，要善于调节自己的情绪，保持平和的心态。

（五）要注意保密原则

保守秘密是系部教务员必须遵守的一条重要原则和纪律。由于职务的特殊性，有些秘密和资料会接触得多、知道得早、了解得深，如每学期的教学质量评判结果、领导的工作计划、学生对教师的综合测评等情况。这就更需要其谨言慎行、保守秘密。

随着高职院校教育水平的发展，作为一名合格的教务员，应当明确自己的岗位职责，增强责任感，不断提高自身的知识水平和业务能力，争取在学校的教学管理工作中发挥积极的作用。