浅谈档案信息电子化

赵锐前

随着现代化建设步伐的迅速迈进和计算机技术的广泛应用，辦公自动化已成为办公领域中的必然趋势并在许多地区和部门得以实施，这也给档案管理的信息化、电子化带来了新机遇。加快档案信息电子化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

1.为什么要实现档案信息电子化

1.1档案信息电子化是社会发展的必然选择

档案信息电子化不是一种孤立的现象，它是社会主义现代化逐步实现的档案管理系统和档案管理制度的全面进步，是通过培养人，最终为实现社会主义现代化服务。档案信息电子化是社会现代化的重要组成部分。要实现党和政府提出的实现现代化的宏伟目标，关键是要全面提高档案工作人员的整体素质，实施科教兴档，加大人才资源的开发，促使档案信息电子化与我国社会主义现代化建设事业协调同步发展。

1.2档案信息电子化是自身发展的必然趋势

随着我国经济快速、协调、健康发展，综合国力迅速增加，办公自动化、无纸化的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。在为信息检索者提供信息的时候，档案工作者可以利用计算机对档案信息进行“去粗取精，去伪存真”，使得机读形式的档案信息更具有系统性、真实性、有价值性，才能更好的发挥档案信息的作用。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

2.档案信息电子化的优势

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。它相对于传统的纸质档案具有以下四个优点：

（1）电子档案信息可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。

（2）利用现代化科学技术这个生产力，使档案信息通过电子网络传递实现信息资源共享。使电子档案信息的利用不再受时间和距离的影响。

（3）保存电子档案信息所需要的空间比纸质档案小，可以节省空间。

（4）适应了党案管理改革的需要，可以调动人的积极因素，提高工作效率和管理水平，使档案管理工作更加科学化、规范化。

除此之外实现档案信息电子化还具有可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

3.目前档案信息电子化面临的问题

虽然实现档案信息电子化是大势所趋，但目前还面临着一些急需解决的问题：

（1）没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，这制约了档案信息电子化的进程。

（2）标准化、规范化工作有待提高。档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

（3）档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

（4）档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。在引进现代化设备的同时也要管理人员素质的提高，才能真正实现档案信息电子化。

4.档案信息电子化建设的几点建议

要提高档案工作的整体水平，必须建立一个以档案科教为先导，以档案科研、教育创新为动力，以人才建设为基础，以现代化管理为手段，以档案档案信息电子化为突破口，以提高质量、提高效率为重点的完整系统，档案信息电子化建设是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多环节配套的复杂工程。下面就推进档案信息电子化建设谈几点粗浅看法：

4.1实现电子化首先要做好电子文件的收集归档工作

做好电子文件的收集归档工作，是实现档案信息电子化建设的重要前提和步骤。要做好电子文件的归档管理工作，首先要对应当归档的电子文件进行全面、系统地调查和了解并进行收集归档，然后还应采取相应的管理手段和技术措施以保证归档文件的真实、完整和有效。如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真。做好电子文件的收集归档工作，不仅为电子化建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。

4.2推进电子化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息电子化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是电子化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息电子化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案信息电子化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

4.3要充分重视、重点抓好数据库建设

目前档案信息电子化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。当前若能把综合数据库建立起来，将使电子化系统效率大大提高一步。

4.4电子化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息电子化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

4.5推进电子化的同时还要注意档案信息的安全

保证档案信息的安全也是档案工作的一项重要内容，所以要求系统在设计之初就应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等硬备份管理策略。同时要在网络的基础建设、系统升级、人文策略、系统权限等方面加强安全管理，保证档案电子数据的真实性、稳定性。

4.6推进档案信息电子化的关键是人才

人的因素在社会发展过程中一直占据主导地位，在实现档案信息电子化的过程中也不例外，先进的设备也需要具备相应技术力量的人来操作，推动档案信息电子化的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响电子化水平的提高。档案人员要做好电子文件的管理，既要懂得计算机技术，又要懂得进一步深化发展了的档案学理论、原则和经过改革的档案管理方法与技术，才能为加快实现档案信息电子化建设提供充足的技术支持。 [科]