浅析E6档案系统的应用与体会

封川川 李菁

摘 要：档案是一种信息资源，是企业生产、技术、科研和经营等活动的一种真实记录。新形势下，档案管理面临新的机遇和挑战，只有与时俱进、创新发展，企业档案管理才能走出一条新路子。本文从当前使用的E6档案系统，提高档案人员业务素质等方面进行了探讨，只有提高企业档案管理水平才能更好地服务于企业的改革发展。

关键词：E6系统;档案管理

档案是公司成长发展的真实记录，是公司宝贵的数据库、资源库、经验库和谋略库，是公司资产的重要组成部分。档案工作已是各单位生产、经营和管理的基础工作。随着计算机在各领域的普及与应用，档案管理也就自然进入纸质与电子并存，传统与现代共荣，手工与系统并行，习惯和标准兼容的转型时期。

企业档案工作的理念是以对档案的信息和知识属性的高度认识为基础，把档案信息资源确定为企业发展的战略性核心信息资源。构建核心信息资源管理理念，是当前企业信息化建设的需要，也是档案工作管理创新的必然。在信息化迅驰发展中，企业档案工作必须与时俱进、强化档案服务理念、改变思路，利用各种新技术，新手段，大力开发和利用企业档案信息资源，发挥企业档案信息化工作的积极作用，实现为企业发展提供信息服务的根本任务和宗旨，突显企业档案工作在企业发展中的作用。

為了实现档案管理现代化、档案信息数字化、档案利用网络化，集团公司建设统一的档案信息管理平台《中国石油档案管理系统项目（简称E6）》系统，单位应当适应集团公司信息化建设和档案事业发展的要求，维护档案管理与安全，坚持资源整合和资源开发，为各项工作提供有效服务，使档案信息化建设与本单位信息化建设同步规划、同步发展

一、E6档案系统

E6系统具有功能强大、操作简单、利用方便等特点。档案员根据实际情况，可选择不同的录入方式。比如需要实时少量录入的可用“在线手工录入”;在无网环境单井资料、或大批量数据会计类、历史数据迁移的均可选用“离线客户端”，更好的提高工作效率。E6系统在档案管理信息化工作中虽然取得了很大的成绩，但还有一些问题有待进一步完善。

（一）档案系统与办公系统的无缝链接

目前，公司均采用办公自动化系统，从运行至今共办结收、发文等电子文件几万余件.且每年以约万余件的速度递增。办结的电子文件都暂存于办公自动化平台的资料库中。历史文件数据和日常使用频率快速增长.使得系统负载过重，底层平台的资源空间占用过多，且文件归档时得先从办公系统下载、整理，又上传至档案系统，工作量繁重，因此，尽快开发与公司办公自动化系统相适应、相匹配，相衔接的档案文件模块已势在必行。此模块：一要可直接从办公系统将办结文件传送至档案系统，具备了良好的兼容性和完善的数据接口，提供多种数据转换工具和灵活的接口方式，可满足全局工作发展和办公自动化系统更新、升级的需要。二要性能稳定、人性化设计、操作简单快捷。

（二）电子文件的归档

新型文件材料的归档势在必行，特别是产生的大量电子文件。利用：不是直观可见的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读;且此资源是可共享的，不再受时间和距离的影响而异地传递。存储：刻录于光盘上的电子文件的保存，对保存场地的面积要求不高，但对环境的温、湿度、防磁性等条件要求高。通过技术处理，将需归档的电子文件改为“只读性”文件，成为只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性;加强电子文档不可复制技术研究，使电子文档具有与纸质档案相同的档案唯一性特点，使其与纸质文件一样发挥社会效用。

（三）单井类档号的排序

油气勘探开发类档案，单井类文件材料随时归档，即按时间先后顺序归档。单井类档号的基本机构由全宗号，一级类目代号、二级类目代号，井号，保管号组成，各要素之间使用符号“-”连接。在条目信息页面，用户可通过点击相应的项目进行排序，如点击档号升序排列时，程序设置应按要素“保管号”升序排列，这样无论井号这个要素中是否有“-”或者“/”等字符，都不会影响排序问题。

二、提高档案管理人员的综合素质

档案管理是一门科学，特别是新形势下档案管理的技术更先进、内容更丰富、分工更专业，对档案管理人员的能力素质提出了新挑战、新要求。档案管理人员不仅要有一定的政治理论水平、业务水平，还要有广博的知识，强烈的开拓、进取意识尤其要一专多能，既要能熟知档案管理法规和基本的档案管理业务知识、技能，还要熟练掌握现代化科技手段和先进操作管理技术，同时还要具有统筹安排、耐心细致、吃苦耐劳、勇于创新的基本品质和良好作风。针对档案工作形势任务的新变化，可采取送外培训、集中培训、以干代训等多种方式，达到了档案信息流转畅通，经验共享，拓宽视野，更新观念的效果，提升档案管理人员的综合素质。

三、结束语

档案的最终目的是提供利用服务。不断完善E6系统推进档案信息资源的数字化、网络化，为网上档案利用创造条件。通过扎实有效的工作，档案工作按照“收集齐全，整理科学，保管安全，利用满意，整合信息”的工作方针，使档案管理整体迈入了科学化、程序化、规范化的轨道，推动档案资源的共建、共享、共用。

参考文献：

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