浅谈档案管理工作的重要性

孔繁荣 王婷婷

【摘要】档案管理作为记录事物的记事簿和还原历史的重要工作，科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。本文从档案管理工作的重要性入手，对如何做好档案管理工作进行分析探讨，有助于规范档案管理工作，指导档案管理工作具备标准化、制度化。

【关键词】档案管理；重要性；

引言：随着我国的全面发展与进步，档案管理工作不仅在观念上需要改变，在管理的方式上同样需要改变。合理科学的对档案进行管理，不但可以对企业或单位的业绩给予衡量，还可以对企业或单位的管理水平给予衡量。因此，加强档案管理工作是当前全社会应关注的工作方向。

一、明确档案管理工作的作用

一是作为考察依据的作用。档案管理作为记录事物的记事簿和还原历史的重要工作，它与其它的文献是不一样的。由于档案所具有的自身特点及自然的形成方式，使档案的记录更具客观性，成为更容易令人信服的证据，因此，档案作为真实凭证而存在。

二是作为参考的作用。档案的参考性和内容非常广泛与丰富，任何单位或企业都有自己的档案管理室，当所涉及的难题需要参考档案的时候，只要到有关档案工作室就能找到答案。由于档案属于最可靠的参考材料，没有被篡改过，很多都涉及亲笔签名或是手稿，有些还包含着照片或是录音带等，因此是反映历史最为客观的材料，是最有利的实事凭据。由此我们可以知道档案管理工作的重要性。作为档案管理工作的工作者，要定期接受和保管好档案，在树立法制观念的同时做好档案的保密工作，并热爱档案管理工作。

二、充分认识加强档案管理工作的重要意义

一是促进档案管理工作的规范化。档案管理工作具有保密性，为确保档案的卷案质量和不泄露，要对档案管理工作采取集中式的管理，对每个环节的档案工作严格控制，包括对档案袋实行统一的印制，对工作人员进行统一的培训，统一确定档案整理及验收的方式，制定一个标准等。只有使档案管理工作规范化，才能为日后档案管理工作奠定稳定基础。对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻地影响。档案服务创新的开展，使得档案馆的档案接收、档案保管、档案整理、档案编目等一系列任工作都得到了规范。档案服务创新很好的带动了档案基础工作，对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。

二是促进档案管理工作的信息化。与以往的档案管理工作相比，如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理，用现代合理科学的管理方式，实现信息化。档案录入的及时与灵活性，不仅提高了档案管理的成果，还提高了档案管理的效率。

三是加强档案管理工作的安全性。在档案管理工作中，不管是在档案的查阅上，还是在建立档案的过程中，都需要在档案工作人员规范和信息化的监督下才能确保它的完整、保密。因此安全性是档案管理工作中的重要性之一。随着目前档案管理工作实行集中式的管理以后，档案管理工作的安全性得到很好的提高。在档案的建立上，采取了严格的监督机制。在档案的查阅上，制定了非与档案相关的人员或没有通过批准的人员不能进行档案查阅制度。

三、加强档案管理工作，提升管理水平的意见建议

一是加强领导重视，提高档案管理人员服务意识与管理水平

任何工作想要做好都必须得到领导的重视，这样才能视工作能够顺利的进行下去。所以说档案管理工作离不开领导的支持。我们前提是要提高领导对档案工作的认识度，领导的态度直接决定了档案工作能否顺利开展。领导能否将档案工作列入议事日程，这需要档案管理的工作人员发挥其主观能动性，以行动来引起领导的重视。要强化领导对档案管理意识。部分单位领导对档案管理工作缺乏重视，这部分领导认为档案管理工作人员在单位属于可有可无的部门。因此，我们要在单位宣传档案管理的重要性，提高领导关于档案管理方面的认识，档案管理的工作人员要定期向领导汇报档案工作的具体情况，在领导面前多谈档案管理的好处，使单位领导了解档案管理工作的重要性。加大对档案管理事业的投入，除了人的因素，档案管理的好坏及安全与否与档案管理的场地、设备、资金的投入是密不可分的，各部门要舍得为档案管理大力投入，有些部门，办公场所相对宽裕，可档案室却相当狭窄；干别的经费都有，可买档案橱等设备却比较费力。

二是加强教育培训，努力提高档案管理人员综合素质

档案管理工作涉及了哲学、历史学、心理学、行为学等学科的相关知识，档案管理工作人员在继续教育过程中需要注重相关学科知识方面的补充。要加强档案管理人员的继续教育，提高他们的认识水平。档案管理人员的继续教育发展需要解决如下问题：第一，解决思想认识方面的问题。让档案管理人员充分认识继续教育在档案管理工作中的重要性以及实际意义，档案管理人员整体综合素质的提高，才能有效提高档案管理人员的服务质量。第二，培养真正的档案管理人才，将档案管理工作人员的教育培训列入单位的重要议事日程。第三，要加强档案管理人员综合培训，提高他们的业务水平。从实际工作出发，多形式的开展档案管理人员继续教育培训。要给档案管理人员提供全面系统继续教育培训机会，丰富档案管理的专业知识，提高档案管理人员的专业水平。给档案专业人员提供补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补工作中存在的问题。加强现代科学技术方面的学习。现代科学技术在档案管理工作中得到了广泛的应用，作为档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等方面的學习，通过学习运用到实际工作中。

三是要充分利用现代化手段，加强档案管理的现代化建设

随着社会经济的不断发展，档案的数量越来越多，数量的不断增加给档案的保存、管理、利用带来了一定的困难。我们要利用现代化的管理方法和手段代替落后的影响档案管理质量方法，这样才能有效解决社会经济新形式下存在的问题。利用现代化科学技术，将档案整理归档。档案整理工作非常繁琐，劳动强度大，重复劳动多。我们可以有效利用计算机等现代化手段将档案整理归档，提高工作效率、降低工作强度。当人工立卷的时候，立卷人需要根据自己的理解情况将文件分类，尽管有统一标准规定，但是由于每个人的工作能力不同，导致同一个文件出现不同的分类，因此产生产生分类不准的情况，影响档案的质量，给利用工作带来诸多不便。这时候我们可以使用计算机软件模拟人工立卷，然后根据类别将属于条目的内容打印出来，也可以按文件形成的先后顺序进行排列打印，这样有效降低人为因素影响文件归档，提高了工作效率，发挥计算机的管理优势。加强计算机技术辅助档案管理方面的学习，掌握科学化的管理技能。目前，计算机技术在档案管理中的得到了广泛运用，档案管理人员要熟练掌握这种现代化科技手段和先进操作管理技术。所以，档案管理的工作人员要结合自身的岗位工作，做到工作中边学习边操作，有效提高业务素质，努力提升自己的信息知识和网络文化水平，使自己具备综合型档案管理人才。

四、结语：

综之，在当前的新形势下，各级管理部门必须在人力、物力、财力等方面给予大力支持，充分认识到档案管理工作的重要性。各级领导要学会和认识、理解档案管理工作的重要性及作用，企业和单位要加大科学管理档案力度，进一步提升档案管理水平。

参考文献：

[1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2013.4.

[2]杜月玲.如何在新时期做好档案管理工作[J].技术与市场，2011.6.