中职学校档案管理体系的建立

雷碧芬

摘 要：中职学校的档案管理非常重要，对于学校的教育教学和管理具有重要的意义。我国目前的中职教育面临着改革，对于学校档案管理有新的发展方向。在教育教学改革背景下，建立健全中职学校档案管理的体系，对中职学校的发展有着巨大的影响。本文主要对中职学校的档案管理工作体系进行详细的分析和讨论。

关键词：中职学校;档案管理;体系;分析

目前，中职教育面临着改革，尤其是中职学校的档案管理工作越来越紧迫。在新环境下，档案管理工作不断适应中职教育教学，但是在档案管理上还有一些问题。中职学校应致力于档案管理体系的建设，加快档案管理制度建设，推进中职学校档案网络管理，促进档案工作现代化发展，使中职学校档案管理不断向前发展。

一、目前中职学校档案管理现状

目前，中职学校在具体的档案管理工作中，还存在诸多的问题。尤其是档案管理现状中中职学校领导不重视，对于档案管理认识不够。一些学校领导没有加强重视中职档案工作管理，人为中职学校在教育行政层面上的作用不大，不重视学校档案建设，没有严格要求和执行档案管理。

其次，中职学校对于档案管理的人员配置不足，且档案工作人员的素质较为低下。很多中职学校中的档案管理人员普遍素质低下，这也是中职档案工作普遍存在的难题。一些中职院校的档案工作管理人员甚至就一个人，且有的学校是从其他管理部门临时借调来进行档案管理。且这种档案工作管理人员没有档案专业背景，又没有充分学习和培训过档案管理，对于中职学校档案管理工作没有科学的认识和掌握，也造成了中职学校档案管理工作始终跟不上时代的发展，不能有效走上科学化的发展道路。

再次，中职学校的档案管理方式比较单一，有的学校在档案管理上仍旧采用手工操作的方式，然后进行立卷和分类、归档等工作，对于档案管理效率非常低下，且查阅档案比较麻烦。加上档案现代化硬件设施不完整，档案室的通风和防潮、防火和防盗等相关条件都没有达到规定要求。因此，档案工作保管受到较大的影响。

二、建立中职学校档案管理体系的策略

首先，要建立健全中职学校档案管理体系，重视中职院校档案制度的建设。要求中职学校广大教师和学生，都要好好学习有关档案规定和法律，加大档案知识和管理宣传。有效提高师生的档案意识，使得档案工作管理避免形式主义和口头主义，档案管理工作要建立完整的档案管理制度，使档案工作有法可依。还要加强要有关学校领导工作，主抓档案管理体系建设，保证档案体系形成一整套管理体系。争取跟进中职教学的现代化管理，形成统一档案管理，统一的档案收集和整理，保證档案工作齐头并进，提高管理效率，保证档案工作的高效性。

其次，要完善中职档案管理信息化和数字化建设，保证档案管理的现代化。中职学校档案管理工作实现数字化管理以及信息化建设，不仅是档案管理现代化的重要目标，而且是档案工作的必由之路。档案管理工作要提高认识，建立完善的档案信息化管理和数字化建设，形成高效、方便的档案管理体系。同时科学实现档案管理的技术化目标，提高档案管理的效率。

再次，中职学校档案管理分类和收集，应本着学校档案归档的“以我为主”原则，对中职学校档案进行科学收集和整理。对于中职学校中的重点资料，如相关会议资料和协议书、材料等，应按照不同的方式进行分析和整理。具体如，中职学校下发的重点材料、学校公务活动重要文件，相关协议书和工资等分配材料的归档和保存。

最后，对于汇总至学校在收集和整理相关文件时，一定要按照具体的材料和年度划分，保证材料归档整理。加强硬件配套建设，同时还要强调档案管理和存放的原则和管理。还要加强档案室的保管保存要求，对档案室进行防火和防盗、防潮、方尘、防虫、防高温和防光、防霉等措施，保证档案存放的万无一失。

三、建立健全中职学校档案管理体系

中职学校档案管理工作是衡量学校的师资办学质量和管理水平的重要标志，同时也是对中职学校的重要评估内容之一。对于中职学校档案管理体系主要包括：档案管理组织机构、档案设置、档案管理制度等，实现档案目标管理标准化、规范化、制度化和科学化。

一是加强硬件建设，成立档案室，配备专业技术人员，设置专门办公场所，安装防潮、防磁等设施，配备电脑和复印机、密集架和图柜等，使档案目标管理实现标准化;二是定期做好文件的收集、归档工作，严格归档程序，使档案目标管理实现规范化;三是建立了《档案借阅制度》、《文件归档制度》、《档案员工作职责》、《档案保密制度》、《档案网络化管理制度》等，完善了档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的规章制度，使档案目标管理实现制度化;四是建立了电子档案系统，档案目标管理实现科学化，加强管理人员的技术培训。

此外，中职学校的档案管理体系中，还应重视档案信息化管理水平，档案管理人员要加强自身的学习和培训。改变传统的档案管理模式，积极学习新型档案管理要求，适应目前现代化的中职档案管理要求，精通档案业务，为师生提供优质服务。

四、结语

综上所述，中职学校档案管理应建立起完整的体系，档案工作人员应转变工作思路和工作态度，努力提高自身的业务能力，强化对档案工作管理，使中职学校档案管理体系建立起来，使学校档案工作运行良好。

参考文献：

[1]钟秀梅. 加强中职学校档案管理工作的实践与思考[J]. 办公室业务， 2011， （6）：49-50.

[2]乔丹琪， 马影. 如何加强中职学校的学生档案管理[J]. 考试周刊， 2010， （43）：216-217.