现代档案管理必须保证电子档案的真实性

姚葶

摘 要：本文强调的是档案管理现代化的发展趋势是走电子档案的管理方式，所以要求必须保证电子档案的真实性。

关键词：现代档案管理;电子档案;真实性

随着信息技术的迅猛发展，电子档案作为新的档案载体已得到了普遍的关注与重视。特别是加强电子档案的管理。为了配合全国发展计划的落实，同时也为了尽快地提高档案的服务效率，要求档案管理要引进现代化管理手段——采取电子档案的管理方式。这里以城建档案为例加以说明。

作为城区档案，不同于其他档案形式，它不仅记载了城市建设各项活动的经验及技术成就，而且是旧城面貌的历史见证，是城市发展改造不可缺少的权威凭证和城市建设管理的可靠依据。

由此可见，城区档案管理的重要性是不言而喻的。就目前城建档案现状而言，基本上都属于传统的纸质档案管理，在归档、查档方面工作量极大，如果全面實施电子档案管理则会大大提高工作效率，节约劳动时间。但是由于电子档案的信息都是以数码方式存在，具有信息与载体的分离性、信息的物理结构与逻辑结构的差异性、可变性及相对独立性，因此它不再具有传统意义上的原始性，这样以来，电子档案的易修改特征对我们城建档案的价值体系就产生了极大的影响。

如何保证城建电子档案的真实性，笔者认为，除了要从法律法规方面加以保护以外，还应从技术措施方面着手，建立完整的保障体系，保证城建电子档案的真实性，使之能够健康有序的发展。

真实性是档案的生命线。城建电子档案的真实可靠性就存在于人机两方面：

首先，从“人”的角度讲，由于城建电子档案的管理工作必须要有计算机操作人员参与，那么操作人员的主观意志、客观技术能力等诸多因素都可能在不同程度上影响计算机系统的运行，影响城建电子档案的真实性。

其次，从另一方面“机”的角度讲，由于计算机系统并非不可侵犯，目前已经进入互联时代，就连世界上最机密的情报网站都经常有黑客光顾，所以，有计算机的侵袭，就要有计算机的反侵袭，我们要在城建电子档案的设置程度上采取严密的高技术手段，防止这种现象的发生。

再有涉及计算机，还要防范计算机病毒，我们要防止病毒造成城建电子档案的信息混乱或丢失，这些都是需要从信息技术的角度解决，所以，我们既要提高档案操作人员的综合素质，同时，还要从电子技术方面寻求突破，来确保城建电子档案的真实性。

一、提高操作人员的素质

由于城建电子档案属于高科技的产物，所以原有的档案操作人员的工作手段已经远远不能适应城建电子档案的管理工作，这就要求大力提高操作人员的素质。这并不是简单地要求工作人员会操作计算机就可以，这需要其具备多方面知识的综合素质。因为，城建电子档案的管理，涉及到电子计算机软、硬件及网络技术、信息处理技术、文件档案管理的基础知识以及相应的法律知识、外语知识等，只有具备这样素质的操作人员才能胜任城建电子档案的管理工作，才能适应发展中的信息时代。

二、所输入城建档案来源必须是真实的

在建立城建电子档案时，必须要保证原始的档案凭证是真实的，来源是真实的，城建档案信息转换成机读格式的过程也是真实的，这样就能为城建电子档案的真实性把好第一道关，杜绝虚假的档案资料。

三、城建电子档案真实性的技术控制

首先，在城建电子档案的防盗技术控制方面，我们要对城建电子档案修改复制技术严格控制，如对城建档案代码加密、设置签发密码口令等，就可以保证档案信息的保密性，防止信息会被非法修改或非法截留、破坏。

其次，在城建电子档案传递的技术控制方面要采用（ ARQ）自动重发请求等差错控制技术，在应用软件中提供密码保护自动加密及在操作系统中采取“密钥”控制等手段。

最后，在城建电子档案利用的控制方面，我们要对系统访问权限加以控制，限制利用者身份、保障城建电子档案不被入侵、破坏。城建电子档案必须保留背景信息，一旦档案被破坏可提供发现机制，并控制到最小程度，实现城建电子档案的外部安全和完整。

四、关于城建电子档案格式转换技术控制

城建电子档案的产生就要区别于纸质等传统档案所归档的方式，城建电子档案是由简单的二进制代码组成，它的原始记录符号只有“O”和“1”，所以对格式转换技术加以控制，在城建电子档案系统设备升级过程中，保持系统兼容性、通用性，达到电子档案格式转换的“无缝链接”，保持电子档案的真实、可靠性。

五、关于城建电子档案的防病毒、防黑客技术

计算机病毒是一种恶意程序，它通过不同的途径潜伏或寄生在系统的正常程序或存储媒体里，当某种条件或时机成熟时就会滋生并感染系统，使信息资源受到不同程度的损害。

目前，计算机病毒的危害越来越大，轻者占用系统资源，影响运行速度，重者破坏系统文件和数据，甚至使系统瘫痪，无法正常工作。而计算机黑客，是指有造诣的电脑程序设计者，而现在专指在计算机网络中那些利用自己掌握的技术，偷阅、篡改或窍取他人的机密数据资料，甚至在电脑网络上进行犯罪活动的人。

作为城区档案，不同于其他档案形式，它不仅记载了城市建设各项活动的经验及技术成就，而且是旧城面貌的历史见证，是城市发展改造不可缺少的权威凭证和城市建设管理的可靠依据。

据了解，在我国负责提供国际互联网接入服务的单位，绝大多数都受到过黑客的攻击和侵入。所以，我们在城建电子档案的管理工作中，要加强反病毒技术研究，开发功能强大、完善、智能化的反病毒软件，以达到保证城建电子档案的安全、保护城建电子档案的目的。