信息化对城建档案管理的意义及措施

郑盼喜　李怀钦

摘要：档案信息化是档案工作的必经之路，也是档案科研工作的目标。在社会信息化的背景下，如何对档案信息化成果进行管理，对城建档案管理工作者产生了十分重大的影响。本文结合当前城建部门对档案信管理资源的管理现状，对档案信息化的重要性开展研究，分析了档案信息化的实施路径和重点工作内容。

关键词：信息化；档案管理；措施

前言

随着科学技术水平的发展以及计算机技术的广泛普及，传统的城建档案管理手段已经很难符合人们的需求。在城市档案体系中，非常重要的一个组成部分就是城建档案，它对城市的建设和发展至关重要。借助城建档案，可以更好地规划城市的建设和发展，对决策城市建设的发展方向提供了重要参考。

1城建档案信息资源利用现状

城建部门的档案类型众多，包含各类城市建设工程档案、城市地下管线工程档案、建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案、有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。目前，大多数住房和城乡建设部门基层单位的档案管理现状无法满足档案信息资源利用的需求，主要表现在：

（1）多数信息化管理局限于条目管理，缺乏全文管理。现有的档案信息化成果，多为对目录数据的录入，实现计算机检索；而缺乏对原文數字图像链接的方式，缺乏对档案内容的揭示。

（2）档案管理软件多为单机版，缺乏有效信息资源共享。现有的档案管理软件的使用多为档案管理人员和相关办公人员，不在局域网上对其他部门乃至社会开放相关查询、调阅的权限；不利于实施建立具有相关规模的档案数据库，不利于提高档案的利用率。

（3）手工查档，档案利用率低，无法为日常工作的开展提供高效的辅助作用。现阶段，档案管理工作处于新旧更替的时期，传统的手工操作尚未完全退出主导地位。尽管在计算机上实现了检索查询功能，但检索查询仅限于目录和条目，缺乏全文检索的功能，需要再次使用传统档案管理方式调阅所需档案，必要时需要多次复印，费时费力，无法满足借阅人的多方面的利用需求。

2信息化对城建档案管理的意义

2.1应用的广泛性

信息化针对于城建档案管理的特殊性，可以应用于与之相关的各个环节当中。计算机技术可以有效收集管理城建档案，借助于扫描或者手工录入等方式，用计算机可以识别和处理的信息来替代传统的城建档案信息，生成一些图像和图形等电子档案。将计算机自动检索和编目的功能利用起来，能更快捷地查阅城建档案。城建档案的信息化，在储存和保护方面也可以发挥较大的作用，应用一系列多媒体技术，如扫描、摄像等，在计算机中压缩输入档案信息，并且存储于光盘中，这样既节省空间又方便保存。

2.2城建档案信息的系统化管理

我们组合了多台计算机，形成一个系统，就会有更加强大的功能，计算机系统可以有效管理城建档案馆接收到的档案信息，借助于数据库管理系统软件，接收登记、登录分类账和总目就可以有效完成。因为在文字、声音和图像等信息处理中，计算机具有一系列的优势，可以利用计算机系统来实现档案管理的自动化检索、入库排架等诸多环节。同时，计算机系统多层次、多角度综合分析的运用，将收集到的大量原始数据，更好地服务于利用者，提高工作效率。

2.3对档案管理的影响

信息需求量的增加，如何加强档案信息与其他信息的联系、提高档案的有效利用率，这就要求实行信息资源的网络化管理，最终实现信息资源的共享。即从手工方式向利用计算机、网络、数据库等组成的现代管理方式转变，需要各部门长期努力实现档案管理的标准化、数字化、规范化。信息量的激增和新型载体的应用，对档案信息的需求不断增加，需要采用新技术，特别是信息技术来代替传统的管理手段和方法。例如，以往的文书档案大多是以纸质保存，需要时常借阅查询，易损毁，不利于原件的保存。

3强化城建档案信息化建设的措施

3.1强化工作人员的信息化管理理念

采取一系列的方法和措施，大力宣传相关的法律法规，对其城建档案信息化管理意识进行强化。意识到传统的档案管理模式存在着诸多的漏洞和不足，应用计算机技术，可以有效解决这些问题，能大大地提高工作效率和工作质量。

3.2建设标准规范

标准化的规范始终是每一个行业所要求的重要内容。只有对相应的管理机制和管理标准进行构建和完善，才能更好地开展城建档案信息化管理工作。因此，要结合具体情况，综合分析，科学制定和落实各项工作规范标准，能够依据标准来更好地分工协作和技术应用。联系起城建档案管理的各项工作，提升城建档案管理的综合效益。规范建设包括多方面的内容，如技术标准、统计标准等。

3.3基础设施的建设

在城建档案信息化建设中，需要借助于相关的基础设施来完成，包括网络系统和数字化设备。通过网络系统的建设，可以共享城建档案信息资源，交换相应的信息。而城建档案的数字化设备则包括数码相机、扫描仪和打印机等，通过利用这些设备，就可以一体化管理城建档案。

3.4建设城建档案信息资源

将一系列先进的信息技术应用于工作实际，可以有效实现城建档案的数字化、网络一体化管理。借助于网络，可以完成城建档案资源的数字化。对于城建档案的管理人员来讲，需要严格监督文件的归档和鉴定，避免归档不及时或者不规范等问题出现。城建档案信息化建设，是一项长期性的工程，而最为基础的工作就是建设城建档案信息资源，它是城建档案信息化建设的基础。因此，就需要构建统一标准，有效实现资源共享，保证利用者对城建档案信息资源的利用。

3.5建设应用系统

应用系统的建设，如城建档案信息的安全、利用和管理收集等。在收集管理城建档案信息的过程中，需要设计诸多的程序，如报表处理、事务处理、数据查询等。这些城建档案信息的安全性需要得到保证，包括身份安全、利用和储存安全等方面，这样方可更好地进行城建档案信息化建设。在身份安全方面，为了强化城建档案的安全性和保密性，可以将动态口令和身份认证等一系列的形式应用过来。在利用安全方面，可以将防火墙技术和物理隔断技术应用过来。在存储安全方面，则需要在专用服务器存

储城建档案信息，并且专用服务器可以自动备份，每隔一段时期，还需要专门的刻录备份处理。

3.6建设一支优秀的人才队伍

城建档案管理信息化的建设和实现，需要人来完成。要结合工作实际，有针对性地培养管理人员，提升他们的专业技术水平和综合素质。结合城建档案工作管理自身的一些特点和要求，科学地组织和安排工作人员对新知识进行学习，大力培养和引进复合型人才。

结语

档案信息化是档案工作的必经之路，也是档案科研工作的目标，要给政府在城市规划、建设和管理决策方面提供档案信息服务。加大档案信息化成果的推广应用力度，尽可能的缩短档案信息化成果的推广应用周期，最大限度的实现档案信息化，发挥档案信息化成果对档案工作实践的推动作用。通过建立资源共享平台，实现档案资源的共享，提高档案资源利用率，同时有效缓解传统档案管理方式中档案管理人员的重复劳动等矛盾，有利于推动档案事业的可持续发展。

参考文献：

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