谈电子档案管理工作的重要性

李成贵

内容提要：本文根据国家对电子文件的管理规定，结合档案管理实际，从五个方面阐述了电子文件的特性，探索电子文件收集整理、归档的要求及电子档案管理的重要意义。

关键字： 电子档案  管理  计算机  电子文件

随着计算机技术和网络的普及和快速发展，人类社会进入一个全新的时代——信息时代，信息化是人类社会继工业化之后的一次新的产业革命，将实现社会生产力的新的飞跃。电子计算机在各个领域 的应用愈加普遍，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。党政机关部门、企事業单位等对信息资源的利用和依赖逐步加强，由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，党政机关部门、企事业单位在工作和生产活动中，过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像资料等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了大量的电子公文、图书、图形图像资料等，这些都是属于电子文件，具有档案保存价值的电子文件，必须要归档保护。电子文件如何监管？电子档案如何管理和开发利用？是当前档案人员努力探索的热点问题。

电子文件归档后即形成电子档案。电子文件与电子档案是计算机为核心的信息技术的产物。电子档案是用于存储党政机关、相关企事业、设计单位实施办公自动化系统运行过程中产生的有保存价值的电子文件信息。由于自动化程度的不断提高，各机关事业单位保存的纸质档案材料的不断增多，纸质档案数字信息的处理难度不断加大，这就要求我们将不同表现形式的纸质档案信息，通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式转化为数字信息，借用计算机和互联网来进行档案信息的管理和档案信息的传输，这就需要我们必须努力强化电子文件档案管理工作。

一、由于电子文件的特殊属性和表现形式，决定在电子文件档案的归档和管理工作中，为档案管理工作带来新的课题和诸多难题

电子文件如何监管？电子档案如何管理和开发利用？是当前档案人员努力探索的热点问题

（一）掌握电子文件的特性，做好电子档案管理工作

（二）电子文件的整理

（三）电子文件的归档

二、电子档案与传统纸质档案的保存形式不同，但二者互为补充

在保管上电子档案与纸质档案在保管上的差异，电子档案管理应遵循档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等管理原则。但它与纸质等载体档案确有很大区别，它的记录形式是数字化序列。任何电子档案，当使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备，它不能离开这种生成环境和设备而单独存在，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别它的信息内容。电子档案的长期保存，却是非常困难，需要有不断更新的技术和设备作保障。

电子文件归档及电子档案管理需要有技术和设备，电子档案的生命周期是由电子档案内容而定，而保证电子档案生命周期的存在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性。所以说，电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，从这个意义上说，也可把电子档案管理称为“电子档案技术工程”。

电子档案与传统的的纸质档案互为补充，电子档案与传统的的纸质档案相同之处在于：他们都是国家机关、企、事业单位以及个人从事一系列活动直接形成的的对国家和社会具有保存价值的历史记录。应遵循收集整理鉴定利用统计等的档案管理基本原则。电子档案虽然同样具有为用户或利用者提供档案信息和参考咨询服务的作用和功能，甚至服务技术更先进，水平效率更高，但由于电子档案存在各种局限性，将无法将传统档案取而代之。两者将长期共存，互为补充。

三、搞好电子档案载体的存放环境和安全保密

由于电子文件档案的不稳定性，怎样保证挡案信息的完整、真实、安全，作好电子文件档案的维护和保管工作，显得非常重要。①搞好电子档案载体的存放环境;②做好备份工作;③做好安全保密工作首先，防止电脑网络上“黑客”们的攻击;④对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件。

四、转变观念，克服因循守旧思想，做好电子档案的管理

（1）是思想观念障碍 ;（2）是控制手段障碍;（3）是设备技术障碍;（4）是保管方法障碍;（5）是利用需求障碍

我们是要转变观念，接受新技术。学习科学发展观，贯彻以人为本的战略，提高主管档案的领导及档案者对电子文档的认识，探索其规律，总结经验，适当时普遍展开;关注计算机新技术与档案工作的结合。电子文档的管理工作在很多方面还存在着问题，尤其是在文件的形成过程，其真实性、原始性、法律效应及网上利用的安全问题等问题，还有待计算机技术、网络技术及通信技术的进一步发展;把档案的电子化管理，档案信息数字化，作为档案工作中的一个新课题，探索和研究在新形势下档案管理的新内容，开展档案现代化管理，减轻档案人员的劳动强度，提高了工作效率，使档案管理工作更好地为企业设计生产服务。

五、做好电子档案管理的重要意义

电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义和深远的历史意义，实现文档一体化管理有保存价值的电子文件将逐步做到即时归档，即文件信息处理结束后自动向电子文件档案管理部门提交。这样将大大提高文件的时效性，并减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理;减少重复劳动，降低数据处理成本 ;实现信息资源共享，集中管理 ，传统的档案管理模式中，各单位的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。避免有的专业人员独自享受设计成果，其他专业人员需要时，利用起来不方便;制订标准、制度，保障数据的安全，对电子文件信息进行统一规范管理，只有这样才能确立管理文件信息的权威，充分发挥电子文件档案的在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文件信息的价值最大化;充分利用信息资源，为单位的经营决策和设计生产服务，为吉林电力勘测设计院的专业设计人员提供快捷方便、更好更有效的服务，提高电子文件信息的利用率，实现吉林省电力勘测设计院电子文件档案信息资源共享的最大化。

参考文献

[1]张文浩，《国企CAD电子文件管理模式研究》

[2]倪晓敏，《浅谈电子文件与电子档案管理》