谈城建档案管理中存在的问题及对策

张彬 白景普

摘要：档案管理不仅仅是对城建资料的有效保存，也是对以后城建工作的借鉴，关乎城建工作的科学、平稳发展。而随着社会的发展，档案管理工作也在不断变化之中，图像、视频、文件都成为档案管理的重要内容，如何紧跟城建档案管理的时代潮流，做好档案管理与应用工作。基于此，本文结合现在城建档案管理情况，分析当前管理工作存在的问题，提出具体的对策及设想，旨在促进城建档案管理更加的科学化、规范化。

关键词：城建档案管理；问题；对策

引言

城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。它是城市可持续发展的宝贵资源，是城市发展的真實记录。做好城建档案的安全管理，可以避免档案受到自然灾害或人为侵害，杜绝各类档案安全事故的发生，确保档案资料安全，最大限度地延长档案寿命。笔者结合日常工作中的实际体会，就城建档案管理中存在的安全问题及解决对策作以阐述，希望对于开展城建档案管理工作有一定的借鉴作用。

一、城建档案管理的社会功能

服务： 城建档案管理的最终目的是提供利用，服务于城市建设。

保障： 城建档案管理部门要根据现行有关法律、法规，制定操作性强的规章制度，确保城建档案工作的顺利实施。

跟踪： 对建设工程档案实行同步管理，是国家对重点建设工程档案管理提出的基本要求，主要是档案工作要与工程建设同步，它有着承上启下的作用。

监督： 要做好城建档案管理工作，首先要建立健全管理机构和管理制度，管理机构的建立和管理体制主客观的健全，是城建档案管理工作的前置和保障，对城建档案工作的方针、政策、规定等贯彻执行情况进行监督，包括对贯彻执行科学技术档案工作的基本原则和国家制订的规章制度，对城建档案工作的机构设置、人员配备、资金来源、职称评定，如果没有相应的管理机构，就难以有健全的管理制度，也就无法形成档案的有效收集和利用了。

二、当前城建档案管理中存在的问题

（一）、对档案管理认识不到位

社会对于档案管理认识不到位，认为档案管理就是简单地重复文件收发工作，是一种枯燥无味的、没有技术含量的工作，这种有失偏颇的理解直接地削弱了档案管理工作的社会地位。在传统的意义上，档案管理就是分类保存档案，但随着时代的发展社会赋予了档案管理全新的定义：档案管理的目标不是保存文件，而是通过被保存的历史资料为日后的城建工作提供借鉴和参考价值。尤其是在更新换代特别快的今天，不能够为城市建设提供最新最详实的信息，档案管理也就失去了其意义与价值。

（二）、档案管理意识不强，体制不健全

很多人都认为档案管理就是存放资料，并且不重要，对于档案管理没有充分重视，有些人甚至认为档案管理工作可有可无。很多单位都是按照档案馆的要求上交档案，只是抱着完成任务的心态，并没用对档案的质量、内容进行合理把关，更没有一个健全的档案管理体系。广东省某城市出台的相关城市建设档案管理细则虽然对档案管理的范围、内容、工程不同时期的档案管理划分进行了详细的规定，但是细则中并没有涉及具体档案管理的质量、程序等。法制的不健全直接导致了档案管理工作的不健全，制定什么样的标准，执行什么样的制度都没有一个明确的规定。

（三）、档案管理专业人才缺失

档案管理专业人才的缺失主要来自于自我提升落后以及其较差的社会形象。由于对档案工作的重视不足以及没有紧跟时代发展步伐去自我提升，导致档案管理岗位留不住人才，相关工作人员如果依旧按照传统的理念实施档案的收集和管理工作，那么不仅不能满足城市建设的快速发展，而且也有悖于科学发展观的基本要求。长期以来，档案馆的社会形象不高。这种现状严重挫伤着档案馆人员的自尊心，使他们体会不到自身的价值和自身所从事工作的意义，心理上难以平衡，不可避免地产生离心杂念。

三、解决当前城建档案管理中存在问题的对策

（一）、完善城建档案管理制度

要转变目前城建档案管理上的被动局面，必须不断健全和完善制度，依法管理。一是规范程序。建设单位在城市建设工程招标过程中，标书中要纳入城建档案的相关条目，在签订工程合同时，也应有相应的要求。二是建立档案临检制度。即由建设行政主管部门牵头，城建档案馆（室）等部门参加，对建设单位在建工程进行临时检查，指出建设、施工单位存在的问题，并下发整改通知书。三是建立档案联络员制度。建设、施工单位应设立城建档案联络员，定期与城建档案部门联系，以便明确责任，推进工作。

（二）、加强城建档案业务指导

城建档案馆（室）要主动协助建设、施工单位做好建设工程档案的收集、管理工作，认真履行相应的行政管理职责，改善工作方法，主动上门指导和服务，深入施工现场，实行工程全过程跟踪指导，帮助他们建立档案，掌握工程档案进展情况，超前指导，帮助解决工作中的重要问题。同时还应经常举办档案管理业务培训班。讲解档案法律法规，城建档案收集、整理、归档以及城建档案的接收内容、接收要求、移交程序等。

（三）、引进档案管理人才，提升管理人员素质

人才队伍的建设是档案管理工作的核心，人才管理一在于引进，二在于培养。一方面目前很多高等院校都开设了档案管理专业，档案局可以趁毕业季网罗大量的档案管理和计算机人才，充足档案建设的后备军力量。另一方面要加强人才的培训，保持他们知识的先进性，让人才一直处于增值的状态，更好地投入到工作中去。同时，人才的培训也能够使得内部的员工潜力得到挖掘，能力得到提升，也能够减少档案人才引进的成本。对管理人员采用观摩、送培、参与信息系统研发及服务等方式，加快管理人员的培训，提高档案管理人员的信息化水平。

（四）、提高档案管理的思想意识，实行标准化管理

加强管理人员对于档案管理的认识，提高档案管理意识，只有这样才能主动去加强档案管理工作的建设。在档案有效保存和管理的基础上，要加强服务意识，实现档案深层次的服务与应用。每个地区要根据地方特点、自身实力建设档案管理系统，根据档案管理细则以及其他法律法规制定档案管理的部门规范，实现标准化的管理。不断改革档案管理方法，适应日新月异的发展局势。制定管理工作的奖惩措施，对每一个部门每一个员工提出明确的要求，通过赏罚分明的制度来激励员工为档案管理工作献力献策。每年制定工作计划，将工作计划的完成情况纳入考核评价体系，考核的结果作为奖惩、升值的重要参考，从而实现档案管理的高质高效。

（五）、强化监督指导进行有效培训强化

对档案管理工作的监督、提高档案管理工作队伍的水平。制度的建立是为了更好的约束，能够做到有据可依，有效监管的目的，强化档案管理工作的监管力度，对于违法违规行为严惩不贷。同时要促进档案管理队伍水平的提高，通过对员工的培训以及开设专题讲座等等方式来让档案管理工作者吸收新的知识、学习新的技能，在岗位匹配上也应该聘用能够胜任这份工作的人员。

结束语

总之，城建档案管理依据科学发展观的要求，结合城市建设发展的现实需要，有针对性地趋于完善，不仅要体现理念的转变，还要做好扎实的基础工作，敢于突破与创新。建议相关部门和单位要从思想上重视这项工作，加大投入力度，实现信息化操作，打造一流队伍，完善管理制度，切实推动城建档案管理工作再上新台阶。

参考文献

[1] 王文斌. 新形势下加强城建档案管理的对策与建议[J]. 城建档案，2011（07）.

[2] 魏慧. 知识管理视域的城建档案管理问题研究[M]. 湖北大学，2012.