浅谈如何做好工程档案的保密工作

李健玲

[摘要]工程档案是企业、国家的宝贵的知识和财富，保密工作至关重要，文章结合笔者自身工作经验，就工程档案的保密措施进行分析以期为档案管理工作提供有价值的参考。

[关键词]工程档案；保密

工程档案主要存在于设计院或与建设相关的企业中，这是由工程档案的产生特点所决定的。工程档案是在工程建设活动中形成的，为重要的工程项目文件材料，包括工程设计基础资料、项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件及附图、主要设备材料表、概算书、施工图、施工图设计说明书、计算书、预算书、施工方案及竣工图等。工程档案凝聚了工程设计人员的心血与智慧，是建设工程施工的依据，是施工单位及设计单位的重要技术支撑，也是国家的知识产权和宝贵财富。工程档案中涉及到的设计、产品信息等属于企业或国家的核心秘密，关系到一个企业经营发展的进程，甚至关系到国家的建设发展、利益及安全。为了更好的完成工程档案的保密管理工作，本人结合目前档案保密管理工作方法，及在企业多年的档案管理工作经验，重点就工程档案的几项保密措施进行探讨。

一、提高档案管理人员保密意识及综合素质是关键

人是工程档案保密管理工作中起主导作用的因素，工程档案管理人员具有知密早、知密多、知密深的特征。因此，加强对涉密档案管理人员的保密培训和警示教育，增强保密意识，树立涉密档案管理理念尤为重要。另外，在信息化的新时期，档案信息化建设不断深化推广，所以在提高工程档案管理人员的网络安全保密意识同时，加强其信息管理知识水平也同样重要。确保各级档案管理人员尽快地掌握新知识、新技能，及时调整和完善知识结构，构建以档案基础知识为根基，保密专业知识为主干，计算机网络知识为补充的结构形式，使工程档案人员向复合型人才转化。

二、建立工程档案保密工作新机制

（一）管理体系建设

健全的管理体系是工程档案保密管理工作的保障。具体内容可分为：成立工作领导小组。成立档案保密领导小组，由分管档案工作的领导任组长，其他党组成员任副组长，部门负责人任组员，统一领导企业档案保密工作。此外，进一步健全保密和密码工作领导责任制，把领导干部履行责任制的情况纳入党组学习会和领导干部年度绩效考核内容。根据人员调整情况，及时调整保密领导小组，加强保密工作目标责任管理，将日常工作和保密工作同布置、同安排、同要求，确保各项档案保密工作任务的落实，严防泄密事件发生。

（二）制度建设

完善的制度是工程档案保密管理工作的基础。一般地，档案利用规章制度应有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

在正常的档案利用规章制度之下，对于保密方面，为了适应档案调密工作制度化、正规化的需要，企业的工程档案保密管理应建立以下三个制度：建立划定密期制度，以便届满自行解密；建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知有关科室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；建立保密档案接收标准制度，加强保密档案的规范化建设。

三、加强档案库房安全建设

档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先，档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次，档案库房应指定专人负责管理，落实双人双锁等严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。其三，涉及国家秘密的档案应单独保管，要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等，从保管条件上确保档案的安全。其四，应减少档案的破损率延长档案的使用寿命。如，对不易保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜；对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。另外，要坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织全面细致的安全检查，在认真清点核对档案数目的同时，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取切实的有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。

四、正确处理工程档案保密与利用关系

工程档案管理中，保密与利用的关系并非不可化解，也不是互为矛盾；通过相应的管理措施，两者可以做到辩证统一，齐抓共管。

（一）在保密的前提下开展利用

利用是档案信息的永恒主题。工程档案也不例外，充分开发其信息价值，增强利用效果，是档案信息资源重要性体现的主要途径。但在实际工作，工程档案管理普遍存在“重保轻用”现象，一些涉密档案长期束之高阁，得不到充分的、深层次的发掘，极大限制了工程档案信息价值的发挥。保密工作的目的不是不能用，恰恰相反，保密安全是合理、充分利用的前提，是有时间、地点、范围限制的利用。因此，针对日常利用应制定细致完善的档案借阅制度、复制制度等管理制度，对不同涉密登记人员确定不同利用范围，并履行不同级别的审批手续。在保密的基础上将档案信息运用到企业生产经营活动中，服务于企业的发展。

（二）在利用基础上确保保密

当然，无限制的利用工程档案会给国家及企业的安全和利益造成危害。档案利用给工程人员带来方便的同时，也给那些在经济利益驱动下，想方设法窃取技术机密的不法分子带来可乘之机。因此，涉密档案在利用过程中，应严格按规定履行審批手续，以便责任清晰。借阅人要遵守保密制度，严禁转借泄密和以个人名义向外单位转让档案技术成果。保密档案使用完毕后应及时归还，档案管理人员则应清对、检查被利用过的案卷和文件，发现私自撕拆、涂改、缺页少项及失密、泄密等问题应立即上报，及时查明原因，进行补救。

五、加强电子档案管理

安全保密措施是衡量电子信息安全与否、电子档案管理完善与否的一个重要指标。电子档案从保管形式上主要分为两种，一种是存储在磁盘、光盘上的电子档案，另一种是存储在网络数据库中的电子档案。存储在磁盘、光盘上的电子档案，相对比较好管理。在保管方面主要做好防消磁、防损坏工作，必要时可以复制副本或异地保存。在借阅方面主要应做到以下几点：一是要根据使用者的情况而，不可以无原则地向所有使用者提供全部利用方式；二是应根据电子档案内容的秘密等级进行有效管理，对秘密等级比较高的，不宜用拷贝的方式提供利用；三是要对重要电子档案的信息内容进行加密处理。而存储在网络数据库中的电子档案，则应重点做好数据库的安全与保密工作。首先要加强对计算机信息系统的保密管理，做好内外网分离工作，并对内外网服务器部署好防火墙；涉密计算机不得与国际互联网相连。其次，为了防止内部人员将保密资料非法外传，需要对每个人做好权限控制，确保保密数据只能被有权限的人使用，且整个使用过程应被完整记录，做好事前防御，事后追踪。其三，可根据权限查阅，在权限范围内更改、编辑图纸、文本，但是不能将图纸及文本本身或者内容下载到终端用户及任何设备上。这样，所有的保密数据统一集中地保存在服务器上，既有效又安全，从根本上杜绝保密信息的泄漏。四是应设有计算机专业人员及时对企业单位的计算机的系统安装补丁，修补漏洞，及时升级防病毒软件和病毒代码库，定期对计算机进行全面扫描，清除病毒、木马。

工程档案是企业工程项目建设的历史资料，是权威性的参考依据，是企业及国家的核心秘密。只有做好了工程档案保密管理工作，才能为我国工程行业的发展提供真实、可靠、有效的数据与知识技术。面对新时期带来的种种挑战，工程档案管理人员更应意识到责任重大，不可有任何疏忽。具备较强的保密意识，不断更新的专业技能，档案管理者就能够承担起更大艰巨的任务，做到保密工作与档案管理的有机结合和完美统一。