论会计人员对往来账的控制

卢铭

摘要：往来账是核算债权债务的账，任何单位在经济活动中都存在账款不能及时的结算问题，在财务处理上就反应为往来账，核算的科目包括有应收账款、预收账款、应付账款、预付账款、其它应收款和其它应付款等。由于往来账中核算的内容非常广泛，且各单位重视程度及管理措施不相同，导致往来账核对经常出现核对不及时，管理不到位的情况，因此往来账的管理工作非常重要，影响到一个企业的财务管理水平。

关键词：会计人员，往来帐

一、往来账管理中存在的问题

（一）内控管理责任不明确

往来账形成的原因很多，主要表现为有些单位财务部门没有针对往来账制定的形成、跟踪催收等工作流程、往来账的岗位职责不明确以及奖惩制度。企业领导也不重视，很多人认为，企业往来账很普遍，企业在经营活动中都不少，特别是内部往来单位形成的往来账，对账不对账都无关紧要，反正都是自己单位内部的事情，而企业在经济情况不是很好的情况下企业员工经常流动，交接手续又不完善，导致没人去清理往来款，时间一长，导致账龄超过3年，最终成为呆账、坏账，造成很大的企业经济损失。

（二）财务人员工作上责任心不强，岗位职责不明确

很多企业在财务岗位职责分工不明，如：往来账核对由那个岗位负责，往来账由那个岗位来催收，往来账由那个岗位来登记台账，没有明确往来账归谁负责不清楚，导致往来账账目管理没人管，处于真空状态。分析原因主要有：会计分工不明，负责人全局观念不强，每个人的岗位职责不明确，往来賬到底该归谁负责，还是没有一个定论。有些财务人员没有爱岗敬业的精神，也没有团结合作的团队精神，相互推卸，往往造成往来账管理核对不及时，催收不及时，工作处于被动状态。

（三）往来账核对不及时，往来账入账口径不一致

针对企业的往来账，会计人员就必须及时进行往来账的处理，按时及时核对，在实际工作中，每个单位财务部门要根据往来账业务量的大小，按月份、季度、半年度定期进行对账，在核对中如果发现问题应该保持沟通，查找会计原始凭证，及时找出原因，以保证企业之间往来款的余额一致，如果是由于一方在账务处理的时间上不一致的，可以通过往来账调节表的形式保持一致，并要求双方核对人员签字盖章，以保证每次核对的书面证明，以便下次核对时有证据可查。在实际工作中，我们发现有些单位很少对账，年底才对账，有的几年才对一次，由于财务人员的变更或离职，财务人员之间有没有办理移交手续，导致很多往来账很难核对，在这种情况下有些财务人员往来账尚未核对清楚就草草了事，导致越对越对不清，结果等查账的时候不能取得有效函证，确认不了真实的债权，给单位造成了不良的影响。往来单位记账时间和口径不一致，有的会计人员在业务处理上重复记账或者遗漏。

（四）根据单位需要人为虚增往来账

有些单位为了调整企业的利润，规避税收或者是逃避业绩考核，会利用往来账进行调整利润，隐瞒或者虚增实现企业的收入或成本，人为调整企业的利润，导致企业的真实情况不能有效反应出来，会导致企业的财务风险和税收风险，为企业带来严重的后果。

（五）将账户外借其他单位或者为个人套取现金

有些企业为了利用往来账户将其他单位的资金通过往来账户进行套现，有些企业通过往来账户为个人借款进行套现，长期挂账，不与核销，最后通过计提坏账准备将往来账给予核销，已达到套现的目的，这种往来账因为没有真实的业务发生，没形成企业的收入或成本，只是在往来账中对挂双方的债权与债务，经过三年后，这些账户也核销不了，最后在会计处理上就作为坏账处理。

二、往来账管理问题的处理方法

（一）从制度建设上不断完善往来账的管理

将往来账的形成及结算纳入对主要负责人的考核范围，作为重要的考核指标。并形成往来账制度规范化，明确规定结算的时间和分管人员的责任，强化问责制，对经办人形成登记制度，催管制度，在规定时间内没有行使自己的责任的，追究相应责任。虽然影响往来账核算的因素比较多。如：往来账的产生涉及采购、销售、管理等每个环节，导致往来账的核算难度非常大。所以经办人必须选择认真负责而且要求业务熟练并能执行财务制度。才能保证往来账核算和核对工作的顺利进行；制度建设方面从这几个方面入手：1.制定往来账的工作程序，明确责任人。2.明确往来账的岗位职责，谁经办谁负责，财务部门也要从财务管理的方面入手，及时核对账目，保持与采购、销售等各个环节上的协调。3.制定往来账的奖惩办法，对表现突出的要给予奖励，对出现问题要给予批评和惩罚。

（二）从财务人员的思想认识上要重视往来账的管理

不仅有制度上的约束，还需要从思想上重视，从领导和员工再到我们的财务人员，都要从思想上重视，认识统一，职责分明，并针对往来账的特点，分门别类的进行管理，那些是内部往来单位的，那些关联单位的，那些是外部单位的债权等，保持对这些往来定期和不定期的催收，使往来账的清收形成制度，常态化，长期性的工作，具体从这几方面加强：1.主要领导要以身作则，积极推动往来款的催办工作，以便往来账的及时核算；2.分管的会计人员要履行自己的职责，会计上核算准确，对账及时，催收要及时；3.形成督促检查往来账管理的有效机制，出现问题及时解决。

（三）从往来账的形成过程中加以控制

往来账款主要是在销售环节中产生，这就需要我们能在销售的各种环节中去控制往来款形成的各种情形，在这些情形中我们加以重点管控。

1. 在销售与收款环节控制：在对客户进行销售时应制度信用政策，确定信用条件及收款政策，对客户的赊销政策应授权，客户信用期限、额度的调整等都必须有审批，同时销售部门应在客户的信用征信重点把握客户的信用等级，信用分等级与债权的收取时间联系，并对客户建立信用台账和债权债务往来台账，及时登记客户的信用变化情况和往来款的变化情况，掌握第一手资料。在做好统计台账中需要把握以下几点：（1）单据手续要齐全。如：应收类往来款，要有货物出库单、货物签收单、发票、发票签收单、合同、销售文件、结算单等原始单据；（2）对于应付账款类往来款，要有货物入库单、发票、合同、采购计划等原始单据；（3）对于暂收、付类往来款，要有相应的收据、审批手续、协议等。单据手续齐全才能说明此销售业务合规，才能满足财务处理的需要。

2. 会计账务处理上及时，核算上方法要准确。往来账入账时，会计账务处理流程上一定要按照财务往来账规范来处理。如报销凭证或（发票背面）有经手人、验收人、部门负责人、财务负责人、单位负责人的签批；材料的入库单上要有交货人、收货人、仓库保管员的签收；材料的出库单上要有发货人、领货人、仓库保管员的签收；销售结算单上要有经办人、销售部门负责人、分管领导的签批；采购计划单上要有采购经办人、采购部门负责人、分管领导的签批。会计账务处理时首先就是审核报销凭证是否符合企业的财务报销签批流程。如果在审核过程中发现签批的人员签批漏项的情况，会计人员就必须反馈当事人补办完善签批手续。

在核算时应针对不同的业务发生设置不同的会计核算科目，如：因采购导致的往来账，设置应付账款和预付账款来核算，因销售而产生的往来账，设置预收账款和应收账款来核算，暂收暂付类的往来账，应设置其他应付款来核算，在会计账务处理核算时，对于销售类别加以分类核算，按照价格、数量、品名核算。如有打折或报废处理等情况的，要按照审批权限的设置执行，如销售负责人和分管领导的审批手续。

（四）借助第三方的审计促进往来款的管理

对于往来款的管理，有时因单位的自我保护的需要或违规现象的存在使得单位对往来账的管理松懈，所以在必要时还要借助第三方的审计力量促进单位往来款的管理提升。在第三方审计过程需要财务部门积极配合，突出重点审计。审计的重点在：（1）往来账的真实性，检查是否有弄虚作假，隐瞒真实债权债务情况。（2）检查往来账的合理性，检查往来款的形成原因是否合理、合规是否在我们的经营业务范围之内，相关的合同条款是否职责和义务分明。（3）检查销售收入和业务支出，因为有些销售收入存在推迟确认收入、关联虚假收入，虚增成本、虚增费用已达到减少税收、增加业绩的目的。（4）检查资金的流向，对银行对账单，银行函证等进行核实，进一步了解资金的流向，很容易看出是否有虚假销售、虚列成本的情形。

（五）往来账的对账方式方法

与其他单位和个人往来核对时讲求对账技巧。（1）确定固定的对账时间。单位和个人的往来账要定期核对，才能保证账目余额一致。（2）协商对账形式。往来账核对的方式比较多，可以通过电话核对、信函、电子邮件、传真等方式核对；在双方确定对账形式后，就可以节约对账时间，提高工作效益 。

总而言之，一个单位的往来账的管理好坏能反映出該企业的财务管理水平，财务管理的好坏直接影响企业的经济效益，甚至企业的生存，所以我们会计人员必须要重视往来账的管理工作，把往来账的管理提高到非常重要的地位上来，对企业的往来账形成行之有效的管理。

（作者单位：武汉生物城文化旅游投资开发有限公司）