浅议如何保障公证质量

周 锋

（沂水县公证处，山东 沂水 276400）

对于质量这个词，我们都不陌生，有形的产品需要有质量，那是人们认可它的前提，如果质量不能保证，那么这种产品便没有了立脚之地。同样，无形的产品也需要保证质量，如我们最常接触到的文学文艺作品，他们的销量和票房就是衡量质量的标准之一。一份公证书的质量，体现在的价值上、作用上，当事人到公证处申办公证都是因为有需要，或者某些单位部门的要求，或者为了有份保障预防纠纷，他们才来到公证处，这是对我们公证的一种信任，如果公证没有了质量，便失去了人们对我们公证事业的这一份信任，那么我们的公证之路也将会越走越窄，甚至失去存在的根基。因此我们作为一名公证人员，必须从内心中对公证质量给予高度重视，质量是第一位的，收费在其次，现在有的公证处片面的强调业务收费，这是有失偏颇的，收费再高只是暂时的，而如果有了高质量的公证，切实发挥了公证的作用，相信我们的社会、有关部门以及个人都会对公证予以认可，那样收费数额的增长也是顺其自然的事情了。

对于公证质量存在问题及其成因，笔者认为主要有以下方面：

1）主观过错。可分为故意造假和无意失实。故意造假是指公证活动中公证机构或者公证员为了小集体或个人利益，事前经过周密安排，故意以欺诈、舞弊等手段达到其不正当的目的。无意失实是指公证机构或公证员在办理公证过程中，由于主观判断失误、经验不足和办证环境的局限性等造成的主观过错。

2）信息失真。这种原因，一般又是因由材料收集不充分、不准确，包括当事人提供的客观材料和公证员制作的询问笔录、工作记录等主观材料不完整等因素造成的。

3）未按照相关规则制度去做，处理失当。这种情况在公证业务活动中是屡见不鲜的，所指是适用法律不准确或者违反法定程序的，如办理继承权公证时，未进行调查核查。

下面，笔者根据所在的公证处对于保障公证质量所采取的做法，结合自己的执业经验就公证质量的保障从以下九个方面进行阐述，以供大家共同探讨。

1 严格把好进人关，实行考试上岗制度

公证员岗位是个特殊的岗位，做一名好的公证员不仅应具有法律知识，而且要具备公证专业知识及一些相关学科的知识。因而，公证处应对所吸收人员的学历、经历、政治思想素质、个人能力等各方面都应有一定的标准。必须通过国家司法考试，并经过中国公证协会组织的公证员入职前的培训且考核合格后，方可进入公证处从事公证工作，否则不允许其上岗。从而保证向公证部门输入的是高素质的合格人才，为提供高质量的公证服务奠定人力资源基础。

2 公证受理阶段注意对证件及事实进行审查

在公证受理阶段，对公证申请人提供的证明材料和陈述的事实审查尤为重要。要始终严格按照《公证法》、《公证程序规则》等规章制度，要求当事人提供完整的申请材料，材料不全、手续不完备的不予受理，在源头上坚决杜绝人情证、关系证。笔者为所有业务电脑配备了高清摄像头，对前来申请办理公证的当事人留存影像资料，配备了两台二代身份证识别仪，有效的保证了对当事人的身份审查，切实杜绝了冒名顶替申请公证现象的发生。在受理过程中一定要认真审查，要做到认真观察、祥细询问，观察时在让公证申请人不知道你在观察他，这样才能发现问题。

3 质检、审批阶段，严格审查相关材料，如存在不符合要求的，坚决不予质检、审批

要始终坚持严格的质检、审批程序，为公证质量进行把关。笔者所在公证处指定两名业务能力强、办证经验丰富的副主任担任质检员，由他们对公证员所办理公证事项的所有材料及公证书进行质量检查，对欠缺材料或公证书有错误的，拒绝签字，并及时提出修正意见。指定两名质检员，也可以充分保证质检岗不会空缺，以保证出证的时间。

4 要切实履行核查义务

根据《中华人民共和国公证法》第二十九条规定：公证机构对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料，按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的，应当进行核实，或者委托异地公证机构代为核实，有关单位或者个人应当依法予以协助。公证员要对存疑的证明材料进行核查，其核查的方式、方法可以根据具体的公证案件特点及各地区的特点综合考虑来确定公证核查方法。对当事人提供的材料进行核实，是公证机构的权利，同时也是义务。我们的公证书多是依靠当事人提供的材料出具的，现在社会诚信度相对缺失，有些当事人为了个人利益，想方设法来骗取公证书，这就让我的公证核查成为必要，尤其是在继承类和证照类公证中。这样是对预防错、假证的必要保障，也是保障公证质量必不可少的措施。

5 建立集中讨论制度

对于在办证过程遇到的重大疑难的公证事项或承办公证员与质检员意见严重不符时，随时召开全体公证员会议，对所涉公证事项进行讨论，各抒己见，公证员在提出个人观点时必须有相关法律规定做依据，在意见不能统一时，及时向上级公证协会请示。这样可以有效预防错证的出现，为公证质量提供保障。

6 建立完善的档案管理制度

对于档案管理，笔者所在公证处制订了《公证卷宗归档管理制度》，要求公证员自公证书出证送达后的一个月内必须将卷宗进行归档，档案管理员做好档案交接工作，由公证员和档案管理员共同在交接记录本上签字确认，并定期对卷宗归档情况进行检查，逾期未归档的，对承办公证员进行相应处罚，这样有效的杜绝了档案丢失的情形。对于影像资料，笔者所在公证处购置了存放袋，并在档案橱进行保密保存。

7 开展卷宗自评

为保证公证质量，笔者所在公证处定期开展卷宗自评，每季度进行一次，由档案管理员随机抽取每名执业公证员十个卷宗，由全体公证员严格按照省公证协会公证卷宗检查评定标准进行评定打分，并现场进行统计排名，根据优劣进行奖惩，并对在评定过程中发现的问题进行当面交流，深刻分析原因，并制定相应的完善制度，以在以后办证过程中做到防微杜渐。

8 充分发挥指导、监督职能

有力的行政管理、行业管理与社会监督可以对保证公证质量起到很好的促进作用。上级司法行政机关应对公证处进行宏观上的监督，不定期的对公证部门的工作进行检查，建立举报制度。对公证员的清正廉洁、秉公执法、服务态度、工作效率等方面进行监督，充分发挥行政部门的指导作用，用行政手段保障公证质量。各公证处应积极加入公证员协会，发挥同行业管理的优势，促进公证质量的提高。还应建立社会监督体系，聘请公证监督员，设立意见反馈箱、举报箱，建立投诉制度，让人民群众、社会各界对公证质量进行监督，并在工作中实行公开、透明原则，从而进一步提高公证员的责任心，避免投机取巧、侥幸心理，对发生质量问题起到预防作用。

公证，在预防纠纷、化解社会矛盾中发挥着重要作用，而公证质量则是最重要的基石。公证业务的长远发展必须要以质量为根本，视质量如生命，不只是一句口号，它需要每一名公证人员的努力，在完善硬件建设和规章制度的同时，不断提高公证人员的业务素质和执业水平尤为重要，我们公证人员必须具有时时学习、处处学习的意识，自学和向他人学习向结合，将知识融会贯通，充分运用的公证实务中。使公证在社会主义市场经济中发挥作用，为社会、为广大人民群众提供高效、优质的法律服务，充分体现公证的真实性、合法性，使公证事业不断壮大，繁荣发展。