高校学生电子档案管理系统研究

吴妮真

摘要：随着计算机技术的飞速发展及广泛应用，传统的纸质交流和沟通方式已逐步被电子信息化取代，以文字、图像、声音等多媒体介质为表现形式的电子文档无处不在，信息化资料已成为人类社会活动的战略资源。而学校学生人数剧增，学生信息呈爆炸性增长，在计算机成本日益下降的前提下，学校对学生档案的电子化管理要求日益强烈。

关键词：学生档案；电子化；存储安全

中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）20-0006-02

1 学生档案管理现状分析

目前， 高校学生档案多数采用传统的纸质方式保存管理，传统方式存在以下几方面的问题：

巨大的人力物力。档案管理包括采集、编码、入库、检索等诸多流程，其中大量重复的工作，而学校每年都有大量新生、毕业生，因此每年有大量的新增或迁出，而在校生本身就会有新增的档案资料，因此档案的变化呈现数量大、变动频繁、等特点，加上其他档案的维护、保存等，没有充足的人力及存储空间是无法满足管理需求的。

查阅方式繁锁。档案检索调档，首先档案管理人员要查阅纸制目录，不断翻看确定档案所在的卷柜，而后调出，接着又要经过查询人员的反复翻看，对于不断增加的学生档案和每天大量的查询人数来说，烦琐且费时费力。

无法保证档案完整性。档案的原件经常被查询人员反复的查询、翻看和复印，面对大量的查询人数，难以永久完整的保存原件，而且高温、潮湿、强光等环境因素也会缩短档案的保存寿命。

远距离传递频繁：由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生，学生的流动性强，所以档案也经常需要远距离传递，跨省市、跨地区调用都是时常出现的情况。

2 电子化管理的优势

1）大大减轻档案工作人员的工作量，提高档案的日常管理效率。

2）能够快速查阅到各种档案资料，大大提高了工作效率。

3）查阅档案时不使用原件，完全保留档案的原貌，提高档案查阅的准确性和可信度，延长档案的保存期限。

4）通过网络实现档案的异地查询，消除了因地域而带来的通信障碍。

3 系统设计

3.1 模块设计

3.1.1 用户管理

对用户登录口令、操作权限进行管理，采用分级分组管理的方式，可以分为系统管理员、档案管理员、查询人员等，权限分为查询、修改、扫描等；通过系统身份验证的用户，在系统使用过程中，由于其自身的角色、岗位的不同，用户能够访问的系统功能不同，看到的系统信息也不同。我们采用基于角色的权限控制的思路来达到系统安全权限控制的目的，在同一个应用中，每个角色对应一定的权限，每个人会被赋予一个或者多个角色。如系统管理员，负责系统的实施和配置以及初始化设置等工作，并且可以来分配应用的管理员。系统管理员具有最高的系统部署方面的权限，但并不意味着他具有访问系统全部资源的权限，比如，某些安全级别较高的数据，仅仅授权给了某几个领导访问，而其他人（包括系统管理员）是不能访问的，那么，系统管理员就无法访问该数据。档案管理员，负责档案的扫描、录入等编辑和修改工作。查询人员则只能进行档案查询、浏览。用户被授予一定的角色后，系统会根据该角色对应的权限控制用户对系统资源的访问能力。

3.1.2 系统维护

维护工作包括保障系统正常运行，更新和充实信息资料，排除和修正档案系统的错误，改进和完美系统的功能，网络和信息安全监控等。

3.1.3日志管理

日志包括系统日志、借阅日志和鉴定日志三部分系统。系统日志提供了完备的系统操作记录，如：登陆系统、录入数据、浏览电子文件等。系统日志还可以记录操作人的详细信息。日志库记录了文档系统的全部操作，并提供日志打印、备份等功能，对操作员每个操作及操作结果进行记录，可以浏览、查询、打印、备份，为事故诊断和责任判别提供了依据。

3.1.4 建立索引

在扫描前为一批业务档案输入其共同特征值作为批次索引信息。人工录入方式录入档案要素，与档案资料文件建立对应关系。

3.1.5 档案管理

档案管理包括数据录入、数据转换和收集整编等工作。纸质档案要通过扫描形成图片文件，再上传到服务器保存。电子档案可直接上传至服务器。对模糊、重叠、折角等不合格的图片文件进行重扫、补扫并提交服务器；保证电子档案的完整性和真实性。

3.1.6 档案查询

系统支持用户按照多种查询方式进行档案查询，包括根据档案类型、日期等进行分类查询，并可按入学日期、学号、姓名等要素分别进行查询，也可按上述要素组合进行查询。系统还支持根据上述字段进行范围性的模糊查询。

3.1.7 光盘制作

光盘制作功能能够把文档系统里的数据和电子文件刻录在标准光盘里，实现脱机备份，如果文档系统数据出现问题，还可以提供光盘恢复。查询人员也可将查询的档案信息刻录至光盘，以便长期保存。

3.1.8 统计报表

统计报表可以对所有文档进行自定义的统计和报表输出，用户拥有充分的自定义权限，根据需要对学生的各方面数据进行各种形式的自定义统计，并按不同标准生成相应的统计报表打印输出。

系统功能模块如图1所示：

图1 高校学生电子档案管理系统

3.2 存储安全性设计

存储安全是数据中心安全的重要部分。当前主要有三种存储架构：DAS（直连存储）、NAS（网络附加存储）、SAN（存储 区域网络）。DAS是直接连接到一个单一的系统。NAS是通过Ethernet LAN网络的方式来访问文件。SAN是通过一个存储网络来访问，现在典型的是FC（光纤通道）SAN。对于关键的数据信息，系统采用高级加密技术，比如加密标准（Data Encryption Standard，DES）、三重DES（Triple-DES）、高级加密标准（Advanced Encryption Standard，AES）中止所有不用的交换机和其他设备中的管理端口。更改设备管理密码，用更复杂的密码，必须包含字母和数字。通常要避免使用常规的字典里的词汇或其他术语，因为这样很容易被入侵者猜到。必须要用至少一层防火墙将存储设备上的LAN管理端口与广为访问的网络隔离开来。由于存储设备以及可以在数据中心利用集中认证，数据中心的存储设备还可以进行基于角色的授权。同时制定一个完整而周详的存储安全计划，内容包含具体实施人员，程序，设备。采用冗余磁盘阵列技术（RAID）：服务器的磁盘RAID5技术，以保证磁盘上数据可靠性。采用数据备份和恢复技术：用DVD/CD/磁带对数据库服务器和文档服务器的数据和文件进行备份，可以采取增量备份和全备份相结合的备份策略，磁带可以轮转使用。用只读光盘对数据进行永久备份。Rac技术：对于关键服务器比如数据库服务器可以考虑采取Oracle Rac技术，保证数据库系统在单点故障时可以自动恢复。

4 总结

系统采用前台作业系统和后台录入系统，前台负责文档整理、文档扫描和文档还原即可，对于扫描后的文档影像，通过图片切割，然后传输到后台录入系统，自动分发给录入操作员，实现录入，进一步提高了工作效率。另外，档案进入系统录入前，每份档案会建立索引，在任何时候需要查找原文档，都可以根据索引进行踪到。对于差错文档，也能通过索引准确找到文件。

参考文献：

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[3] 沈江胜. 高职院校学生档案管理探析[J]. 黑龙江档案， 2013（4）.

[4] 石毅.计算机在档案管理信息系统应用中的安全性探讨[J].2014（6）.