自组织评估在档案管理质量保障体系的应用

贾俊英

摘 要：自组织评估的保障体系具有全方位开放性、非线性运行机制和可持续发展性的特征，在档案管理中发挥着不可替代的作用，值得推广应用。

关键词：自组织评估；档案管理；开放性；可持续发展性

中图分类号：G275；G647 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.19.065

档案管理的特点是突出实践和实践属性，规范管理，以服务单位和服务大众为目的，这也是档案管理中的热点和难点。质量的改进需要制度作保障，开展档案管理评估是开展档案管理质量评估的前提。

1 自组织评估在档案管理中的特性

档案管理的质量评估是一种新型的管理模式，是将整个质量评估体系看作是一个开放、复杂的系统。在具体的操作过程中，应该突出主体，即档案管理人员的核心地位，从开放和多元的视角来评选、评估客体，强调评估要素之间的动态运行特征。自组织理论认为，“世界具有多变性和复杂性，变化系统的理论取决于事物内部的运动而产生矛盾，并非外部因素。也就是说，内因是变化的基础，外因是一个非智力因素。”因此，在自主评估过程中自省，远比外来评估好得多。

1.1 管理体制全方位的开放性

开放性在档案管理中主要表现在以下两个方面：①档案管理机制内各要素之间在质量保障体系的建设和发展过程中，注重档案本身和当事人之间的关联和互动，能够及时地反映在档案管理的变化中，这种开放的过程是档案管理必须经历的；②档案管理能够提高所有工作人员的信息确认能力，以使他们能够及时检索信息、收集信息，以更加宏观、全面的视角把握档案管理，形成开放式的档案管理体系。

1.2 自组织理论的非线性相互作用机制

所谓“非线性相互作用机制”，就是档案管理系统内各个要素之间是变化的，比如患者每天都在更换，病例也在不断更新，各个要素之间是相互联系的；科室和挂号处、收费处的名单是相互联系的，是一种立体性变化，且呈现非线性相互作用机制。这种呈现流动、变化的现状，其内部关系很微妙，内容也很丰富，不能用简单的叠加和刻画。系统演进的推动力是在系统要素间复杂的相互作用机制之上的自我活力。

1.3 档案管理的可持续发展性

自组织是档案管理质量保障的基础，也是档案管理发展的重要参照思想，对档案系统起着全面监督和不断引领的作用，是推动医院档案管理进程的决定性因素。自组织评估必然会推动医生医治水平的提高，不断完善医院制度的改革，对医院的发展起着重要作用。

2 构建自组织评估管理质量保障体系

档案记录了医院的发展历史、患者的健康状况，汇集了许多患者原始、可靠的信息，具有很大的参考价值。因此，应当加大资金投入力度，提升医院档案管理质量。

2.1 构建多元档案管理体系

档案管理需紧紧围绕医院的制度、各科室的治疗效果开展，在保存档案的同时，不断满足医院和社会对档案信息的需求。不断分析、总结档案的信息数据，出台新的制度，开发档案的教育功能，充分调动医生的工作积极性，确保他们具备高尚的医德，从而保障患者的生命安全。同时，开展网上信息服务，向社会公布名医姓名和科室就诊大夫名单，这样患者可以从网上自主选择医生，高效、快捷挂号，及时入院，及时治疗。另外，还要将医生的科研信息和科研成果及时收集、整理成册，利用网络传播，为社会服务。

2.2 自组织运行的质量保证体系

2.2.1 强有力的管理机制

档案管理机构中，要以医院院长领导主抓档案业务，配置相应的管理人员和负责人协同管理工作。成立综合档案机构，制订科学、规范的标准制度，集中管理，以制度建设促进档案管理向科学化、规范化迈进，向档案管理工作的数字化、信息化迈进。

2.2.2 绩效机制

绩效机制是档案管理人员根据档案管理工作的需要建立的自我评价体系。该体系设置有组织机构、服务方式、办馆效益等内容，用以评价管理人员的工作态度、工作方法、业绩和服务理念。在评价前，成立评价小组，客观评价各个管理人员及相关部门的服务质量和效果，并且公示，征求患者的意见。

2.3 可持续发展的保障体系

档案管理工作既是一项管理工作，又是一项服务型工作，同时还是一项技术性工作。档案管理工作不仅服务于医院的患者及各项技术指标，而且对医院的财务管理、人事管理和业务技术指导起着不可估量的作用。在管理过程中，需以加强宏观管理为主导，以微观建设为重点。宏观管理方面，主要强化各办公室与各科室之间的协调管理，使档案管理成为管理的一部分。微观建设方面，主要提高档案管理意识，营造重视档案管理工作的氛围，形成良好的互动关系；加强自身建设和档案资源建设，搭建档案管理工作运营平台，优化馆藏；强化档案信息资源的有效利用，强化创新意识，加快档案管理工作步伐。同时，将宏观管理和微观建设结合起来，促进档案管理工作健康、稳步、持续发展。

3 结束语

总之，自组织评估在档案管理中既起着制约作用，又起着促进作用，同时对于加强医院内部管理、档案管理起着不可估量的监督作用。没有监督，管理就会像一盘散沙，无法取得任何进步。今后，我们应该在自身发展上下功夫，不断发挥档案管理的作用，使各科室各尽其责，同时，不断提高档案管理工作的及时性、针对性和有效性。

〔编辑：刘晓芳〕

Application of Self-organization Evaluation

in the Quality Assurance System of Archives Management

Jia Junying

Abstract： The security system of self-organization evaluation has the characteristics of wide open， nonlinear operating mechanism and sustainable development. It plays an irreplaceable role in the management of archives. It is worth popularizing.

Key words： self-organization evaluation； file management； openness； sustainable development