电子化抽样管理的创新和应用——福建省质检院对抽样管理电子化应用的实践与思考

■文/李 捷

电子化抽样管理的创新和应用
——福建省质检院对抽样管理电子化应用的实践与思考

■文/李 捷

福建省质监局一直重视监督抽查质量，创造性地出台了《飞行检查制度》、《分析研判制度》、《分析研判组长责任制》等制度，为保障抽查质量发挥了积极作用。为贯彻总局和省局的要求，我院在省局监管创新思路的启发下，尝试对抽样管理在电子化应用技术层面进行了些改进，笔者在此简述五个创新点和四项应用，以抛砖引玉，共同进步。

五个创新点

一、创新提出和利用

1）利用K码解决了抽样找路难问题

K码是深圳市凯立德科技股份有限公司设计的一种以文本信息表示位置的编码，对每个确定的位置都给出了唯一的K码，由9位数字和英文字母组成，不含英文字母O和L，不区分英文字母大小写。在凯立德导航软件中可方便地查询所在位置的K码也可输入已知的K码利用导航设备到达预定地点。

在近年的抽样任务中，我院塑胶化工所的抽样人员使用装有凯立德软件的导航仪或智能手机，在各受检单位门口记录下当前位置的K码，已收集一千多家受检企业的K码，形成可编辑、可更新、可打印的K码数据库。

2）发明地区编号设计

我们通过研究EXCEL电子表格的排序规律，找到了既合理又简单表示地区编号、业务代码、抽样名单/样品/抽样单唯一性编号的方法。福建省九个地市的汽车牌号从福州开始顺时针绕全省一周，依次为闽A-J，我们借用其英文代号，加上依地图位置给定的数字序号，将其定义为地区编号。如：福州市区南部方向定义A4，长乐市为A5，福清市为A6。泉州的泉港区定义为C1，晋江为C5。按地区编号排序后，抽样名单中临近的地区和企业自动靠在一起，不同地市的企业各自分开。

3）发明业务代码设计

我们定义业务代码由一级代码加上二级代码组成。一级代码为一位数字，以塑胶化工所为例：1代表塑胶材料（除食品包装）；2代表食品包装材料；3代表涂料；4代表化工材料（除涂料）；5代表其他；6代表流通领域抽查的产品。业务二级代码为一位给定的英文字母，可在其后加上一位数字表示具体的亚类，多种产品的按照字母顺序依次叠加组合。举例：《塑胶化工所业务代码表》中以数字1开头（一级代码）所对应的二级代码A、B、E、F、H分别定义对应PVC排水管材、PVC排水管件、PPR管材、PPR管件、PE燃气管材，则同时生产这些产品的企业业务代码为1ABEFH。同理，某企业生产非复合膜袋、复合膜袋、食品用工具，其业务编号为2ABD。业务代码可用于抽样名单唯一性设计，通过抽样现场再确认方式体现企业目前生产的产品品种。

4）发明抽样名单编号、样品编号、抽样单编号的唯一性设计

我们设计的样品编号一般由受检产品的业务代码加上数字序号组成，名单外的样品编号为业务代码加上抽样小组代号和顺序号。我们将抽样单编号作为开流转卡时提取抽样单数据的对应字段，为保证其唯一性，考虑到省级抽查安排一般以季度为时间间隔，就定义样品编号前加上2位数字的识别号形成抽样单编号，如44-4B1-13表示2014年第4季度省监督抽查任务中复合肥料产品序号为13的样品的抽样单编号。如计划抽但未抽到则在抽样名单编号末尾加“X”予以识别，用于统计未抽查情况。

唯一性编号可用于样品管理，还解决了按地区和产品类型对抽查结果进行统计时工作量大且容易出错的问题。我院各所涉及专业多，比如塑胶化工所检测的食品用塑料包装产品就分六单元，涉及上百份产品标准和本省五百家生产企业。借助按地区编号排序的抽样单编号，我们只要在院ERP管理系统中导出EXCEL表格，即可快速准确地完成统计。

二、创新使用抽样打印系统

2013年底我院塑胶化工所在首轮创新的基础上尝试了再创新。借鉴我院食品所经验，塑胶化工所在院网络中心的全力支持下，成功开发了塑胶化工所专用抽样软件。我们将内部管理ERP系统和抽样软件进行字段匹配，实现了抽样单远程提交，业务受理人员可在异地从抽样单模块导入数据直接生成流转卡，大大提高了效率，减少了差错。

抽样小组携带笔记本电脑在抽样现场运行软件，调用已下载的企业信息数据库自动完成抽样单中企业名称、地址、法人代表、联系人、电话、传真、邮编、所属地区、经济类型、营业执照、机构代码证等栏目的填写，利用下拉菜单、模板、固化信息、历史数据等功能填写抽样信息，软件自动填写抽样日期并检查填写是否有遗漏。抽样人员完成信息录入后用数据线连接电脑和配套的针式打印机在无碳复写的空白抽样单上套打出字迹端正清晰的抽样单。抽样软件还实现了从抽样单调用数据生成《买样付费告知单》和《企业情况调查表》等抽样资料进行打印的功能。为方便携带，我们量身定制了带拉杆的打印机专用手提箱，并在手提箱前端创新设计了开口，在手提箱内即可完成打印。

我们创新提出了抽样单非打印信息的设计理念，要求抽样小组要把抽样过程作为一个业务信息收集的过程，不仅要完成好抽样单，还要在非打印栏目填写或确认K码、联系人手机号码、地区编号、业务代码、未抽查原因等信息。这样，我们在提交资料的同时就更新了企业信息数据库。下次我们接到抽查任务后，就可利用业务代码和地区编号从数据库导出相关企业最新的联系方式，量身定制包括K码和企业联系人手机号码在内的企业联系信息表。抽样打印系统研发成功后立即投入在2013年第四季度的监督抽样及其后历次抽查任务中，表现不负众望。

三、创新建立模板化的抽样指导文件体系

我院各所涉及专业面广，加上时间紧、任务重，一不留神很容易出现差错。我们采取了编制指导文件将抽样过程格式化的方法来解决这个难题。我们将指导文件分成管理类和技术类，管理类文件主要是对国家及省局规定的细化和补充，如《塑胶化工所抽样单填写规范》，包括了附件1《抽样单填写中有争议问题的研讨结论》、附件2《等级型号填写暂行规定》、附件3《生产企业产品质量状况调查表填写规范》。又如《抽样注意事项》，重点关注抽样资料填写的规范性和一致性，对商标确认、产品俗称使用、信息更改、抽样基数的确认等细节进行提醒，还对资料提交要求、联系方式收集、特殊情况处理等做出了规定。我们使用幻灯片讨论通过了这些文件，没有通知变化就按老规矩办。

《抽样单模板》、《检验标准研读》、《抽样版细则》等是我们编制的技术类作业指导书，每次使用前都由专业人员进行再确认。依据产品标准及《检验细则》的要求，我们在电子版空白抽样单上模拟填写抽样单，编制了各产品的《抽样单模板》。我们采用复制粘贴作为主要录入方式以消灭笔误。《抽样单模板》统一了抽样单填写，包含了大量提示信息，是抽样首要参考资料。

《抽样单模板》依产品特点详略不同，未尽事宜在作为辅助文件的《检验标准研读》中补充。《检验标准研读》内容以产品标准原文摘要为主，描述了抽样单填写中应关注的如产品适用性、等级型号、分类、配比、标记、保质期、存储条件等对影响抽样实施和检验结果判定的技术信息。我们在删除《检验细则》中与抽样关系不大的内容的基础上编制了《抽样版检验细则》，和抽样版的《备案登记表》等共同作为抽样携带资料，既强调了抽查要求，又突出了重点。

这些管理和技术文件由专人负责编制和修订，上传QQ群供大家下载，与QQ群及飞信上发布的留言一样执行可追溯性管理，保证了抽查工作持续满足最新管理规定和技术要求。三年来的实践证明：电子化的管理和技术指导文件是抽样工作冲锋陷阵的利器和法宝。

四、创新抽样名单的编排设计

作为大型质检机构，我院各所经常同时承接多个政府部门的各项指令性任务，受检区域、受检企业以及受检产品常有重叠。我们利用地区编号、业务代码、唯一性编号对抽样名单进行整合，做到了杂而不乱。

我们按抽查产品类别在同一份EXCEL文档中建立不同工作表，每个工作表采用包含地区编号、业务代码、抽样名单编号在内的固定标题行。完成工作表内容后（抽样名单编号先不填），我们先将每个工作表按地区编号进行排序，接着采用批处理将专业代码加上流水顺序号自动生成抽样名单编号，然后将工作表全部复制到新建的工作表中命名为《抽样总名单》，最后排序：主要关键字：“地区编号”，次要关键字：“企业名称”，第三关键字：“抽样名单编号”。排序后的《抽样总名单》实现了按地区分布并将相同受检单位所有相关任务上下相连编排在一起，从设计上解决了同企业多产品抽查容易遗漏的问题并自动完成了路线安排。从《抽样总名单》的序号上一目了然每个片区对应的抽样任务，可作为分组的依据，也为后期快速统计埋下了伏笔。

2012年第四季度的抽查涉及4种抽查性质，10张抽查通知书，23种类别产品，350批次的抽样任务，每个抽样小组只要带上相关的寥寥几页就可以开工了。

五、创新发明抽样过程管理工具

要得到好的结果，重在管好过程。为强化过程管理，我们用EXCEL设计了《抽样执行单》（以下简称《执行单》）用于产品类别多，批量大，需要分组抽样的管理。《执行单》包括抽样人员、日期、受检单位、样品编号、地区编号等标题行，可从抽样名单复制粘贴或采用下拉菜单等方式进行快捷填写。各抽样小组按规定时间将填好信息的《执行单》发给抽样管理员，管理员负责将各组《执行单》叠加成汇总表，通过对汇总表的筛选、排序来掌握工作开展情况。

抽样初期，我们可以利用《执行单》发现差错，了解异常情况。抽样过程中我们可以用它了解抽样进展，考虑是否应增派人员，抽样人员变化时还可作为交接依据。抽样后期我们可以用它预测完成任务的时间节点，抽样完成后我们还可以用它校验统计结果。

创新点的四项应用

积累了三年的应用经验，经历了两个阶段的发展，这些创新体现了我院对改进抽样质量的思考，是省质监局的管理创新思路在技术手段上的延续。这些创新点从原理上讲并不高深，都是些具体操作方法，贵在源于实践，其扩展延伸才是更大的创新。以下从四个方面简单谈其应用。

一、创新点在质检机构业务工作上的应用

上述创新点已经应用到国家监督抽查牵头单位的组织工作中，发挥了积极的作用。对承接指令性任务的大型质检机构来说，这些技术手段的应用的确可以提高工作质量和降低成本。未配置抽样打印系统的机构，可参考《解决方案》，采用手工录入《执行单》并通过其收集和整理K码等联系方式。我们应根据实际情况灵活应用，切忌生搬硬套。编号及代码等主要是理解其排序原理，根据需要将其扩展到任务分配、路线安排、工作量统计、样品管理等。逐渐完善的电子化作业文件既可用于指导抽样，也可用于指导委托业务受理。我们还可通过收集的企业信息库了解到企业的产品生产情况有针对性地进行客户拜访，开发新业务。

K码在抽样过程中的应用不仅解决了找企业难的问题，对提高抽样代表性也有意义。不少受检单位位置偏僻，其地址信息也常常不具体，加之多数小企业不挂厂牌，初次接触实在很难找到。可一旦联系，就会出现企业事先准备或故意不接电话等复杂情况。K码的出现清除了这种障碍，不管以前是否来过，只要信息库内有该受检单位K码，抽样人员就能如天兵神将般出现。

二、创新点在质监局监管工作上的应用

我们设计业务代码时就没遗忘对流通领域受检单位的关注，专门将其一级代码定义为数字6，方便和数据库中生产企业的信息区分，这对与食药监局、工商局等多部门联合执法，包括机构整合后的质检业务信息互联互通都能提供帮助。我们整理的业务代码有助于质监局了解辖区的产品覆盖，我们收集的K码可用于飞行检查甚至办案，我们编制的电子化抽样作业文件大大降低了抽样的门槛，我们提供的打印发票式抽样单字迹端正清晰，利于抽查后处理的开展。这些简单易行的应用延伸质监局的监管触觉，有利于更好地开展工作。

三、创新点在自贸区发展改革上的应用

当前自贸区改革言必称上海，上海改革言必称质检。我们可否尝试从细节出发，打造有特色的“福建质监经验”，这又回到了无处不在的K码应用。不必安装凯立德软件，我们只要在凯立德地图网站上输入K码时就可以准确定位。自贸区企业实施全程电子化的“三证合一”中是否可以考虑增加企业大门位置的K码信息作为对地址信息的补充。

我院设立了检验绿色通道，要求尽量满足自贸区企业上门取样等特殊要求，有了K码这事就好办多了。当然我们也可以利用地区编号和专业代码将自贸区企业归类，主动提供更全面更优质的服务。需要“马上就办”时可以做到“马上就办”，这些创新应用帮助我们兑现服务政府和企业更加有力的承诺。

四、创新点在党风廉政建设手段上的应用

不受监督的权力是产生腐败的温床。为加强事前事中廉政风险点的防控，在对产品监督抽查过程采取的措施里可以考虑对K码和《执行单》的应用。我们通过K码实现了对企业的地理定位，这就方便将抽样小组轮换到不同地区工作。我们通过实时更新的企业信息库及按时提交的《执行单》实现了对抽样人员的流动定位，这就方便对抽样行踪进行追溯。我们可利用这种双定位按比例实时对受检单位或抽样小组进行实地或电话回访，将对相关人员造成一定的压力，可作为增强监督抽查有效性的方法，也可作为党风廉政建设监督的重要手段。

福建省产品质量检验研究院）