浅析企业档案信息资源的开放与利用

高梦潇

档案管理是一项基础管理工作，随着科学技术和管理理念的不断发展，信息化建设工作不断加快，档案工作逐步向信息化技术方面变革。随着企业改革不断深化，档案管理科学化，档案工作信息化将必然实现，对于烟草行业而言，做好档案信息资源的开发和利用工作，不仅能为企业创造更多的经济效益，更在社会的经济建设发展中有着极其重要的意义。而且，从一定程度上讲，企业档案信息资源的开发与利用更契合企业精益管理的总体要求，是精益管理的重要组成部分，笔者结合自己从事档案工作的实际感受，对当前档案信息资源的开发与利用有几点认识。

一、要牢固树立档案管理信息化工作的服务意识

档案是人类历史与知识的重要积累，是国家基础性信息资源的重要组成部分。档案信息资源的开发利用具有明显的服务型特征，在此基础上，档案工作人员要牢记服务理念，通过多渠道宣传档案管理工作，多举措创造条件，充分体现档案信息资源的潜在价值。同时，在档案开发利用过程中将面临许多的新问题、新情况，要以工作方式和服务模式的创新推进职能转变、观念转变、运行机制转变和管理服务方式的转变，充分提高档案资源的利用率。

二、要增强对档案信息化开发利用重要性的认识

档案是人类历史与知识的重要积累，档案信息化是国家信息化的重要组成部分，也是推动档案事业发展的火车头，加快传统纸质载体档存信息资源的数字化进程，是新形势下档案工作者肩负的时代重任与神圣职责。作为企业，抓住档案信息化就是抓住了加快档案事业发展的战略契机。要真正把档案资源信息化建设作为公共财富加以开发利用，树立全新的档案资源信息化理念，有与时俱进、开拓创新的管理思路，加大经费投入，大力推动档案资源信息化建设。档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对数字档案进行集中统一管理。

三、要加快档案管理信息化建设

档案存在的根本意义在于供人查阅，以获取想要的信息，档案存储数量将直接决定档案利用价值的高低。档案管理虚拟化可以通过网络互联和馆际互借来增加馆藏，丰富档案资源，这就在技术层面为无限扩充档案数量提供了可能。因此，随着人们对信息检索需求的不断提高，档案资料的信息数字化是先决条件。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子设备将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有进行有效的技術处理，使原始面貌得以还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。

四、要建设综合型的档案管理队伍

信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都将实现电子化，档案管理人员的工作从繁重的手工劳动中解脱了出来，但工作量和工作性质也发生了根本性转变，这就要求创建一支高素质的档案信息化管理人才队伍， 通过对档案管理人才进行档案管理技术、信息技术的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，此外，要对当前档案人员的培训进行变革，要以信息化档案工作实际为核心，从时代和行业的发展角度出发，以丰富的课程、科学的格局、专业性的教学来提升信息化档案工作人员的能力与素质。同时还可以引进档案信息化管理水平高的人才，以此满足企业档案信息化管理的要求。

五、要建立规范的档案管理机制

档案信息资源开发与利用过程中，要按照实事求是的原则，从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度，档案管理部门应该根据《档案信息化管理办法》的要求，制定适应企业档案信息化建设的管理制度。一是健全和完善档案管理信息化业务流程和技术规范，逐一细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，着重关注电子文件和电子档案的安全保障，确保电子档案的安全性与完整性。三要统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。

档案信息资源开发与利用是一项长期、全面、具体的工作，同时也是一个非常艰巨而复杂的过程，需要对信息化档案的开发与利用有高度的思想重视和艰辛的心理准备，需要企业在发展的过程中充分建立档案信息制度，需要牢固树立档案管理信息化工作的服务意识，形成良好有效的档案管理，需要建设综合型的档案管理队伍，需要在工作中应做到查缺补漏，开拓创新，打破旧有思维的束缚，对档案管理工作的具体措施狠抓落实，只有这样才能使档案信息化工作得到更好的发展。