基于RFID技术的智能档案安全管理系统研究

张金安

摘 要：针对当前档案管理手段落后，管理成本较高，管理过程效率较低的问题，提出了将RFID技术应用于档案管理全过程的具体方法。文章首先阐述了RFID的关键技术以及应用领域，分析了该技术应用于档案管理系统的优势，提出了基于RFID技术的档案管理系统框架，设计了RFID技术在档案管理关键环节的应用流程。与传统的档案管理手段相比，该方法提高了档案在入馆、盘点、调阅查询、安全储存以及档案销毁等过程的信息化管理效率，降低了管理成本。研究表明，该智能档案安全管理系统具有良好的实用性和可行性。

关键词：RFID技术;档案管理;管理系统;信息化管理

中图分类号：TN409      文献标识码：A                文章编号：2095-1302（2015）09-00-03

0  引  言

随着我国档案管理事业的快速发展，各行业对档案的重视程度逐渐增强，档案数量日益增加，档案种类逐步趋于多样化，如何高效安全地管理档案数据，成为企业单位面临的重要问题[1]。通常，档案管理人员通过预立卷、分类、组卷等过程将纸质档案有序地上档案架，同时编制档案内部查找索引。经过档案管理人员扫描，部分纸质档案已形成电子档案进行管理[2，3]。但传统档案管理系统功能单一，安全性弱、便捷性差、管理效果不明显等缺点也日益凸显。由于目前档案管理过程比较繁琐低效、档案整理时间较长，实体档案存放的位置容易混乱，档案调阅查询时间长，档案库房盘点手段落后，对于年代久远失效档案的销毁管理滞后。针对档案管理工作存在的不足，智能档案安全管理系统的构建迫在眉睫，作为物联网技术领域的信息识别，RFID技术可以应用于档案管理系统，并且可以提高整个管理过程的智能化程度，具有很好的实用性[4，5]。

本文主要基于射频技术RFID研究了智能档案安全管理系统的设计与研究，利用该技术的诸多优点，能较好地解决目前档案管理中的档案入馆、盘点、查阅、安全管理、防毁管理、销毁管理等过程中面临的问题，与传统的管理技术相比较，提高了档案管理的效率，进而提高了整个档案管理过程的信息化与智能化程度。

1  基于RFID技术的档案管理系统结构设计

1.1  RFID技术

RFID（Radio Frequency Identification）即无线射频识别，是一种兴起于20世纪90年代的自动识别技术[6]。通常，无线射频识别系统RFID包括射频读写器、阅读器、射频标签以及射频天线四部分，系统工作过程主要是利用无线电波对物体上的电子标签进行识别，具有信息编码、信息载体、信息识别和通讯等多项技术[7]。RFID技术在应用过程中，需要射频读写器将有效的标识信息以固定格式写入电子标签，然后再将射频电子标签附着在需要识别的对象表面。

1.2  RFID技术应用于档案管理过程的优势

将RFID技术应用于档案管理系统，结合RFID技术的非接触式数据采集特点，可以极大程度地提高管理人员对档案信息的整合、交换和追踪的能力。管理人员持档案盒从阅读器前经过，无需打开，系统即可从档案盒上附着的RFID电子标签中读取出档案摘要、具体编目、档案数量等信息，并显示在手持终端的屏幕上，进一步简化了档案工作人员的工作环节，提升了档案作业效率，实现了档案动态化管理。

由于RFID读写器具备单次处理信息量大，读写速度快等特点，允许同时从多个电子标签中读取数据信息。与传统的条形码、磁卡等设备相比，RFID标签具有信息存储容量大、生命周期长、重复使用率高等优点。同时，标签存储的数据可以反复被重写，这种操作不会对标签的功能造成影响，可提高RFID电子标签重复使用率。RFID电子标签的信息读取过程会根据唯一识别码进行加密保护，这种高度保密性的安全体系可以保障存储在电子标签中的信息很难被仿造和篡改。

RFID读写器读取或者写入信息的过程不会受到电子标签形状的影响。此外，为了适应各种类型的实体档案，RFID电子标签可向微型化及形状多样化发展。RFID电子标签具有重复读写、擦除信息的特点，可以保证电子标签内部的档案摘要信息实现动态更新，降低人工作业强度，将射频技术应用于档案管理系统具有很大的优势。

1.3  基于RFID技术的档案管理系统功能模块设计

将RFID技术应用于档案管理系统，可以弥补现有的档案管理模式中存在的缺陷，不仅可以提升档案管理效率，同时可以保障实体档案的安全性。基于RFID技术的智能档案安全管理系统结构如图1所示。

图1  智能档案管理系统结构

1.3.1  RFID数据管理系统

RFID数据管理系统是智能档案安全管理系统的数据存储中心和数据接口终端，其中RFID终端管理器是档案管理系统的中心数据库从RFID阅读器获取档案摘要信息的端口，由数据读写器和手持式数据阅读器两部分组成。手持式的射频阅读器是档案馆工作人员在现场进行盘点、调阅或者移位时采用的信息读取工具，档案管理人员将电子标签内部的档案摘要信息导入到档案管理系统数据库，为管理过程提供有力的数据支持。数据读写器将档案的摘要信息写入电子标签中，并且可以将这些摘要信息直接导入到数据库，实现数据在档案管理系统中的共享。

1.3.2  档案管理信息系统

档案管理信息系统具有档案调阅查询、储位移位分配、销毁管理以及安全管理等四大功能模块。其中，档案自动识别子模块和储位自动识别子模块又构成了储位管理子系统，安全报警模块与监控模块构成了安全管理子系统。

各个系统模块的功能设计如下：

（1）档案储位移位模块：所有档案盒编号都存储于档案自动识别模块中，储位编号存储于储位自动识别模块中。档案储位移位管理子系统可以自动为入库档案分配档案盒编号和储位编号，管理人员可以快速地对入馆、出馆、移位的档案进行定位，并且储位自动识别模块具备档案存放位管理、位置分配的功能。

（2）档案调阅查询模块：档案管理人员在调阅或查询档案时，管理人员通过手持终端输入待查询档案的编目、密级等信息，系统会将该查询指令信息发送至档案架的接收信号终端，进而可以快速查找到档案所在的位置。

（3）档案销毁管理模块：对于不需要长期保存的实体档案，档案管理人员可在档案入库时，设定档案的管理期限，并通过RFID读写器将管理期限一并写入到电子标签中。当需要销毁过期的档案时，管理人员可以自动获取到读写器获取的档案过期提示信息，进行销毁处理，同时管理人员也可以通过RFID阅读器主动查看相应档案的保存期限，进而有效地管理档案。

（4）档案安全管理模块：由于档案的价值很重要，任何档案的遗失都会带来一定经济损失，因此档案安全管理系统的档案防盗和现场监控在档案安全管理过程中起到不可替代的作用。档案库房的RFID阅读器实时监控每一个档案架上的物品，一旦发现有异常离开储位的情况，异常信息会传送至管理平台并且报警提示管理人员，及时处理异常情况。

2  基于RFID技术的档案管理系统流程设计

2.1  档案的入馆流程

档案管理人员根据新入馆的档案年份、类别和密级等信息将档案进行分类，并形成简要的档案信息，通过RFID射频终端将这些档案摘要信息写入对应的RFID电子标签中，并且将产生的电子标签信息发送至档案管理系统的中心数据库。

档案管理人员发出档案入馆指令后，储位管理模块会接收到入馆指令，然后读取待入馆的档案盒上附着的RFID电子标签的档案摘要信息，同时档案自动识别模块和储位自动识别模块对来自电子标签的数据进行匹配，匹配完成后，储位自动识别模块为档案分配到档案存放位置，管理人员将档案盒存放在指定位置，然后档案架上的射频阅读器会读取档案盒的信息，并传送至中心数据库进行储存，系统进行确认。整个入馆流程结束后，管理员进行档案信息核对，核对时可以在档案管理信息系统中查询到制定的档案信息，从而档案管理实现了可视化、动态化。档案入馆流程如图2所示。

图2  档案的入馆流程图

2.2  档案盘点流程

档案盘点是档案馆工作的重要环节，档案管理人员手持射频读写器，对系统发出档案盘点指令，盘点指令由系统中的查询子系统发出，由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令会通过RFID阅读器进行接收，阅读器对指定的档案盒上的电子标签档案信息进行读取，并与中心数据库中存储的信息进行匹配比对，一旦信息匹配有误，那么档案管理人员可以通过手持的射频读写器直接将有误的档案摘要信息进行修改，进而完成对档案的盘点。

2.3  档案调阅查询

需要调阅查询档案时，档案管理人员从查询管理模块中获取到查找档案的编目号，所要查询的数据信息将会通过编目号从中心数据库中提取，在核对无误后出库指令将会被发出，查询管理模块收到确认指令后，档案自动识别模块开始与储位自动识别模块根据编目号进行匹配，寻找到档案所在的位置，管理将出库指令发送至档案所在位置的档案架上，此时指示灯会提示档案所在的具体位置。获取到指定的档案后，档案通过出库口时，出库口的射频阅读器获取到档案上附着的电子标签，将档案摘要信息传回至档案管理系统进行核对，如果确定信息匹配成功，则顺利出库，否将进行异常处理。档案调阅查询流程如图3所示。

图3  档案查询及出库流程

2.4  档案系统安全与防毁管理

档案的安全管理模块可对档案馆里面的所有实体档案的状态进行实时监控，所有的档案都在射频阅读器的扫描范围内，一旦出现档案异常调动、移位等情况，安全管理模块会立刻进行报警。当进行档案移位、出库操作时，射频阅读器会读取档案的摘要信息并迅速传回至系统数据库进行比对核实，若是异常离开库位即非本系统发出的出库指令，监控模块子系统便立即激活警报模块子系统，并进行异常情况警报。对于入馆的档案，档案管理人员需要将该档案的相关物理参数等信息通过RFID读写器写入到电子标签中，同时向系统的中心数据库中导入。

2.5  档案销毁

部分档案的保存期限是有限的，档案管理人员需要定期清除失效的档案，以便减轻日常管理负担，清理不必要的库存。档案在入馆之前，进行入馆流程时，已经将相关的档案信息，包括档案的编码、类别、密级以及保存期限录入到档案管理系统中。与档案管理系统连接的RFID射频阅读器实时读取特定范围内的档案信息，并与数据库中存储的信息进行比对，一旦发现有过期的档案，会自动通过系统报警装置向档案管理人员进行提示，提示信息包括档案摘要信息、档案所处位置以及到期时间等，档案管理人员开始对档案做出销毁处理。销毁之前，射频阅读器会将档案信息与数据库中的信息进行匹配，然后清除相关的信息，从而有效实现档案的销毁。

3  结  语

RFID技术是物联网研究领域的一种关键技术，在档案管理领域中引入RFID技术是一项系统、复杂的工程。本文提出将RFID技术应用于档案管理全过程，将提高档案的入馆、盘点、调阅、安全储存、销毁等过程的效率，节省人工成本、实现整个档案管理流程的管理智能化程度，相比于传统的档案管理模式，提高管理效率，降低了整个管理过程的劳动强度，促进了档案管理的信息化水平进一步提高。

参考文献

[1] 刘芙蓉.档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施[J].科技创新导报， 2015（13）：206.

[2] 佟林杰，孟卫东. 基于物联网技术的档案服务创新体系构建[J]. 陕西档案，2013（4）：16.

[3] 郑辉. 档案管理中的电子档案管理解析[J]. 企业改革与管理，2015（12）：210.

[4] 张妍妍. 基于物联网体系结构架构档案信息安全网[J]. 山西档案，2015（2）：76-78.

[5] 徐森. 物联网技术在档案数字化管理中的应用[J]. 数字技术与应用，2013（11）：211.

[6] 宋远峰，刘新. 基于RFID的定位系统综述[J]. 数字通信，2013（4）：9-13，33.

[7] 夏宏，吴济文.超高频RFID读写器系统的设计与实现[J]. 计算机应用， 2012（8）：2369-2373.