浅谈信息化条件下如何提高城建档案管理水平

代连英

【摘 要】随着信息化时代的高速发展，城市正逐步向数字化、网络化和智能化迈进，为进一步推动城市信息化进程，更好地满足城市规划、建设、管理的需求，及时有效地为城市建设提供高效服务，本文就当前城建档案信息化建设存在的不足和如何提高城建档案管理水平的思路和措施提出自己的看法，为一般意义上的城建档案信息化建设工作提供借鉴。

【关键词】信息化 档案管理 建设

当今是信息化、高科技化的知识经济时代，城市作为一个地区的政治、经济、科技、金融、文化中心，它的建设关系到国家的发展，而城建档案也由于时代的变化和发展，有了更加广泛和深刻的内涵，城建档案在城市建设这一系统工程中日益显示出举足轻重的作用。

1 城建档案信息化建设

城建档案信息化建设是指在城建设档案中运用信息技术，配置计算机辅助管理的基础设施，建立和完善档案信息资源库，依据城建档案信息化的标准规范体系，以城建档案网络为平台，依托高素质的信息人才，实现档案信息的社会化服务。加快推进城建档案信息化建设，是加快实现传统行业向现代行业转型的客观需要，是为经济社会发展提供更好更快公共服务的迫切需要，也是维护社会公共安全的实际需要，更是国家推动国民经济信息化总体要求的重要组成部分。

2 城建设档案管理存在的不足

当前，我国城市建设档案经过几十年的努力，为城市建设在规划、发展和管理中作出了很大的贡献，凝聚了广大城建档案人员的辛勤劳动和心血。但随着形势的发展，城建档案的管理与城市建设在步伐上已明显不足，主要表现以下几个方面：

（1）资料滞后，与飞速发展的城市建设不相适应。这里所指的资料，不仅是城市工程建设资料，还包括邮电、通讯、水电、交通等整个城市的基础性市政工程建设资料。工程竣工后，有些相关资料没有及时送交城建部门归档、整理，形成完整的文件，致使有的工程资料特别是地下网络系统的情况不明，为日后建设埋下隐患。

（2）管理滞后，没有充分体现应有的经济效益。城建档案虽然不能产生直接的经济价值，但由于它所具有的服务功能，可以通过科学管理，使其在城市建设的某些部门（如地下管网、维修养护等）避免重复建设和人力、物力、财力的浪费，从而产生间接经济效益。目前由于城建档案的服务保障功能没有充分发掘，因而在城市建设中经常看到一条道路重复开挖，造成了大量的浪费。

（3）技术应用滞后，不能完全达到现代化城市的要求。目前还有很多地方的城建档案管理中，使用的现代化技术工具应用不多，档案管理的硬件软件应用不充分，资料查找复杂，费时费力。显然，技术应用上的滞后，制约了城建档案在城市建设中的职能作用。

3 提高城建档案管理水平的思路和措施

如何在信息化条件下，真正使城建档案管理工作适应现代化城市建设的要求，我认为应该通过以下几方面的努力来不断提高城建档案的管理水平：

（1）加快各项标准制度及规章的制定。根据建设部《全国城建档案信息化建设规划与发展纲要》，各省、市要结合本地的城市建设发展的特点，进一步完善各项规章制度，使城建档案的管理走上科学化、法制化、规范化的轨道。

（2）狠抓配套建设。要体现现代化管理的思想，向标准化、制度化、规范化再前进一步。在大力加强硬件建设的同时，加强软件的建设，做到硬件过硬，软件不“软”。一是要加强设备配套，重点是计算机技术的应用，尽快发展计算机网络系统，使市、县级档案馆资料联网，实现信息交流网络化，以逐步达到档案信息共享；二是发展声像及缩微技术，使城建档案能以现代化载体形式，真实再现城市建设活动，成为城市建设的信息中心。

（3）更新意识、转变观念、超前发展。城建档案管理人员要提高对档案管理的认识，增强工作的主动性，充分利用现有的档案资料，预测未来城市建设的发展方向和提高竞争意识，改变过去在工作思路、工作方式上的一些陈旧做法。具体来说就是：一是由过去坐等档案送上门变为主动下去收集、指导；二是由过去单纯依靠“保证金”收集档案变为运用法律、行政和经济手段并用同时发挥作用；三是由过去档案收齐即入库的静态式管理变为对资料进行分析，预测的同时还能为城市建设提供随机监督、指导的动态式管理，靠自身优势和珍贵档案的价值，为城建档案管理事业注入新的活力。

（4）以人为本，培养高素质档案管理专业队伍。现代化的城市建设离不开现代化的管理人才，高水平的城建档案管理也离不开具有较高综合素质的管理人员，特别是那些懂技术、会管理、业务精的专业技术人员，更是做好城建管理工作不可缺的。同时，还要加强在职人员的培训，使他们在具有较丰富实践经验的基础上“添砖加瓦”，不断充电、更新，从而不断提高业务能力；此外，还要搞好城建档案管理人才结构的搭配，使“专”和“通”有机结合。“专”即专业性、技术性强的“专才”，“通”即知识面广，业务能力较强的“通才”。这样，城建档案管理人员队伍就能做到人才层次分明，技术力量完善，结构调配合理，从而使这支专业队伍提高到一个新的层次。

总之，对于城市建设来讲，城建档案管理是一项基础性、条件性、服务性的工作。只有不断提高城建档案的管理水平，才能使城建档案的服务、保障、跟踪、监督等功能得到充分的发挥，才能为城市规划、建设和管理工作提供强有力的的保证。