事业单位人事档案纠纷与档案管理新途径探究

张哲冰

（白城市生态新区建设领导小组办公室，吉林 白城 137000）

事业单位人事档案纠纷与档案管理新途径探究

张哲冰

（白城市生态新区建设领导小组办公室，吉林 白城 137000）

人事档案是对个人经历及工作表现等的反映，也是单位和领导提拔人才的一个重要依据。对事业单位来说，其人事档案管理工作已取得较好成绩，但由于人事制度的深化改革，人事档案管理还存在较多问题，引发了较多纠纷。本文首先简要分析了这些纠纷，然后提出相应的解决措施，以提升档案管理水平。

事业单位；人事档案纠纷；死档；假档；档案重建

我国事业单位聚集的专业人才较多。为建设高水平的人才团队，事业单位需要改革人事制度，而人事档案是其中一个重要的改革内容。档案能全面反映个人经历、才能、历史行为和背景等内容，经过组织审查后才能存档，其也是选拔人才的一个重要依据。因此，在对事业单位进行改革的过程中，人事档案管理水平的提升是一个重要内容。

1　人事档案纠纷

1.1弃档、遗档与死档

弃档，就是劳动者抛弃自己的档案。而部分劳动者工作变动后，没有及时办理档案变更手续，超出期限后会造成遗档的现象。另外，有的劳动者把自己的档案与户口放在人才市场，由于没有及时缴费，造成死档。

1.2假档

假档是指当事人为获得较高利益，采取非法手段捏造或篡改信息，从而造成与事实不符的人事档案。事业单位聘用人才的一个重要依据是人事档案，因此，要确保信息真实性及原始性，若档案不真实会直接影响当事人的职业生涯和利益［1］。

1.3档案重建

人事档案的价值主要体现在唯一性及原始性等方面，但目前，很多人为获得较大利益，通过管理漏洞重新建档。这种重建档案的行为不符合档案真实性及唯一性，可能出现一人多档的现象，容易导致管理混乱。

1.4失档

失档一般是由于档案管理人员在工作过程中存在疏漏，在转移档案时没有依据相关规定要求的渠道与方式进行转档，导致部分档案遗失的现象。从实际情况看，档案遗失会导致个人信息丢失，从而影响当事人办理社会事务及求职等。

2　管理新途径

2.1做好宣传教育工作，提升单位人员档案意识

事业单位提升人事档案管理水平的一个重要途径是加大宣传力度，提高单位员工对人事档案管理的重视程度。首先，提升各级单位领导及档案管理人员对档案管理的重视程度，加强组织领导，将人事档案管理工作放在战略高度，并成立专门的领导小组，安排人员直接负责人事档案工作，及时了解人事档案工作中存在的问题，并从组织以及制度方面给以支持。其次，增加人力、物力与财力的投入，确保人事档案工作顺利开展［2］。最后，加强宣传教育工作，提升档案管理人员的服务意识，主动开发人事信息，从而为人事制度改革及人才评聘等提供可靠的档案信息，使人事档案部门具有较高的综合服务职能。

2.2强化管理体制改革

在当前新形势下，人事档案要走向社会，不能局限于单位内部，由社会人事档案的相关保管机构对单位人事档案和信息资源加以整合，从而实现人事档案和信息资源的集中保管及开发。各级组织、劳动、人事和档案部门要改变传统管理模式，下放微观管理工作，将侧重点放在档案宏观政策及法律法规等的制定上，同时对其进行指导和监督，使其适应当前政府职能转变的要求，确保人事档案管理工作顺利开展［3］。

2.3完善各项规章制度

对事业单位来说，完善各项规章制度是确保档案管理有章可循，实现管理制度化与规范化的关键。在新的形势下，要依据档案工作条例的相关要求，并结合单位实际状况，完善人事档案的各项制度，严格规定人事档案接收、保管、转移、查阅、材料收集与审核等各个环节的要求。档案管理人员要依据这些规章制度，规范档案管理，提升人事档案管理水平和质量。

2.4完善档案内容

当前，我国事业单位深化改革，全员聘用制在各事业单位逐步推行。在改革发展形势下，要不断补充人事档案内容。比如，对员工聘用合同、工作协议、岗位合同、员工考核、员工解聘和辞聘等，在人事档案中要如实记录下来，及时补充归档材料，对单位员工实现动态管理。此外，反映员工素质的内容，如个人文化程度、继续教育状况、专业技术资格、进修情况等，也要在人事档案中有所体现。由于当前事业单位改革不断推进和深化，要及时补充人事档案内容，确保人事档案管理适应事业单位改革要求。

2.5采用单位管理与社会管理相结合的方式

在实行单位管理的同时，结合社会管理方式，有效保证档案的完整性。对事业单位来说，实行聘用制，能解决人才引进与输出问题，确保人才流动合理性。为满足人才选拔、竞争与流动等方面的需求，在进行档案管理的过程中，要遵守档随人走的原则，保持档案管理与人员管理的一致性。从当前情况看，一些单位的人才流动无法和档案转接实现同步，限制人才流动，导致人档分离。第一，编内人员档案管理。要转变传统观念，使人事档案管理工作在发现人才、使用人才及合理配置人才资源等方面发挥积极作用，确保管人及管档的一致性，编内人员档案的管理主要采用单位管理的方式。第二，编外人员档案管理。编外人员具有较大流动性，在聘用期满后其可以选择别的单位，因此，聘用单位一般不重视其人事档案管理。编外人员虽然流动性较大，但他们是社会中的重要财富，在对其人事档案进行管理时，可以采用社会化管理方式［4］。在聘期内，要对编外人员采取人事代理的方式，在解聘之后，将人事档案交给人才交流中心进行统一管理。通过采用单位管理与社会管理相结合的方式，确保档案材料的完整性及连续性。

2.6在档案管理的同时对其进行开发使用

从实际情况看，事业单位在对人事档案进行管理时，长期采用封闭式的方式。人事档案能反映我国、党和各级组织的具体活动与工作情况，有的内容需要保密，因此，要由组织统一进行管理，避免扩散。当前，在事业单位中，人事制度改革工作不断深化，各档案信息材料增加，而档案作用及服务要求也不断提升，在新形势下，传统封闭式管理已经不适应改革要求。在进行人事档案管理时，要和人事制度改革实现有效接轨，只有服务于人事管理，才能合理利用人事档案，并充分发挥其作用［5］。当前，人事档案的相关功能逐渐弱化，在对其进行管理的过程中，要不断创新管理方式，将档案管理和开发使用结合起来，以充分发挥人事档案的作用。对涉及我国机密或单位组织机密的人事档案，要采用封闭式的方式进行管理，确保其不会泄露。对个人的不涉及机密内容的档案，在保证不影响其保密性的基础上，可以采取开放式的方式进行管理。有条件的，还可以构建人事档案网，公布部分可以公开的信息，便于用人单位及时查阅。对档案管理部门来说，可以利用局域网共享信息资源。

2.7建设高素质的工作队伍

人事档案工作具有较强的业务性、政策性、保密性和服务性，因此，人事部门要加强档案管理工作队伍的相关建设，提升档案管理人员素质。第一，在选择档案工作人员时，要对进行限定，并考察其是否具有责任心、政治可靠性及作风是否正派。第二，在人员上岗后，还要加强管理人员的知识教育，定期开展业务培训，使其掌握先进的管理技术。另外，还要关注员工生活和工作，确保档案管理人员在管理档案时具有较好的创造性和积极性。第三，档案工作人员要主动学习，不断掌握先进的科学知识，提高技术水平，并提升自己的业务素质及政治觉悟，做好本职工作。

2.8开展信息化建设

在信息化时代，传统人事档案管理方式已无法满足时代发展要求，为改变这种状况，事业单位在进行人事档案管理时，要加强信息化建设，充分利用计算机等先进技术。同时，要定期听取人事档案管理人员的相关意见，选择满足单位实际要求的管理软件，提升人事档案工作的信息化水平［6］。另外，还要构建人事档案的相关信息查询系统，设置各管理部门及个人访问权限，通过网络平台了解人事档案信息，使人事档案信息在一定范围内公开，给档案查询人员提供更加快捷和准确的服务。

3　结 语

随着人事制度不断改革，事业单位的人事档案管理虽然在一定程度上得以发展，但其还无法满足当前时代的要求，人事档案造成的纠纷还比较多。因此，要采取有效措施，创新管理人事档案工作，加大宣传力度，树立正确的档案意识，强化管理体制改革，规范各项规章制度，使档案管理有章可循，及时完善档案内容，实现动态管理，采取单位管理及社会管理结合的方式，在档案管理的同时加强档案开发利用，加强队伍建设，提升档案管理水平，以保证档案的真实性。

主要参考文献

［1］韩淑卿.事业单位人事档案管理工作的思考［J］.机械管理开发，2010（5）：130-131，133.

［2］常艳杰.浅谈事业单位人事档案管理存在的问题与对策［J］.神州，2013（32）：261.

［3］赵志杰，王翊时.小议如何加强事业单位人事档案管理工作［J］.网友世界，2014（13）：118.

［4］姬鹏，李鹏.浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策研究［J］.今日中国论坛，2013（21）：416，418.

［5］王爱荣.对加强事业单位人事档案管理工作的几点建议［J］.黑龙江史志，2015（7）：129.

［6］曲健.事业单位人事档案管理的新思路［J］.办公室业务，2013（10）：124，126.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.147

G271

A

1673-0194（2015）18-0196-02

2015-07-27