会计电算化课程中“期末自动转账”的教学思考

杨萍

摘 要： 会计电算化期末自动转账功能是一个非常快捷的功能模块，可以大大提高会计核算工作效率，在从事会计电算化教学过程中，作者对出现的各种问题进行了分析总结，并对产生原因及解决方法进行了分析。

关键词： 会计电算化 期末自动转账 思考

会计电算化是一门综合学科，以培养学生会计信息化方面的实际动手能力为目的，现在大多数高校都采用用友ERP-U8.72财务软件作为会计电算化课程的教学软件，以企业相关案例进行实验。在近几年教学中发现，学生对于综合性和前后连贯性很强的一些业务的处理总会出现这样那样的错误，其中以自动转账功能的运用最为明显。针对这一问题，本文总结了学生在学习过程中遇到的难点，并找出了问题出现的原因，提出了相应的解决方法。

一、会计电算化期末自动转账的意义

期末自动转账是财务软件中一项强大的特殊功能。不同于传统手工转账，而是根据会计期末工作的特点，利用计算机处理数据的优势，将繁琐的期末手工转账转化为信息化自动转账。它的运用更适应现代高节奏的企业财务工作特点，以最简便的方式最大限度地满足企业财务的要求。

二、会计电算化期末自动转账的流程

会计核算期末结账前，有许多成本、费用需要结转，转账分为外部转账和内部转账。外部转账指将其他子系统（如薪资、固定资产、应收应付、存货核算等子系统）生成的凭证转入总账系统中；内部转账是在总账系统内部通过设置凭证模板自动生成的凭证。下面以用友ERP-U872财务软件为例对自动转账的应用进行介绍。

（一）自定义结转

会计月末时，经常需要重复做一些转账业务，比如：结转各种费用、计提折旧、计提借款利息等。自定义转账就是在转账设置时由自己设计一个凭证模板，包括凭证的摘要、借贷方科目、方向及金额计算公式等。

在总账系统中，选择“总账—期末—转账定义—自定义结转”命令，进入“自定义转账设置”窗口，在此设置“计提短期借款利息”的转账凭证。设置成功后，选择“期末—转账生成”命令，单击“确定”按钮，系统自动生成转账凭证，保存后凭证左上角显示“已生成”字样，这是自动转账凭证的标志。

（二）销售成本结转

销售成本结转是月末根据商品销售数量和商品的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。在实际工作中，有些企业商品销售成本的计算比较复杂，特别是企业销售多种商品，又必须分别计算各种商品的销售成本时，若采用销售成本结转功能模块，可以准确、快速地实现销售成本的自动转账。

在总账系统中，选择“总账—期末—转账定义—成本结转”命令，进入“销售成本结转设置”窗口，只要选择库存商品、主营业务收入和主营业务成本三个科目对应的科目编码并单击“确定”按钮即可完成设置，进入“销售成本结转设置”窗口，操作方法与自定义转账生成基本相同，只是转账类型选择“销售成本结转”。

（三）汇兑损益结转

汇兑损益结转用于期末自动计算外币存款、外币现金、外币结算的各项债权债务账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证。

在总账系统中，选择“期末--转账定义--汇兑损益”命令，进入“汇兑损益结转设置”窗口，系统列出所有具有外币核算的会计科目。输入“汇兑损益入账科目”，并对需要计算汇兑损益的科目进行选择，单击确定按钮即可。操作方法同上，选择转账类型“汇兑损益结转”和外币币种。

（四）期间损益的结转

期间损益结转是月末将所有损益类科目的余额结转到“本年利润”科目中，以便计算当期经营成果。在会计电算化软件操作中，企业期间损益结转业务原理一致，共性较强，因此软件开发商已在系统内部设计好结转规则，用户只需输入“本年利润”科目的编码，系统即可自动定义该凭证模板。

在总账系统中选择“总账—期末—转账定义—期间损益结转”命令，进入“期间损益结转设置”窗口，选择本年利润科目。转账类型应选择“期间损益结转”。

四、期末结转存在的问题及解决方法

在期末自动转账教学过程中，学生进行实验时，由于对转账设置和生成中的一些细节问题不够了解和注意，在实践环节经常出现错误，致使上机操作无法正常进行。现对经常出现的问题及原因分析如下：

（一）自定义结转公式错误

进行自定义结转定义时，需要设置分录公式，学生在操作过程中经常出现“公示设置错误”的提示。这是由于公式理解错误、公式设置格式错误导致的。公式设置作为自定义转账设置的关键环节，就算一点小失误，都会造成自动转账生成的凭证与应得到的正确结果大相径庭。因此，教学过程中应加强对取数函数和不同公示的设置讲解。

（二）销售成本结转无法正常进行

进行销售成本结转设置时，学生在操作过程中集中出现两种错误：一是提示“库存商品科目、商品销售收入科目、商品销售成本科目的科目结构不同”，造成设置不成功；二是提示“收入科目贷方余额>库存科目期末数量余额”，造成无法生成转账凭证。出现上述原因在于“库存商品”、“主营业务收入”、“主营业务成本”这三个科目的结构不相同及期初余额没有录入库存商品的数量。销售成本结转设置要求科目结构必须相同，即所有明细科目一致且都是数量核算，将三个科目增加明细账时可以使用会计科目维护中的“成批复制”功能，它可以准确、快速地实现上述要求。此外，在数量核算下，期初余额中必须录入库存商品数量及手工录入“确认销售收入”的凭证时必须输入产品的销售数量，才能在月末自动生成销售成本结转凭证。

（三）汇兑损益结转数据错误

汇兑损益结转的设置需要两个汇率：记账汇率和调整汇率。月初操作时，在“基础档案--财务--外币设置”中设置记账汇率，月末汇率发生变化，在外币设置处设置调整汇率，调整汇率与记账汇率的差额，即可作汇兑损益凭证。有些同学在汇兑结转时没有数据生成，是调整汇率没录入，到“外币设置”中录入即可。

（四）期间损益转账生成的金额错误

损益转账定义设置正确，生成凭证后发现数据与实际不符，期末转账业务的数据大多来源于账簿，在生成期末转账凭证前必须先将其他业务登记入账。造成错误的原因是在处理期末转账业务前，必须将其他经济业务审核并记账，相关转账凭证才能生成，否则就会导致取数错误。正确的方法是首先将本月填制的所有凭证审核记账，其次生成期间损益结转凭证，这样生成的凭证数据才不会出错。

五、结论

教学过程中期末处理自动转账，可以提高会计系统的工作效率。但在设置和生成过程中不注意数据间的关系和转账生成顺序，会造成凭证无法生成或生成数据错误，影响后续工作顺利进行。在实验教学过程中使学生充分了解程序，掌握操作要点，力争全面掌握这一重要功能，进一步提高会计电算化工作效率。

参考文献：

[1]田晓佳.对会计电算化“期末自动转账”教学的思考.安阳工学院学报，2013（1）.

[2]王黎，曹明才.会计电算化课程实验“期末业务处理——自动转账”问题分析，2009（10）.