论高校招投标档案管理

司马韦伟

摘 要： 随着高校规模不断扩大，学院事务公开制度为确保持久地开展，许多高校都建立了公开招投标采购制度，并且设立了公开招投标采购管理委员会，对高校的教学设备等实行公开招标。招投标档案作为招投标活动的原始记录，其重要价值就可想而知，招投标工作中形成的档案是高校档案的重要组成部分，作者就高校招投标档案的形成和管理谈谈认识。

关键词： 高校设备 招标采购 档案管理

高校招投标档案是在招投标活动中有价值的原始记录，是在教学设备和基础建设工程等招投标活动中直接形成的具有一定保存价值的数字、文字、图表等各种原始记录。招投标档案对监察审计、投诉处理、竣工结算等方面都具有重要作用，招投标档案管理的规范化，对招投标活动具有重要意义。

一、招投标档案管理的现状分析

1.高校招投标档案工作重视度不够

我院招投标采购过程由后勤管理处（招投标办公室）主要负责牵头实施，由于招投标工作参与者众多，包括招标部门、投标商、负责监管审批的职能部门、负责评标的专家评审委员会，以及负责提供技术支持的使用部门。一套完整的招投标档案应包括以上各部门在参与招投标活动中行使其各自职能所形成的全部文件。招投标过程中形成的档案资料最终都保存于学院档案室，且招投标办公室极少会配置专业的管理人员负责归档、整理这些档案资料。

2.招投标档案资料不够规范化

招标采购的方式一般有公开招标、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购和邀请招标。这就导致档案资料的多样性，缺乏规范统一的标准。目前出台的招投标资料存档目录，大多是基于《江苏省政府采购档案管理制度》，不够细化，属于大体结构框架，导致采购单位按照采购项目自行需求选择文件资料的存档。由于材料不统一，管理起来十分复杂，这就要求档案管理人员不仅要掌握档案的收集、保管、整理，还要分门别类、顺序排列、文字说明。

3招投标档案管理人员专业性不强

招投标档案的管理没有建立相应的规章制度，缺乏招投标档案专人管理，这直接影响招投标档案的质量，更无法保证在招投标工作中其完整性、系统性和准确性。此外，还要求招投标档案管理人员既熟悉档案管理知识，又了解招投标法律法规和相关专业知识。缺乏规范的管理模式和操作模式在档案管理方面，一般前期档案材料收集工作都由招投标过程中采购经办人员直接收集，他们属于兼职档案人员未能明确兼职档案人员对招投标档案的收集职责。兼职档案人员只懂采购项目业务不懂档案，专职档案人员只懂档案不懂采购项目业务，缺乏实际指导力。

二、高校招投标档案管理具体对策

1.建立专门的招标档案

为确保整个招投标过程及其重要文件作为档案长期保存，所以高校招投标工作必须建立高效并严格的档案管理制度，既可以保证高校招投标工作符合符合相关法律法规，又可以确保详细记录招标工作情况，丰富和完善高校的档案工作，建立专门的招标档案，将学院其他档案与招投标档案区分开来，因为招投标档案还具有保密性特征。由于招投标档案的重要价值，以及每年增速较快的特性，这就要求达到专门的保管环境需求，避免与其他教学档案或资料共同存放，为招投标档案的安全提供保障。

2.建立完整的招投标采购档案管理目录

高校招投标采购活动从立项到开标、签订合同、验收付款等有较长的时间周期，必须及时建立一个资料齐全的采购档案管理目录，各种档案资料产生后及时地放入该项目档案盒中。常州轻工职业技术学院招投标档案管理目录是基于《江苏省政府采购》和《政府采购继续教育》下制定的。如下表所示（以公开招标方式为例）：

3.培养建立专业的档案人员队伍

培养专业的招投标档案队伍，既要加强现有相关业务人员和专兼职档案人员的培训，又要积极引进档案管理相关专业人才。应在招投标职能部门内建立专门的招投标档案管理人员。招投标档案工作主要是整理和收集招投标工作过程中有价值的文档，具有较强的档案专业性，一般招投标工作人员不具备胜任招标档案管理工作的能力。配备专职的招标档案管理人员既拓宽了档案人员工作范围，又提高了招标档案工作的效率，使得招标档案工作人员能够提高自身工作能力，为其自身职务晋升和职称打下坚实的基础。

三、结语

高校招投标档案是高校档案的重要组成部分，一旦发生经济纠纷，招投标档案就可以提供最有价值的原始证据。并且为以后的招投标项目提供良好的借鉴，对推进高校的院务公开、廉政建设等都有重要的促进作用。

参考文献：

[1]王世海.浅谈高校仪器设备招投标档案资料管理.实验科学与技术，2015.6.

[2]毕霞，徐一平.浅谈医院招投标档案管理.浙江档案，2005.7.

[3]李惠红.完善高校招标档案管理的探讨.兰台世界，2014.3月中旬.

[4]刘娟.浅议实现招投标档案优化管理的目标.城建档案，2013（2）.