信息核对签字表巧制作

马震安

如何制作学生的信息核对表呢？有人说，用邮件合并，在Word中做好核对表的模板，利用邮件合并功能调取Excel电子表，生成核对表。这样做虽然不是不可以，但几千人的记录表如何按班且一页多个打印出来呢？笔者向大家介绍利用Visual FoxPro报表实现信息核对表的打印方法。

1. 粮草先行——Excel转DBF

由于学生的个人信息都存在Excel电子表格中，用Visual FoxPro报表直接调用不会被认可，所以还需要把Excel电子表格的XLS格式转换成DBF格式。怎么转换呢？那还得视你安装的Excel版本而定。

如果电脑中安装的是Excel 2003就简单了，只需要选择“文件→另存为”菜单，在保存窗口的类型处选择DBF格式的类型文件就可以了，并且Excel工作表中的第1行的字段名将作为生成的DBF的字段名，省了自己手动更改。

如果电脑中安装的是Excel 2013，可就没这个功能了，那怎么办呢？可运行Visual FoxPro后，选择“文件→导入”菜单导入Excel表格，但这种方法在导入前要记得把Excel表中第1行表示字段名的行删除，否则生成的DBF表会把它当成一条记录来处理，且生成的DBF的字段名是Excel表中对应的A、B、C等列名，所以不是版本越高就越好。

无论哪种方法生成的DBF文件，还需要用Visual FoxPro打开后，选择“显示→表设计器”菜单，要将表示“身份证号”的那个字段的长度设置为18（图1）。

2. 重中之重——设置报表模板

不要以为没接触过Visual FoxPro就不知所措了，其实用它来制作报表模板也挺简单。建立报表模板，我们可以采用三步走“战略”。

第一步：新建报表加载数据源

再“神”的报表也得有数据的支持。运行Visual FoxPro 9.0新建一个报表后要对其加载数据。在报表设计器窗口右击选择“数据环境”菜单，在数据环境设计器窗口再右击选择“添加”菜单，选择我们先前生成的DBF文件（图2）。

第二步：设置报表页面

使用多大的纸、一张纸要打印多少条学生信息，这都得提前进行设置。在报表编辑窗口，先选择“报表→属性”菜单对报表进行页面的设置。在报表属性窗口的“页面”标签下，笔者根据需要将分栏栏数设置为5，宽度为4厘米，纸型为A4。由于签字表每页都需要一个页标头用来显示“学生高考信息核对签字表”标题，可用鼠标拖动页标头来进行高度调整。主要信息放在细节处，也要用鼠标拖动细节来进行高度的调整。列标头、列注脚、页注脚等都用不到，所以要将它们的高度尽量缩为最小（图3）。

第三步：报表控件显神威

数据环境、页面设置完成后，就该报表控件“大显神威”了。在窗口中调出报表控件工具栏，选择“标签”控件后在页标头空白处单击并输入标题，单击输入的标题，用“格式→字体”设置字体。

接下来最关键的操作还是在细节中添加控件。点击“图片/OLE绑定控件”，在细节空白处合适位置画出控件，在随后弹出的属性窗口“普通”标签上，控件源类型选择“表达式或变量名”，控件源处输入“'d：＼photo＼'+身份证号+'.jpg'”（因为以身份证号命名且文件名类型为JPG的学生照片都存放在D盘下的photo文件夹中，且由于身份证号为字段名是不断变化的，所以才这样输入），“如果源和框架大小不同”处选择“缩放内容，保持形状”，在“打印”标签的“仅当下面的表达式为真时打印”处输入“file（'d：＼photo＼'+身份证号+'.jpg'）”。切换到数据环境设计器界面，将班级、姓名、性别、身份证号等字段名拖入到细节合适位置。接着，再利用“标签”控件在细节合适位置输入“核对签字”，并利用“线条”控件划出签字位置。

3. 成果取得——报表打印输出

上述设置完成后，要实现按班打印，还得在报表窗口右击选择“数据分组”菜单，在弹出窗口的“数据分组”标签上单击“添加”按钮，在表达式窗口输入“班级”并确定。在“组开始于”处选择“新页”（图5）。

这些工作设置完成后，马上就是见证奇迹的时候了。点击“报表→打印预览”，看看是不是就可以按班打印出学生的信息核对表了（图6）？