开会怎样才能不打盹？

郭丽萍

先做道算术题。每星期、每月、每年，我们大概要开多少次会呢？有媒体做过统计，法国、意大利、日本、美国这些主流发达国家的城市男性，平均每周花在开会上的时间约3～5小时。你知道中国城市男性平均每周开会时间是多少吗？答案是：13小时！

中国人不是在开会，就是在开会路上。如果你有幸在冗长、无聊的会议中保持清醒，环顾四周一定会发现，主讲人唾沫横飞，而台下有些人却早已元神出窍，去了二次元世界或者五维空间。

文青聚居地豆瓣上，甚至有怨念爆棚的童鞋建了“一开会就犯困”“一开会就想死”“讨厌开会！”等小组。有网友充满哀怨：中国人开着最多的会，却最不注重开会技巧。曾有法学学者列数中国会议的“七宗罪”：发言随意、议题杂乱、进程专横、论争粗鲁、决定草率、时间冗长、活动形式化—砰砰砰！躺枪无数了吧？

那么，纠缠人类几个世纪的命题凸显出来：如何高效地开会？

知乎上，这个问题得赞最多的答案，也是字数最少的：站着开。认真的人不干了：如果没有科学的会议管理手段，别说站着、就算让你倒立着也开不出高效的会！高效的关键根本不在于时间长短，站着确实能单方面缩减时长，却不一定能提高会议产出。一个不能得出成果的会议，就算只开一分钟也是低效的！

于是，不少聪明人搬出了一部开会宝典，那就是《罗伯特议事规则》（Robert’s Rules of Order）。

它的诞生是一段值得言说的轶事。一百多年前，年轻的美国陆军军官亨利·罗伯特受邀主持一个会议，不懂如何主持的他，见识了今天我们常见的失控场面：与会者们剑拔弩张，火药味十足，最后会议只能草草结束。这逼出了这位毕业于西点军校的军人的轴劲儿。他说：“我一定要了解议事规则，否则绝不再参加任何会议。”几番钻研后，罗伯特在1876年写出了这部开会手册。

如今，这部手册已经编到了第11版，厚如砖块，公平、效率是其核心精神。不管是会议主席、秘书，还是与会者，都能从中找到各自的游戏规则。在西方国家，大到联合国、欧盟的决策，小到上市公司、民间团体，许多组织的开会规则都广泛援于此。

而中国会议的“七宗罪”，完全可以从这部宝典里找到应对策略。比如，为了防止跑题，罗伯特规则要求，开会前就要确定目的和议题，而且议题必须是明确具体的，会上各方就议题进行一事一议地充分讨论并表决。

罗伯特规则也有一套避免野蛮和低效讨论的方法：人人有机会发言，每个人的发言时间次数需事先申明，并严格遵守;意见不同的各方发言前要举手起立，向主持人陈述，就事论事，不得攻击他人、延堂脱时或强行插嘴。

如果把会议比作一台把多人智慧加工成决议的机器，主持人就是运作者，能否把会开好，主持人的角色尤为重要。《罗伯特议事规则》中有一句经典的话：“主持人的职责在于约定时间召集开会，按适当次序宣布议程，陈述并提交会议的一切问题并使之付诸表决，维持秩序和礼节，并决定一切对之可以申诉问题的次序。”

白领必读的职场小说《杜拉拉升职记》，书中也被人摘出不少关于会议主持的技巧：主持人需要提出流程建议，推动会议进程，而且最好在会前就先想好;讨论过程中，主持人需要不断澄清并确认各方观点，大家意见僵持不下或众说纷纭时，要推动各方达成协议。最后，主持人要做出总结：会议做了什么决定，每个人的任务是什么，下一次的跟进计划如何……

所以，不管主持人由谁担任，有威望的领导也好，周到的助理也好，他必须是思维缜密、公正超然，且当强则强的人。（如果有一小撮人违反会议纪律，你懂的……）

美国议事专家协会（NAP）中国首位会员袁天鹏堪称中国版“罗伯特”。当初留学大洋彼岸时，他在美国的学生议事会里接触到了《罗伯特议事规则》。回中国后，针对中国人在开会上的无能，袁天鹏翻译了第10版《罗伯特议事规则》，并自此致力于其在中国的本土化实践。

可惜，根据NGO“中国推动者计划”的调查，中国大陆的城市人群中，知道此规则的人仅7%。即使是表示知道的受访者，也往往只是“听说过”而已。因此，这家NGO从2011年起设立了“议事规则普及计划”，力图到2023年将7%这个比例升到35%。

而率先走在前方的人，正享受着这个良性规则带来的红利。知乎网友于红红便分享了她一次参加公司高管竞聘的经历：在第二轮9名应试者参加的“无领导小组讨论”里，于红红运用了罗伯特议事的几条规则，几分钟之内便成为会议的灵魂人物，掌控整个会议的进程。最后作为唯一的陈述人，代表全体成员向考官组做了5分钟的研讨成陈述，并获得全场掌声。

“《罗伯特议事规则》在管理方面，是本不可多得的实战书籍，应当好好揣摩、消化。比如，你如何让别人支持你的工作，在会上提出他的真实想法和建议？如何打断跑题的人而又不让他感到受侵犯？”于红红说，“开会真的是个很复杂的问题，其中包含很多的管理理念和技巧，同时关乎情商和智商。”