加强团队建设，提升高校院系办公室工作水平

龚荣

（武汉大学 物理科学与技术学院，湖北 武汉 430072）

加强团队建设，提升高校院系办公室工作水平

龚荣

（武汉大学 物理科学与技术学院，湖北 武汉 430072）

随着高校教育改革的不断深入，院系办公室工作呈现出多个特点，也暴露出多方面的问题与不足，面临着越来越多的挑战与考验。将办公室作为团队进行建设，对办公室工作而言具有重要意义。本文从三方面分析了团队建设的积极作用，并从制定目标、建立健全规章制度与考核激励制度、提升整体素质及加强人文关怀等环节对如何加强办公室团队建设进行了探索与思考。

院系 办公室工作 团队建设

院系是高校的基本组成部分，随着高校教育改革的不断深入，院系作为高校办学目标的主要承担者和实施者，拥有了更多的管理权限，也担负起了更多的管理事务，而办公室作为院系的行政管理中心，其工作职责便不再仅仅是简单地“抄抄写写、收收发发、接接电话”，而更多的是“参谋助手、沟通协调、信息处理、搞好服务”，其工作的成就将直接关系到整个高校教育与教学的发展。因此，在高校教育改革过程中，院系办公室工作面临着巨大的挑战与考验，如何提高办公室工作水平对院系而言至关重要，是院系当前需要重点探讨的课题。

一、新时期院系办公室工作的特点及难点

1.办公室工作的主要特点。

（1）综合性强

办公室的工作内容涉及面广，工作职能十分宽泛，并且随着新问题新事物的不断出现，办公室的工作范围会越来越大，内容会越来越复杂，综合性日益突出［1］。

（2）服务性强

办公室一要为领导服务，做好助手和参谋；二要为各单位、职能部门服务，做院系与它们之间的桥梁和纽带；三要为全院师生员工服务，充分调动师生员工的学习、工作积极性。

（3）协调性强

作为联系院系师生与工作人员的纽带，以及院系与相关部门和单位联络的桥梁，为了与各部门、各单位及师生员工保持良好的关系，办公室必须做好沟通协调工作，通过协调促进院系各项工作顺利开展。

（4）时效性强

办公室接到的任务往往具有明确的时间要求，必须迅速作出反应，时效性非常突出［1］。

2.办公室工作的难点分析。

（1）容易迷失目标［1］

办公室的工作特点决定了工作事务繁多复杂，需要耗费大量的时间和精力。在这样的状态下，办公室往往忽视科学的管理及有效的激励，放松对管理人员实行正确引导与约束，使其陷入“疲于应付”的状态，工作缺乏主动性和创新性，从而易导致办公室迷失自身运行目标。

（2）管理人员整体素质不高

一名合格的办公室工作人员应具备较高的政治素质，较强的业务能力和良好的服务意识。但目前，不少工作人员大部分时间都忙于处理繁重琐碎的事务，疏忽了系统的政治理论学习和业务培训，久而久之即暴露出工作缺乏方向性、全局性和前瞻性，行政管理业务技能不高，开拓创新能力不足等诸多问题。另外，办公室工作人员的服务意识不强，工作被动机械，为工作对象提供的是拨一拨才转一转的被动服务，缺乏主动服务、超前服务和全程服务的工作热情。

（3）缺少凝聚力

办公室尽管设置了不同的岗位，但各岗位之间既有分工又有合作，许多工作尤其是临时性、突发性的事务需要不同岗位的工作人员共同完成。但目前，大多工作人员仅局限于完成本岗位工作，对其他事务漠不关心，极少与其他岗位的人员沟通交流，从而导致办公室协作不力，凝聚力不强，互相推诿的现象时有发生。

二、团队建设对院系办公室工作的重要性

1994年，美国圣迭戈大学的史蒂芬·罗宾斯教授首次提出了“团队”的概念：为了实现某一目标而由相互协作的个体所组成的正式群体［2］。事实证明，团队可以最大限度地调动成员的资源和才智，并通过成员间的相互支持合作奋斗，形成强大而持久的合力，实现共同的目标。可以说，团队是一种力量，一种信念，是现代社会不可缺少的精神灵魂。院系办公室作为高校系统中的一个子系统，是一个典型的工作群体，将其作为团队来建设具有重要的意义，对办公室工作将起到积极的推动作用。

1.良好的团队具有明确的目标导向。

良好的团队能促使成员齐心协力，拧成一股绳，团队要达到的目标即是自己所努力的方向，团队整体目标分解成的各个小目标会由各个成员负责落实。在此基础上，团队会帮助成员发挥最大能力，并通过优势互补、最大限度地利用资源等手段达到组织绩效的“相乘”效应。因此，团队建设有助于提高办公室工作效能，提高办公室的适应力和竞争力。

2.良好的团队具有良好的约束功能与激励功能。

一方面，良好的团队除了具有明确而细致的刚性规定外，更拥有积极向上的柔性力量和健康和谐的氛围，能够产生更为持久、更容易深入人心的约束，从而引导成员的个体行为。另一方面，良好的团队能够促使落后的成员自觉地要求进步，主动学习，向最优秀的成员看齐，同时也能促使优秀的成员自觉地将自身知识、技能和智慧与其他成员共享，共同实现物质和精神的双赢，具有良好的激励功能。因此，团队建设能让每个成员都获得不断提高和实现个人价值的机会。

3.良好的团队具有良好的凝聚功能。

良好的团队能够坚持以人为本，在尊重成员的个性、习惯、信仰、动机、兴趣的基础上，沟通他们的思想，引导他们形成共同的价值观，产生强烈的共同使命感、自豪感和归属感，从而促使他们彼此之间相互帮助、相互关怀、真诚相待，随时为遭遇困惑或困难的成员提供必要的支持和帮助，成为彼此信赖的伙伴。因此，团队建设能够争取人心、调动人心、凝聚人心，能成为办公室工作人员的一种支持性资源。

三、对加强院系办公室团队建设的几点思考

对于院系办公室工作人员而言，大部分的时间都在办公室里度过，汗水在这里挥洒，成功在这里体现，境界在这里提升，因此，办公室可以视作另外的一个家，大家应该用经营家的理念来管理，用操持家的心态来对待，把工作当作家事，尽力打造好办公室团队［3］。

1.制定办公室团队目标，打造高效之家。

打造高效团队，首要的一环即是提出团队目标，若没有目标，团队就会失去方向。因此，办公室要在院系中长期发展目标与规划的基础上，制定明确的工作目标，并对目标层层分解，通过组织讨论、学习，使办公室的每个成员都了解掌握办公室和自己所应承担的责任及应该努力的方向，促使团队形成合力，劲往一处使。

2.建立健全规章制度，打造规范之家。

健全的规章制度是保证办公室长期健康发展和办公室工作人员成长的需要。一方面，办公室必须配套并不断完善相关的规章制度，合理设置科室、岗位，明确职责，尽量做到工作任务细化、量化及操作性强，做到人人肩上有担子，个个身上有责任。另一方面，办公室要做到规范管理，让工作人员自觉加强学习，掌握办公室工作程序，熟悉工作流程，清楚工作要求，做到将规定程序贯穿工作始终，不折不扣执行到位。

3.建立健全团队考核激励制度，打造奋进之家。

为了调动办公室工作人员的积极性，办公室必须坚持公平公正原则，根据年度及日常工作安排，实行绩效考核。一方面通过考核检验管理人员的工作成果，并通过强化考核结果运用，从物质和精神两方面真正做到奖惩分明，向管理人员充分展示办公室的价值取向。另一方面帮助管理人员对照目标找问题、找差距、找不足，激发他们提高工作水平，和团队共同进步。

4.提升整体素质，打造优秀之家。

其一，不断加强自身理论修养，并坚持实事求是、与时俱进，以院系的建设需要和学校的发展为首要出发点，运用正确理论的观点方法分析处理问题。其二，不断总结经验，巩固已有知识，同时积极学习新知识、新技术，并注重理论联系实际，在实践过程中不断创新管理方式和管理手段，提高工作应变能力。其三，牢固树立管理就是服务的意识，以“服务者”的姿态为工作对象提供优质服务。办公室每位工作人员只有具备过硬的本领，承担应有的职责，才能共同撑起办公室的脊梁。

5.注重人文关怀，打造温馨和谐之家。

在工作中，办公室领导不仅要关心工作人员的进步，充分肯定他们取得的成绩，还要为他们争取并落实合理的政治和经济待遇，同时，办公室领导要善于用人之长，鼓励支持年轻同志，让其冒尖；信任中年同志，让其充分发挥顶梁柱作用；尊重老年同志，让其发挥余热。在生活中，办公室领导要经常嘘寒问暖，尽力解决工作人员的困难，使之真切感受到团队的温暖，同时也要开展丰富多彩的文化活动，增进工作人员间的相互交流与沟通，增加友谊，加深信任，充分激发团队的向心力和凝聚力。

四、结语

院系办公室作为院系行政管理的中心，在院系的教学、科研及学科建设等各项工作中发挥着重要的作用。通过分析，我们清楚地认识到新时期院系办公室工作具有明显的特点，更面临着不少的难点问题。为不断提高工作水平，办公室必须加强团队建设。在进行团队建设的过程中，院系办公室应抓住重点，从制定目标、建立健全规章制度及考核激励制度、提升管理人员整体素质、注重人文关怀等环节进行深入思考和探索，尽力打造一个高效、规范、奋进、优秀、和谐的办公室团队，为院系更好更快地发展提供有力保障。

［1］岑益郎.新形势下高校院系办公室工作的特点难点及对策分析［J］.科教文汇，2013，（6）：158-159.

［2］卞伶伶，霍小鹏.团队合作精神在国际医疗部护理工作中的应用［J］.现代临床护理，2011，10（2）：52-53.

［3］戚媛，何慧琼.浅析办公室团队合作的重要性［J］.才智，2013（5）：303.