论预算管理信息系统在全面预算管控中的作用

张军

摘 要：本文主要论述了预算管理信息系统在全面预算管理中的管控方式及应用效果。

关键词：信息系统；控制

全面预算管理已经成为现代化企业不可或缺的重要管理模式，但从多数企业实施的效果来看，预算真正能够对经营目标进行有效控制的并不多见，这里固然与部分企业管理基础薄弱，高层领导重视不够，预算方案不符合企业实际等因素有关，但另外一个重要原因就是预算管控的手段较落后，已难以适应现代企业管理的需求。借助计算机技术，依赖网络信息系统，搭建一个集财务与业务为一体的预算管理信息系统是推行全面预算管控的重要手段。

一、预算管理信息系统建设的必要性

作者公司（以下简称大屯公司）地处华东地区，主业为煤炭生产，由于近年来煤价持续下跌，严重影响公司的创效能力和发展，面对严峻的形势，成本管控工作显得尤为重要。

目前公司采用“专项预算”的形式作为成本管控的主要手段，全部流程均以手工的方式在电子表格中进行，这种手工管理方式主要存在以下问题：（1）电子表格的预算编制模板已经不能适应公司预算精细化管理需求；（2）手工汇总数据量大，准确性差；（3）无法对预算进行全流程管控；（4）历史数据、实际数据没有集成，取数困难；（5）预算的执行、控制、分析没有形成体系，对差异没有闭环分析；（6）预算管理与财务核算系统没有统一集成，手工操作的业务及重复性工作较多，影响工作效率。

基于上述问题，大屯公司经过几年的探索与实践，针对企业自身行业特点，实施了全面预算管理信息系统项目建设。

二、预算管理信息系统建设目标

预算管理信息系统将建设成为一个在线式，分级控制，数据实时交互，与ORACLE ERP及其他信息系统数据共享，集预算编制、预算跟踪、预算分析、预算考核为一体，实现事前计划、事中控制、事后追溯、以流程为驱动的全面预算管控信息系统，旨在提升全面预算管控水平。

三、预算管理信息系统流程及关键控制点

预算管理信息系统流程设计是将现有的手工式专项预算管理纳入信息系统平台，将公司预算管理系统架构、年度预算编制与核定、日常预算实施控制通过信息系统有机地结合起来，实现企业信息资源共享，提升企业管理效率和水平。

预算管理信息系统以“年度预算”为预算控制基准，纳入管控的“预算项目”，基于“一工程一预算”的要求，按照“预算项目”的格式存在。“预算项目”定义的范围较宽泛，可以是具体“采掘工程、安装、巷修”，也可是具体的明细物资，还可以是某一部门的限额，具体关键控制点如下：

1.对物资ORACLE ERP相关预算项目的控制

通过建立预算项目的具体明细映射关系，然后将预算项目推送至物资ERP系统，在物资ERP系统中的成本中心（实施部门）下，选择已经立项的项目。控制原则：有预算且预算项目额度未超，可以正常实现领用；有预算，但所领预算项目额度超支，提示警示并要求更改；没有立项或未建立对应映射关系，不允许领用。由此实现预算的事前控制。

2.对总账ORACLE ERP相关预算项目的控制

总账ERP系统中控制的预算项目，在预算系统里实现控制，在总账ERP系统中进行校验。控制原则：有预算且预算项目额度未超，可以打印“预算项目费用联签单”，再进行线下联签，报财务入账；有预算，但所领预算项目额度超支，提示警示并要求修改至符合控制要求时，才能打印“预算项目费用联签单”，进行线下联签、入账；没有预算立项的系统将不能打印“预算项目费用联签单”，由此实现总账中预算项目的事前控制。

在总账ERP系统中，通过会计科目映射关系，预算系统每天自动抓取总账ERP系统实际入账数据并进行校验，对已经在预算系统中实施，而未在总账ERP入账的项目进行校验提醒。

四、预算管理信息系统项目建设的特色及应用效果

1.统筹兼顾、系统互验、实时预警的管控特色

（1）预算管理信息系统设计思路是以专项预算管理工作为重点；材料成本专项预算管理项目化，非材料专项预算管理部门化，专项预算归口管理的管理模式。

（2）在不改变现有业务系统（ORACLE ERP物资系统）使用流程和用户操作习惯的情况下，对业务系统做局部改造，通过系统接口，在物资领用申请审批时与预算系统发生核准校验，达到实时控制的目的。

（3）完善总账管控的线下“费用联签”控制方式，在费用申报请求时触发相应预算项可用额度，采用“刚柔并济”的预算控制规则，生成“费用联签审批单”并走线下的联签审批流程。最后通过预算系统实时抓取财务ORACLE ERP系统中的实际发生数据进行对比分析，达到预算实时控制、调整纠偏的目的。

2.提高了公司全面预算管控水平

预算管理信息系统实现了在线式的预算编制和严格的全流程控制；通过定义标准化的表格模版和取数公式，统一了数据口径，提高了数据准确性；通过与ERP物资系统的数据接口，实现了材料预算的实时控制；通过总账管控功能，满足了非材料专项预算的管控目的。

通过实施预算管理信息系统，使大屯公司全面预算管理制度和体系得以落地，进一步提高了全面预算管控水平；预算管理信息系统扩展了传统财务预算的功能，促进了财务管理的创新和发展，为企业提升管理水平创造了条件和基础。

通过预算管理信息系统与财务核算系统的有效集成，变事后控制为事前控制，既提高了工作效率，又实现了数据共享；公司能实时地掌握和监控各下属单位的预算执行情况，预算执行过程中的一些问题和差异能够被及时发现，形成闭环分析，并找出原因及时采取相应措施，确保公司成本费用始终处在可控范围内。