综合办公室的职能和工作体会

■董 涛 ■四川公路桥梁建设集团有限公司机械化施工份公司，四川 成都 610200

路桥公司综合办公室是该公司具有综合性职能的部门，它一方面是该公司综合办事的主要组织，另一方面也是与外界相交流的主要屏障。在路桥公司中，综合办公室发挥着巨大作用，既与内部组织之间相联系，又与外部之间的交流密不可分，它承担着组织协调、信息沟通、服务接待等全方位的工作。综合办公室工作比较多样，各种类型都有，我们不容忽视，它的有效管理与合理运行对路桥公司各项工作的顺利开展起着一定的促进作用。但是根据政府的相关要求要将管理职能直接下放到各个附属单位中，要将权利最大限度的放下去，这也必然给综合办公室带来了一定的难题，即怎样能在原有人员配备的基础上将各项任务按时、保质的完成，其中增强工作成效性是最为重要的一个因素。所以，当前我们主要研究的问题是怎样增强综合办公室工作的成效性，这对提高综合办的管理能力以及路桥公司的发展有着一定的促进作用。

1 综合办公室的职能及其特点

综合办公室是一所单位的综合性办事部门，它主要的任务是行使办事、协调、服务等工作，为领导提供便捷的服务。综合办公室的主要特点表现如下:(1)职责定位上的辅助性。从综合办公室的名称中我们就看出了其具有一定的辅助作用。办公室人员换句话说也就是秘书。而现代秘书学的相关理论中说道，在整个决策系统中，秘书这一机构也就是担任决策层中的辅助作用，秘书主要为决策层管理提供一定的帮助服务，而路桥综合办公室的人员也就是为单位提供一些参谋、办事等服务工作，以促进其他工作的顺利开展。这也要求办公室人员要密切配合其他部门工作，做好辅助工作，共同搞好整个单位的工作［1］。(2)机构设置上的从属性。从机构设置方面来看，办公室是专门为一定的领导机关服务的，这也说明了其必须从属于特定的领导机关。目前，还没有设立从属于领导机关以外的办公室。从这种从属性中，我们也能看出办公室系统是一个从上到下的独立垂直领导体系，而且只能构建从上到下的业务指导关系。但是所从属的领导机关之间可以存在领导隶属关系，所以，综合办公室系统之间的工作联系又非常的宽泛，而且指导能力较为突出。举个例子，领导发出指示，下属则根据指示完成相关任务。(3)工作内容上的全面性。综合办公室是同级领导机关的综介性办事机构。这里所讲的综介性有两层含义:其一是事务运行综介，像资料综介、信息综介等。其二是工作职责综介，其中又包含有政务性工作像文稿撰写、调查研究等，以及业务性工作像文书、档案、资料等工作。所以，办公室工作的内容非常全面，既要处理好政务上的相关事宜，又要做好一定的服务工作。(4)地位作用之间的枢纽性。枢纽也就是事物之间的关联性。综合办公室虽然从属于各自的领导机关，但是其服务的对象却很广泛，不仅有领导机关，而且还包含有上级党委、职能部门以及群众等。虽然没有形成垂直的领导关系，但要发挥上情下达，下情上达，政令畅通的“中枢神经”作用。

2 综合办公室的几点工作体会

2.1 强化制度建设

一套行之有效的制度是规范办公室行为的主要依据与准则，也是增强工作成效的基本出发点。如果缺少完善的制度与一定的工作程序，那么办公室工作也会出现一盘散沙，开展相关工作也不能顺利实施。所谓无规矩不成方圆，只有构建完善的制度与规范的工作程序，才能有效的提高办公室的工作效率，使办公室工作更具常态化与科学化，保障办公室工作健康、协调的开展。此外，我们还要不断改革与创新，通过在工作中总结经验教训并不断学习别人的好做法等，适当改善单位的各项制度与工作方式，使制度更加满足路桥公司综合办公室发展所需。

2.2 创新工作理念，转变工作作风

综合办公室的工作较为复杂，且类型繁多，每项工作的顺利开展都要纵观全局去综合权衡，继而开展各项工作，因此我们可从以下几步着手:第一，相关管理人员要理清思路，对各种不同的事项要分清主次，抓工作中的重点，做好统筹安排，合理有效的安排与部署，才能使办公室工作有条不紊的进行下去。此外，作为管理人员，还要不断思考，在工作中要勤于思考，善于总结，摸索规律，避免埋头苦干，就事论事。第二，作为办公室管理人员一定要有强烈的事业心与责任意识，在工作中要勤奋进取，切不可流于表面形式。特别是在工作任务量大，工作强度高的情况下，更要保持冷静的头脑，认真思索，将任务进行各个落实。向领导汇报工作时要做到讲真话，将工作中存在的问题与实绩都要向领导如实反映，不能有所隐瞒。值得注意的一点是，办公室管理人员在处理相关事务时，切不可感情用事，只凭自己的主观臆断去办事，应当以事业为重，做到对待上级与下级要有一样的态度。多为职工办实事，拒绝说一些难听、侮辱的话来伤害职工。更不能利用自己的权利去徇私枉法，要做人们满意的好公仆。第三，综合办公室要有一定的规章制度与管理方案，这也是做好办公室工作的有利保障。而且综合办公室工作中一定要清楚每个岗位的具体职责、工作任务等，使办公室工作走入制度化、科学化的管理道路中，全面增强办公室的整体成效。

2.3 注重自身建设与加强自我修养

为了做好办公室主任工作，应从以下几点加以重视:(1)要善于学习，树立终生学习的目标，将学习作为每天生活的必需品，不断强化自身的专业素养，提高自己的业务能力，在工作中学习管理的方法，在学习中掌握工作的技巧。在学习中也要养成持之以恒的良好品质，不要因为工作忙而忽略学习。(2)作为办公室主任，要善于理解同事，宽容待人，与同事和睦相处。当与同事出现分歧时，要多思考，共商量，切不可急躁，齐心协力去解决遇到的各种难题。(3)要敬业，办公室内的每个人都是一个重要的个体，不容忽视，所谓牵一发而动全身，每个人都要努力上进，在自己的工作岗位上尽全责、出全力，时刻用严格的要求和标准去规范自己的行为。(4)要以身作则，作为办公室工作人员一定不能贪图蝇头小利，而将单位的利益置之度外，在做任何事中都要慎重考虑，精打细算，凡事都要崇尚节俭，拒绝不必要的浪费。(5)要时刻牢记自己的使命，服务基层，服务领导，服务部门，正确看待工作中的快乐与痛苦、收获与失去、名声与利益，在工作中要严于律己、乐于奉献，与同事和睦相处，做事积极认真，这样才能将办公室工作做得井井有条。

2.4 重视综合办公室与其他部门之间的合作关系

根据综合办的综合协调与督查督办的职能中，我们发现注重综合办公室与其他部门之间的合作关系至关重要。(1)综合办应该积极主动的开展对外联络，为路桥公司创造和谐的外部环境。对外协调有两层含义:一是纵向协调，它主要指的是单位与上级主管机关的沟通与联系，要充分了解上级领导机关的工作目的与要求，更好的将其落实到位。二是横向协调，它则指的是综合办与其他附属单位之间的沟通与交流，从而获得多方面的支持与帮助。(2)加强内部不同部门之间的协调与交流工作。在路桥公司，各部门之间的职能是相对独立的，但是综合办例外，在综合办由于有些具体的事务不仅仅局限于综合办，而是要通过多个部门的合作才能完成，所以，综合办要不断完善内部的各种沟通渠道，加强内部门之间的交流与合作关系，最大限度的调动各方面的工作积极性，让每个阶段的工作都能有序、顺利、持久的发展下去。全面提高路桥公司整体的凝聚力。

3 结束语

在评价一个单位综合管理水平的指标之一是其办公效率的高低以及质量的优劣。随着“放权强化”政策的进一步实施予改进，也给综合办公室管理工作带来新的挑战与难题，因此，我们需要不断强化制度建设、树立主人翁意识，全面提高人员的综合素质，重视综合办公室与各部门之间的合作关系，在实践中勇于创新，大胆实践，最大效率的发挥综合办公室的工作效能，强化管理服务水平，使其更有效的促进路桥公司的全面、健康发展。

［1］胡晓.浅论提高高校办公室工作效率［J］.考试周刊，2011(12):191－192.

［2］张建强.如何做好项目部综合办公室工作［J］.企业论坛，2014(04):780－781.