利用Excel表格进行成本核算的重要作用及注意事项

胡艳旭

Excel表格在会计中尤其是中小企业成本核算中应用极其广泛。现将利用Excel模板进行成本核算的作用及注意事项，简要分析如下。

1. 采用Excel表格进行成本核算和控制的背景

一是企业成本会计人员所必备技能之一。当前，中小企业会计电算化虽然基本普及，但使用的会计软件中大多没有成本核算和控制模块，或者没有购买成本核算和控制模块，或者购买了难于应用。Excel表格在我国办公软件领域已经普及，几乎覆盖各行各业，这就要求企业的成本会计工作者在进行成本核算和控制时能够通过编制Excel表格来完成的，他们掌握利用Excel表格进行成本核算和控制的技能，增强职场竞争力。

二是充分利用Excel表格所具有的强大的表格编辑计算等功能。Excel表格不仅能编辑各种类型的表格和账页，还能清晰地反映表格中数据的填列计算过程和成本核算控制流程，非常适合企业成本核算和控制图表的需要。

三是应用Excel表格进行成本核算和控制具有可行性。目前常用办公软件Office的应用知识的普及，使相关会计人员具备关于Excel软件中电子表格的基础知识和操作技能。这就为应用Excel表格进行成本核算和控制提供了基础知识储备。

2. 利用Excel表格进行成本分析的重要作用

一是采用Excel表格进行成本核算和控制，能够提高成本会计人员的工作效率，提高所需数据的准确性，增强企业竞争力具有现实意义。进行成本核算和分析的Excel表格或者模板是固定程序，把基础数据录入后所需数据即时产生，把成本会计人员从纷繁发杂的计算中解放出来，把有限的时间投入到分析当中，从而为企业决策提供即时准确的数据，防止错误数据影响决策的准确性。

二是采用Excel表格进行成本核算和分析，条理清晰，一目了然，容易理解，便于分析。Excel表格既能编辑各种类型的表格和账页，还能动态地反映表格中数据的计算过程。Excel软件可同时创建255个工作表，这些工作表在一个界面上能快速切换，表内的数据之间、表与表之间和表与账之间的数据还能相互引用，通过数据的引用，再利用单元格的颜色填充功能，将相关数据所在的单元格用颜色标注，成本核算表格和账簿中数据的勾稽关系能清楚地展示在面前，成本核算会计人员能够直截了当地看到成本核算的整个流程，知道如何根据已知条件计算填制表格，如何根据表格做分录、登账并进行下一轮的核算，清楚进行成本核算的先后次序，懂得成本核算步骤，便于订正。

三是能够体现财务部门的作用和各部门之间的协作关系。利用Excel表格能直观反映数据计算过程和成本核算整个流程的特点，理论联系实际，分析掌握成本核算中基础数据的来源。如在进行成本费用的分配时，待分配的费用哪些是从账户中直接获得，哪些是由其他部门提供基础数据后计算获得；分配的依据如生产工时等，哪些由财务部门提供，哪些是由其他部门提供，成本会计人员清楚地知道表格中包括成本费用的账簿中的数据的来龙去脉，理清数据之间的关系。

3. 采用Excel表格进行成本核算和分析时应注意事项

一是初学者应当应选择合适的时机引入Excel表格，便于理解和应用。企业在进行成本核算和分析时，大多数财务工作者以前虽学过Excel软件的有关知识，有的由于平时应用少，时间一长就会遗忘或者不熟悉。因此实际工作中中必须先熟悉Excel表格编辑的一些基本知识。但熟悉的时机要选准，太早熟悉，由于时间不保证，断断续续，不系统，影响使用效果。如企业在成本核算和分析时财务工作者重点熟悉费用分配表格的编制，特别是材料和工资的分配，应选择在熟悉材料费用分配表格前重点熟悉Excel表格编辑使用的一些基本知识，尤其是数据计算方面的知识，然后用Excel表格熟悉材料费用分配表的计算与填列，将所学知识立刻应用能快速理解并使用，为以后的工作打下基础。

二是应注意表格中小数点位数的保留问题。企业在进行成本核算和分析时，分配成本费用要算分配率，涉及小数点保留的问题，小数点保留不同将直接影响分配金额的结果。Excel软件在显示有小数点的数据时，单元格显示的小数点位数并不是单元格中的实际数据，如单元格显示的是“2.85”，但单元格内的数据实际是“2.8499”，此时如果直接引用单元格数据进行计算，将使计算结果产生误差还不容易被发现。因此，采用Excel表格进行成本核算和分析时，一定要时时刻刻生注意小数点的保留问题，可用函数来设置小数点的位数，以避免出现上述问题。这是成本核算工作中一定要注意的问题，否则在经过发杂的计算，等到进行账务处理时合计数和分项数难以对应。

三是利用Excel表格进行成本核算能够解决综合结转的成本还原问题。逐步结转分步法既可以采用综合结转，也可以采用分项结转，两种方法各有利弊。如果要弥补综合结转的不足，就需要进行成本还原工作，但这是一件非常麻烦的事，利用Excel进行逐步结转分步成本核算可以解决这一问题的方法。在Excel表格中，各步半成品明细账同时提供成本项目的分项和综合指标，当然可以考虑模拟手工进行成本还原工作。但是，事实上这完全没有必要。在Excel表格中，逐步结转分步法的综合结转和分项结转可以同时进行。这样，就不必进行所谓“成本还原”工作，使成本还原这一难题自然得到解决。