浅谈新形势下水文档案之管理

魏 丽 郑 伟

水文档案是各项水文业务工作的结晶，是通过几代水文人艰苦劳动积累下来的宝贵历史财富。水文档案真实记录了水文部门的工作历史，是水文部门各项工作、生产经营的依据和凭证，是该行业发展的重要见证。水文档案专业性较强，除具有一般科技档案的特性外，还具有统一性、区域性、时间性、系统性和连贯性等显著的特点。在新形势下，如何使水文档案管理系统化，是当前水文档案部门面临的一个重要课题。

1. 落实档案规章制度是关键

档案规章制度是管理档案的可靠保证。只有制定了科学、完整、系统、切实可行的规章制度，档案工作人员操作起来有法可依、有规可循、有据可查，才能形成规章制度管人、管事的良好机制。落实档案规章制度一是要做好执行落实档案规章制度的监督、检查工作；建立一套行之有效的考核制度，逐项逐条进行详细考核；与档案人员职称、职务晋升、工作实绩、工资福利待遇挂钩，激发档案工作人员的积极性。落实档案规章制度，要抓住一个关键问题，就是对执行制度的情况进行专项考核。哪项工作搞得好不好，考核一下就知道。执行、落实制度怎么样，查看档案管理情况就一目了然。通过建立健全落实各项规章制度，规范档案工作各个环节，使工作走向制度化，从而保证水文档案管理工作正常有序开展。

2. 提高档案人员素质是前提

档案人员的政治素质和业务素质是促进档案事业发展的重要条件。随着水文事业的改革发展，水文档案的内容、载体、管理手段、利用需求也不断发生变化，这就对档案工作人员的综合素质提出了更新更高的要求。目前，水文档案管理人员素质水平参差不齐，知识老化，缺乏创新能力和现代活力，水文行业急需一支高素质、高水平的档案管理队伍。档案专业是一项基础性、条件性很强的管理工作，水文档案更是专业性较高，因此水文档案工作者要适应时代变化，督促自己更新观念、勇于创新，要不断加强新知识、新方法、新技术的学习，提高业务技术能力，以便更好地适应水文档案管理工作的需要。

3. 档案材料收集齐全是基础

档案材料收集说起来是小事，实际是件大事，没有档案材料，无法形成档案，档案材料收集不齐全，形成的档案就不会完整，给以后利用造成很多不利。随着形势的发展，水文档案内容逐步增多、收集类别也要不断调整、充实，要确定收集的范围、时间和数量不能缺类缺项；收集材料要完整、齐全。无论是职能活动、科学研究、生产活动形成的档案材料是有规律的，收集档案材料要遵循其形成的自然规律，将各种材料收集齐全完整，并及时归档；要收集各个方面的材料，尤其注意收集领导存查的、借出的、出差和休假人员手中的等散积在各个科室、人员的材料，各种载体的材料都要收集起来。

4. 保证档案整理质量是根本

一个单位的档案整理质量好与否，直接会影响档案的利用效果。档案整理规范不规范，标准不标准，从案卷整理质量上就能反映出来。因此，在档案整理的过程中要按照档案整理的质量要求，做到文件齐全、分类准确、保管期限正确、装订整齐美观、排列规范合理，要遵循文件材料形成的规律和特点，区别不同价值，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

5. 档案安全保管是重要环节

档案安全保管主要是做好档案库房管理工作。档案库房要做到防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。因此，档案保管要做到防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染的“八防”工作，防止档案受到侵害，达到安全保管档案的目的。

6. 充分开发利用档案是目的

档案工作的出发点和落脚点是提供服务。水文档案工作者要利用档案资料，开发档案信息，提高水文档案利用率，实现水文为社会服务的价值。一是利用档案信息资源向单位和上级部门提供各种信息，为领导制订规划、计划、制度和措施提供依据；二是加强对基本水文资料的深加工工作，开发水文数据库信息服务系统的功能，提高服务工作效率和档案资源的开发利用价值，从直接提供基本水文资料服务逐步转变为提供水文研究成果服务；三是建立电子版档案，将档案信息输入微机作为检索条件，提高档案的查全查准率；四是利用网络传输档案信息，提高档案服务，借助现代化手段开发利用档案，达到充分利用档案的目的。