高校对账工作内部控制浅析

2015-08-15王秀珍

行政事业资产与财务 2015年24期

王秀珍

（吉林大学吉林·长春 130000）

一、高校对账工作的意义

《中华人民共和国会计法》第十七条规定：“各单位应当定期将会计账簿记录与实物、款项及有关资料核对，保证会计账簿记录与实物及款项的实有数相符、会计账簿记录与会计凭证的有关内容相符、会计账簿之间记录相对应的记录相符、会计账簿记录与会计报表的有关内容相符。”高校也遵行这一规定，定期将存款日记账与银行对账单核对，月度终了根据未达账项编制银行存款余额调节表。

具体做法是由对账人员于每月月初通过计算机软件设置的特定程序，将上月的银行存款日记账导入出纳用户的对账系统，将借方（贷方）金额、支票号码与完全相符的记录核对处理；对单位和银行支票号码没填或不符，对账人员通过翻阅原始记账凭证，将金额和支票号码一致或金额和日期相同的记录进一步手工对账处理。最后，由于学校与银行之间，由于结算凭证传递上的时间差异或其它原因，造成的一方已经入账而另一方尚未入账的款项形成了未达账项。高校对账人员要在学校账面余额和银行对账单余额的基础上，通过加减未达账项，调整双方余额产生银行存款余额平衡表。

高校对账工作对学校资金管理、资产安全、预防腐败和学校的长远发展都有着重要意义，具体如下。

（一）高校对账工作对防范舞弊有一定作用

在对账过程中，高校对账人员通过账账核对、账证核对、账表核对，留下未达账项，及时查明产生未达账项的原因，分析学校资金在流出和流入过程中是否存在舞弊，能够及时发现问题并控制风险，避免截留、挪用资金和其它违法行为的产生。比如高校的出纳人员私自向外转款反映在未达账项上是由学校的开户银行已付而学校未付，或出纳人员将学校收的各类现金挪作他用反映在未达账项上学校已收银行未收，通过对账工作都能及时发现。

（二）高校对账工作能够有效维护高校资产的安全与稳定

一般情况下，高校不允许存在长期未达账项，当月未达账项次月必须处理完毕，对账人员需要依据未达帐表追究每笔未达账款尤其是长期未达账项出现的原因、处理方式，并逐笔标注。通过高校对账工作，能够在源头之上将高校资产损失的隐患防范于未然，进而能够有效维护高校资产的安全和稳定。

（三）通过对账工作能够提升高校资金运用效率

随着高校招生规模的不断扩大，以及高校科研项目的不断增加，以及筹资渠道的多样化，致使资金运用在财务管理中地位日益提高。通过对账工作产生的余额调节表，高校管理层可以准确掌握学校每月的资金流量变化，并根据实际情况调整投资项目和负债金额，进而提升高校的资金周转率和资金收益。

（四）对账工作能够为学校的管理层提供准确的会计信息，有利于实现高校教育发展各项战略目标

作为高校会计信息报告之一的银行存款余额调节表，能够给高校管理层制定战略决策提供真实可靠的信息依据，便于学校管理层将高校的近期利益和长远利益、局部利益和整体利益结合起来，这不仅有利于高校教育发展各项战略目标的实现，还能够有效提升高校的可持续发展能力，增强竞争实力和综合实力。

二、高校对账工作与高校内部控制现状

高校内部控制是指高等学校为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程度，对经济活动的风险进行防范和管控。其目标主要包括：合理保证高等学校经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果。

从高校内部控制的目标来看，作为高校财务核算工作的最后一个环节——高校对账工作，其实际工作意义与内部控制目标一致。重视对账工作、加强对未达账项产生的原因和处理结果跟踪和监督，有利于高校内部控制制度的完善。

近年来，随着高校招生规模的不断扩大，以及高校科研项目的不断增加，高校核算的资金量逐年攀升,高校财务管理的风险也在加大。2004年国家审计署对教育部直属18家高校进行专项审计，查出违规收费8.68亿元，同时还查出很多其它问题：存在未入账收入及坐收坐支现象，科研课题经费管理不规范等。究其原因，主要是高校内部会计控制制度不健全，虽有高校建有内部控制制度，但不落实，不考核，形同虚设，单位经济活动及会计工作本身处于内部会计控制无力状态，致使大量违纪现象发生。作为内部控制制度的链条中重要一环，高校对账工作内部控制意识薄弱，主要表现在以下几点。

（一）缺乏一套完整具体的内部控制制度

相当长的一段时间以来，我国各高校一般都遵行和实施国家有关管理部门对高校的要求和制度，比如：《教育系统内部审计工作规定》、《高等学校财务制度》、《高等学校会计制度》、《关于清理检查直属高校资金往来情况，加强资金管理，确保资金安全的通知》、《教育部财政部关于进一步加强直属高校资金安全管理的若干意见》以及《行政事业单位内部控制规范（试行）》等。高校自身并未公开制定一套完整的内部控制制度体系，有的高校制定了一些内部会计控制制度，但不能完全体现高校的自身特点，更鲜有对高校对账等具体业务的内部控制原则、方法及其实施的保障措施。

（二）对账岗位不明确，不独立

按照内部控制系统要求关键岗位应由专门的人员和岗位来完成，由于高校对账工作是对学校资金收入和支出的检查、复核，所以高校从事对账工作的人员必须与其它岗位相分离，尤其不能兼做出纳和制单，才能保证对账工作真正能够制约和监督出纳人员、制单人员的相关工作。许多高校由于人员紧张，没有严格按照内部控制要求进行岗位分离，高校的对账工作由出纳人员或核算人员承担，从而造成了高校内部控制的缺失。

（三）主管领导对高校对账工作不够重视，内控意识薄弱

有些高校的管理者只注重大额资金的审批、招标采购的监管，不重视内部控制制度的整体建设和实施；有些高校虽有较为完整的内部控制制度，也履行“银行存款余额调节表”的签批制度，但主管财务的领导由于工作繁忙，大多只审查对“银行存款余额调节表”对账结果，并未对未达账项及形成的原因及处理结果予以高度重视，而问题往往存在于银行对账过程中，这就使得学校的内部会计控制没有落到实处。

（四）高校对账工作缺乏体制外监督

《中国人民银行会计基本制度》第五十九条“外部账务核对”规定，银行要“按月向开户单位发送余额对账单，由开户单位填列余额和未达账项，并加盖预留印鉴返回，对账回单中如有未达账项，应及时查明原因。”并“在必要时，可与开户单位进行面对面对账。”目前，银行只是按月定期发送余额对账单，并要求开户单位加盖预留印鉴返回，对未达账项敷衍了事，并没有重视并调查原因，更别提面对面对账了。因此，银行对开户单位的对账过程无法进行有效监督，也无法保证对账结果的真实性。其次，高等学校的审计部门由于其自身地位及人员配备的局限性，也不能对高校账账核对、账实核对、账卡核对进行全方位审计。以上两方面是高校对账工作缺乏体制外环境的监督的主要原因。

三、对高校对账工作内部控制的建议

（一）强化岗位责任制，完善资金内部控制制度建设

针对高校对账工作，要强化对账岗位人员的惩罚和奖励机制，在调动高校对账工作人员积极性的同时，改善高校对账岗的制度环境。这就需要建立与对账工作息息相关的资金管理和资金使用绩效评价制度，明确余额调节表的填制、审核及未达账项的处理程序，完善资金内部控制制度。

（二）严格执行不相容岗位相互分离制度，设置专人对账

不相容岗位相互分离制度能从相互制约的角度避免外部环境上给人舞弊的机会，以J校为例，2012年X月，对账人员发现有笔未达账，银行已经支付12万元，而学校核算系统没有并没有记录。经查实是出纳忙中出错，对一笔结算业务做了两次电汇。发现问题后，出纳才联系收款单位财务人员，将多汇款项追回。如果学校的对账岗位由出纳兼做，出纳发现问题后很有可能私自更改未达账项将此问题隐匿起来。所以，专人对账、严格执行内部控制制度中的不相容岗位相互分离制度实属必要。

（三）定期岗位轮换，注重相互牵制

人长期在某个岗位工作会熟知岗位流程的漏洞，有些人就会利用漏洞钻空子，也有些人会因为熟知工作流程而产生懈怠心理或麻痹大意，反而容易产生差错。因此，定期轮换岗位能够实现各岗位间的相互制约，接任者可以监督制约前任的工作，以保证内部控制系统的目的顺利实现。

（四）提升高校整体会计人员的业务水平

对账岗位不是一项单一、独立的工作，它与核算各岗位包括审核制单、复核及银行出纳岗位的工作密切相关。因此，需要提高会计核算人员工作能力，把好会计核算关，避免出现内部串户和记错金额，做到事中控制。当然，高校对账工作作为高校财务工作的最后一个环节，它的工作范围不单单是编制银行余额调节表，还要保证每笔未达账项的原因调查和正确处理，这就要求对账人员不但要具备较高的职业道德修养还要具备较高的业务水平。

（五）改善高校对账工作的外部环境，加强对未达账项的内部、外部审计检查

为改进和完善我国高校内部控制现状，促进规范财务管理，对外加强与开户银行的沟通和交流，对内加强高校的内部审计力度。在审计过程中应坚持全面审计、突出重点，定期审计检查和不定期抽查相结合的原则，对财务具体工作从头至尾检查，不留死角。为保持审计结果的独立性，学校还可以聘请校外的会计师事务所进行实地检查，对未达账项和余额调节表产生的原因逐笔分析，找出治理对策，以便能从根本上减少未达账项。